امروزه مدیریت پروژه چابک در دنیای پیچیده و مدرن برای تکمیل فرآیندهای شغلی محبوبیت بسیاری پیدا کرده است. مدیریت پروژه چابک در فرهنگ‌های سازگاری رشد می‌کنند. در صورتی که اعضای تیم بتوانند به سرعت تغییر کنند تا بتوان نتیجه کار مفیدتری داشت. در این مقاله به بررسی مدیریت پروژه چابک، مولفه‌های اصلی آن و نحوه اجرای آن می‌پردازیم.
مدیریت چابک چیست؟
مدیریت پروژه چابک یک رویکرد تکراری برای مدیریت پروژه می‌باشد که بر روی تجزیه پروژه‌های بزرگ به کارها و وظایف کوچک‌تر و قابل کنترل‌تر متمرکز است. گروه‌هایی که از رویکرد چابک استفاده می‌کنند می‌توانند کار را سریع‌تر به پایان برسانند. همچنین می‌توانند با تغییر الزامات پروژه سازگار شده و گردش کار خود را بهینه کنند. همانطور که از نامش پیداست، مدیریت پروژه چابک به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که برای تغییر سریع جهت و افزایش تمرکز بیشتر آماده باشند. شرکت‌های نرم افزاری و آژانس‌های تبلیغاتی بهتر از هر کسب و کار دیگری از تمایل ذینفعان پروژه به تغییر پروژه آگاه هستند.
روش چابک این امکان را به گروه‌ها می‌دهد تا کارها و وظایفی را که انجام می‌دهند دوباره ارزیابی کنند، تا مطمئن شوند هم کار به درستی انجام شده و هم رضایت مشتری را با خود به همراه خواهند داشت.
اگر به تازگی با مدیریت پروژه چابک آشنا شده‌اید، در ابتدا ممکن است یک سیستم پیچیده و دشوار برای مدیریت به نظر برسد. اما چه متوجه آن شوید چه نشوید، در حال حاضر بسیاری از کارهایی را که به رویکرد چابک نیاز دارد، انجام می‌دهید. با انجام چند تغییر ساده می‌توانید خود را با این نوع مدیریت وفق دهید و در نتیجه به چرخه‌های توسعه کوتاهتر و عرضه مکرر محصولات دست یابید.
چه افرادی از مدیریت پروژه چابک استفاده می‌کنند؟
مدیریت چابک پروژه در ابتدا برای توسعه نرم افزارها ایجاد شد. اما امرزه رویکرد چابک توانسته جای خود را در کسب و کارهای بیشتری باز کند. بازاریابان، دانشگاهها، ارتش و حتی صنعت خودرو نیز به دنبال روش چابک و سایر چارچوب‌های آن برای ارائه محصولات نوآورانه در محیط‌های نامشخص هستند. بسیاری از سازمان‌های مختلف می‌توانند از مدیریت پروژه چابک بهره مند شوند و راه‌اندازی آن کار چندان سختی نیست.
در دنیای نرم افزار زمانی که تصمیم به ساخت یا توسعه بیشتر از یک تکنولوژی گرفته می‌شود تعریف محصول نهایی دشوار خواهد شد. مدیریت پروژه چابک این ابهام را به دلیل انعطاف‌پذیری در تغییر جهت پروژه، همزمان با حرکت روند کار به سمت آینده، امکان‌پذیر می‌سازد.
اگرچه می توانید از نرم افزار چابک، کتاب یا مربیان چابک کمک بگیرید، اما هر تیم چابک منحصر به فرد است و درک اصول آن می‌تواند به شما کمک کند یک روش چابک منحصر به فرد که برای شما و تیمتان مناسب است را داشته باشید.
چهار بخش اصلی مدیریت پروژه چابک
مدیریت پروژه چابک ۴ اصل کلیدی و ۱۲ اصول راهنما دارد. که برای اینکه به روش چابک عمل می‌کنند بسیار مفید است.
۴ بخش اصلی روش چابک عبارت‌اند از:
-
اولویت داشتن افراد و تعامل آن‌ها، بر ابزارها و فرآیندها
همانطور که فناوری به طور مداوم در حال تغییر است، عنصر انسانی همیشه به عنوان یک نقش مهم در مدیریت هر نوع پروژه‌ای عمل می‌کند. وا‌بستگی زیاد به فرآیندها و ابزارها منجر به عدم توانایی سازگاری با شرایط متغیر می‌شود.
-
ارائه گزارش بر اساس کارکرد محصول نه بر اساس شرح دادن وقایع
به همان اندازه که اسناد مهم هستند نرم افزارهای کاری نیز به همان اندازه اهمیت دارند. این مقدار به این معناست که دقیقا همان چیزی را که برای انجام بارگذاری بیش از حد نیاز دارند به آن‌ها ارائه می‌دهد.
-
اولویت داشتن همفکری و همکاری با مشتری، بر یک قرارداد سفت و سخت
مشتریان شما یکی از قدرتمندترین دارایی‌های شما هستند. درگیر کردن مشتریان خارجی یا داخلی در تمام مراحل تولید محصول می‌تواند این اطمینان را حاصل کند که محصول نهایی با نیاز مشتری بیشتر هماهنگ است و به طور موثرتری نیازهای آن‌ها را برآورده می‌کند.
-
انعطاف‌پذیر بودن در برابر تغییرات
این مقدار یکی از بزرگترین موارد خروج از مدیریت سنتی پروژه است. از نظر تاریخی، تغییر به معنای هزینه اضافی تلقی می‌شد و می‌بایست از آن دوری می‌شد. روش چابک امکان تغییر در هر مسیر انجام پروژه را فراهم می‌کرد. هر اسپرینت فرصتی را برای بررسی و اصلاح دوره فراهم می‌کند.
۱۲ اصل مدیریت چابک چیست؟
روش‌های چابک می‌توانند در هر تیم منحصر به فرد و متنوع باشند. اما این ۱۲ اصل باید در تصمیمات شما و توسعه محصول رعایت شوند.
-
بالاترین اولویت ما جلب رضایت مشتری از طریق تحویل زودهنگام و مداوم نرم افزارهای ارزشمند (یا هر محصول دیگری) است.
- باید از تغییر الزامات حتی در اواخر انجام توسعه استقبال کنید. فرآیندهای چابک برای مزیت رقابتی مشتری تهیه می‌شوند.
- ارائه پروژه‌ها به طور مکرر (دو هفته تا چند ماه) ترجیحا زمان کوتاهتر
- اعضای تیم هماهنگ کننده باید در طول پروژه روزانه با هم کار کنند.
- پروژه‌ها را با افراد باانگیزه انجام دهید. به آن‌ها محیط و پشتیبانی مورد نیاز خود را بدهید و برای انجام کار به آن‌ها اعتماد کنید.
- مکالمه حضوری کارآمدترین و موثرترین روش انتقال اطلاعات به تیم‌های مختلف است.
- محصول نهایی معیار اصلی پیشرفت است.
- فرآیندهای چابک توسعه پایدار را تقویت می‌کنند. همه ذینفعان باید بتوانند یک سرعت ثابت را به طور نامحدود حفظ کنند.
- توجه مداوم به برتری فنی و طراحی خوب، چابکی را افزایش می‌دهد.
- سادگی، یا بهتر بگوییم، هنر حذف کارهای غیرضروری، یکی دیگر از اصول مهم است.
- تیم‌های خود سازمان یافته بهترین طراحی‌ها را ارائه می‌دهند.
- تیم‌ها در فواصل زمانی منظم درباره چگونگی بهتر موثر بودن تامل می‌کنند و عملکردشان را متناسب با آن تنظیم می‌کنند.
مولفه‌های اصلی مدیریت پروژه چابک
داستان‌های کابر (user stories)
اگر بخواهیم به زبان ساده‌تری بیان کنیم، داستان کاربر توصیف غیررسمی از ویژگی‌های یک سیستم نرم افزاری می‌باشد. داستان‌های کاربر شامل اطلاعات کافی هستند تا گروه بتواند برآورد معقولی از تلاش مورد نیاز برای انجام درخواست ارائه دهد. این توضیح کوتاه و ساده از دیدگاه کاربر نوشته شده است و بر بیان آنچه مشتری شما می‌خواهد (اهدافش) و دلیل آن متمرکز است.
اسپرینت‌ها
اسپرینت یک تکرار کوتاه است که معمولا بین یک تا سه هفته تکمیل می‌شوند. اسپرینت جایی است که تیم‌ها روی وظایف تعیین شده در جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت کار می‌کنند. بعد از اتمام اسپرینت، شما محصول را بررسی می‌کنید تا ببینید چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی به درستی کار نمی‌کند. سپس می‌توانید تغییراتی را انجام دهید و اسپرینت دیگری را برای بهبود محصول یا خدمات شروع کنید.
جلسات استندآپ
جلسات استندآپ روزانه (معمولا به مدت ده دقیقه) که معمولا به عنوان "جلسات روزانه اسکرام" نیز شناخته می‌شوند، بهترین روش برای فهمیدن این قضیه است که همه در مسیر درستی قرار گرفته‌اند. این جلسات به صورت "ایستاده" صورت می‌گیرد. زیرا هدف این جلسات رسیده‌گی به موضوعات اصلی در زمان کمتر است.
تخته چابک
تخته چابک به شما کمک می‌کند تا پیشرفت پروژه را دنبال کنید. تخته چابک می‌تواند تخته‌ای به رنگ سفید با یکسری یادداشت باشد. یا حتی می‌تواند یک تخته کانبان ساده و یا عملکردی در نرم افزار مدیریت شما باشد.
بک لاگ (backlog)
همانطور که درخواست‌های پروژه از طریق سیستم ورودی شما اضافه می‌شوند، در موارد عقب مانده به بک لاگ‌های برجسته تبدیل می‌شوند. در طول جلسات برنامه ریزی روش چاب، تیم شما امتیازات داستانی مربوط به هر کار را تخمین می‌زند. رد طول برنامه ریزی اسپرینت، داستان‌های موجود در بک لاگ به اسپرینت منتقل می‌شوند تا در طول تکرار تکمیل شوند.
نقش‌های تیم چابک
روش‌های مختلف چابک ممکن است برای پیوستن به چارچوب به نقش‌های تیمی خاصی احتیاج داشته باشند یا به نقش‌های خاصی نیاز نداشته باشند. اگرچه اجرای فردی روش چابک ممکن است به همه این روش‌ها نیازی نداشته باشد اما در اینجا به متداول‌ترین این نقش‌ها اشاره می‌کنیم:
اسکرام مستر یا مربی اسکرام (Scrum Master)
اسکرام مستر این اطمینان را حاصل می‌کند که هر اسپرینت در مسیر خود قرار گیرد و به حذف یا حل مشکلات یا چالش‌های احتمالی کمک می‌کند. دو واقع اسکرام مستر به افزایش بهره‌وری تیم کمک می‌کند.
مالک محصول
نقش مالک محصول تعریف اهداف هر اسپرینت، مدیریت و اولویت بندی تیم بک لاگ و حلب رضایت مشتری یا ذینفع داخلی می‌باشد.
اعضای تیم
افرادی که در تیم‌ها هستند کسانی هستند که کارهای هر تیم را انجام می‌دهند. این گروه‌ها معمولا سه تا هفت نفره هستند و می‌توانند متشکل از افرادی با تخصص‌ها و استعدادهای گوناگون باشند. یا می‌توانند متشکل از افرادی با تخصص یکسان باشند.
ذینفعان
ذینفعان باید از محصولات و اهداف اسپرینت‌ها باخبر شوند. این افراد فرصت بررسی اسپرینت و دادن بازخورد به آن‌ها و تایید آن‌ها را دارند.
هر روش چابک لیستی منحصر به فرد از اعضای تیم و نقش‌های خاص خود دارد، و در حالی که عناوین ممکن است تغییر کند چند نقش جهانی وجود دارد که ساختارهای تیم چابم باید داشته باشند:
شکل T: یک عضو باارزش تیم چابک دانش گسترده‌ای در مورد موضوع خود دارند اما همچنین دانش، توانایی و تجربه عمیقی در یک یا چند زمینه خاص دارند.
عملکرد متقابل: اعضای تیم چابک دارای عملکرد متقابل در مهارت‌های خارج از منطقه خود هستند. آن‌ها ممکن است برخی اصول اولیه طراحی گرافیک و تجزیه و تحلیل داده‌ها یا حتی برخی HTML / CSS را بدانند.
سازگاری: اگر آن‌ها یک مجموعه مهارت متنوع داشته باشند، می‌دانند که در کجا باید از آن استفاده کنند. محیط آن‌ها مهم نیست چرا که بازده آن‌ها ثابت است.
کنجکاوی: بخشی از بهینه سازی و کارآیی بیشتر، پرسیدن سوالات صحیح و به چالش کشیدن شیوه کار است.
کارآفرینی: اعضای تیم چابک افرادی هستند که منتظر نمی‌مانند که به آن‌ها بگویند چه کاری را باید انجام دهند. آن‌ها آماده هستند تا در صورت لزوم کمپین‌ها را پر کرده و توسعه دهند.
تیم گرایی: بازیکنان تیم موفقیت تیم را بر موفقیت شخصی خود مقدم می‌دانند. اگر همه در حال تحویل به موقع و همگام سازی خوب با هم باشند، این را یک برد می‌دانند.
متعهد به تعالی: یکی از مزایای اصلی پروژه‌های چابک ارائه کار با کیفیت سریع‌تر است. اعضای تیمی که متعهد به تعالی هستند به کار متوسط راضی نیستند. آن‌ها افراد کمال گرایی نیستند ولی همیشه می‌خواهند که بهترین خود را ارائه دهند.
۶ مرحله روش چابک چیست؟
هدف پروژه چابک تولید چرخه‌های توسعه کوتاهتر و انتشار بیشتر محصولات نسبت به مدیریت پروژه آبشارهای سنتی است. این چارچوب زمانی کوتاهتر، تیم‌های پروژه را قادر می‌سازد تا به طور موثرتری نسبت به تغییرات نیازهای مشتری واکنش نشان دهند. همانطور که قبلا گفتیم، شما می‌توانید از چارچوب‌های مختلف روش چابم استفاده کنید. اسکرام و کانبان رایج‌ترین چارچوب‌های روش مدیریت پروژه چابک هستند و در پارامترهای مهمی مثل مدیریت زمان به کمک مدیران و مجریان پروژه می‌آیند.
برنامه‌ریزی پروژه
مانند هر پروژه دیگری، قبل از شروع کار تیم شما باید هدف نهایی، ارزش آن برای سازمان یا مشتری و چگونگی دستیابی به آن را بدانید.
ایجاد نقشه راه محصول
نقشه راه تجزیه ویژگی‌هایی است که محصول نهایی را تشکیل می‌دهد. ایجاد نقشه راه یکی از مولفه‌های حیاتی در مرحله برنامه ریزی چابک است. زیرا تیم شما در هر اسپرینت این ویژگی‌های فردی را ایجاد خواهد کرد. در این مرحله، شما همچنین یک محصول پشتیبان تهیه می‌کنید که لیستی از تمام ویژگی‌ها و محصولات قابل تحویل محصول نهایی است.
برنامه ریزی انتشار
در مدیریت پروژه آبشارهای سنتی، یک تاریخ اجرا وجود دارد که پس از اجرای پروژه بدست می‌آید. با این حال، هنگام استفاده از روش چابک، پروژه شما از چرخه‌های توسعه کوتاهتر (به نام اسپرینت) با ویژگی های منتشر شده در پایان هر چرخه استفاده می‌کند. قبل از شروع پروژه، شما یک برنامه سطح بالا برای انتشار ویژگی‌ها تنظیم می‌کنید و در ابتدای هر دو سرعت، برنامه انتشار آن ویژگی را دوباره مرور کرده و دوباره ارزیابی می‌کنید.
برنامه ریزی اسپرینت
قبل از شروع هر اسپرینتی، ذینفعان باید جلسه برنامه ریزی اسپرینت را داشته باشند. این کار برای تعیین اینکه چه کسی در طول انجام اسپرینت چه کاری را انجام می‌دهد صورت می‌گیرد. تقسیم وظایف به طور مساوی بین اعضای تیم امری مهم است تا اعضای تیم بتوانند در زمان مناسبی وظایف محول شده را انجام بدهند.
استندآپ‌های روزانه
برای کمک به تیم و انجام وظایف در طول هر اسپرینت و ارزیابی اینکه آیا لازم است تغییری ایجاد شود یا نه، جلسات کوتاه مدت روزانه برگزار کنید. در طول این جلسات، هر یک از اعضای تیم در مورد فعالیت‌های انجام شده روز قبل و فعالیت‌هایی که قرار است در آن روز انجام دهند صحبت خواهند کرد. جلسات روزانه نباید بیشتر از ۱۵ دقیقه طول بکشند. این جلسات به منظور حل مسئله و یا فرصتی برای صحبت درباره اخبار عمومی برگزار نمی‌شود. به همین دلیل نباید طولانی مدت باشد. برخی از اعضای تیم این جلسات را به صورت ایستاده انجام می‌دهند تا بتوانند صحبت‌هایشان را خلاصه و زودتر تمام کنند.
مرور و بررسی اسپرینت
بعد از پایان هر اسپرینت، تیم شما دو جلسه برگزار خواهد کرد. در ابتدا، شما با ذینفعان پروژه یک مرور سریع خواهید داشت تا محصول نهایی را به آن‌ها نشان دهید. برقراری ارتباط آزاد با ذینفهان در این مرحله بسیار مهم است. یک جلسه کنفرانس حضوری یا ویدئویی به هر دو گروه امکان ایجاد رابطه و گفتگو درباره مسائل مربوط به محصول را می‌دهد. در وهله دوم یک جلسه بازنگری با ذینفعان خود خواهید داشت. تا درباره اینکه چه چیزی در طی اسپرینت به درستی انجام شد با آن‌ها صحبت کنید. و همچنین درباره اینکه چه چیزی می‌توانست بهتر انجام شود با یکدیگر بحث کنید.
زمانی که فکر کردید که مدیریت پروژه چابک می‌تواند برای شما مناسب باشد، باید به تیم خود آموزش دهید که چگونه به نقش جدیدشان منتقل شوند. بعد از اینکه انتقال به نقش جدید را تعیین کردید و مطمئن شدید که همه اعضای تیم با این نقش‌ها راحت هستند، باید پیشرفت و موفقیت آن‌ها را کنترل و پیگیری کنید. پیگیری پیشرفت یا موفقیت تیم جدید چابک برای اطمینان دادن به تغییرات بسیار مفید خواهد بود.
نکات کلیدی
-
امروزه مدیریت پروژه چابک در دنیای پیچیده و مدرن برای تکمیل فرآیندهای شغلی محبوبیت بسیاری پیدا کرده است.
-
مدیریت پروژه چابک یک رویکرد تکراری برای مدیریت پروژه می‌باشد که بر روی تجزیه پروژه‌های بزرگ به کارها و وظایف کوچک‌تر و قابل کنترل‌تر متمرکز است.
- روش چابک این امکان را به گروه‌ها می‌دهد تا کارها و وظایفی را که انجام می دهند دوباره ارزیابی کنند تا مطمئن شوند هم کار به درستی انجام شده و هم رضایت مشتری را با خود به همراه خواهند داشت.
سوالات پرتکرار
مدیریت پروژه چابک چیست؟
مدیریت پروژه چابک یک رویکرد تکراری برای مدیریت پروژه می‌باشد که بر روی تجزیه پروژه‌های بزرگ به کارها و وظایف کوچک‌تر و قابل کنترل‌تر متمرکز است. گروه‌هایی که از رویکرد چابک استفاده می‌کنند می‌توانند کار را سریع‌تر به پایان برسانند.
چه افرادی از مدیریت پروژه چابک استفاده می‌کنند؟
مدیریت چابک پروژه در ابتدا برای توسعه نرم افزارها ایجاد شد. اما امرزه رویکرد چابک توانسته جای خود را در کسب و کارهای بیشتری باز کند. بازاریابان، دانشگاهها، ارتش و حتی صنعت خودرو نیز به دنبال روش چابک و سایر چارچوب‌های آن برای ارائه محصولات نوآورانه در محیط‌های نامشخص هستند. بسیاری از سازمان‌های مختلف می‌توانند از مدیریت پروژه چابک بهره مند شوند و راه‌اندازی آن کار چندان سختی نیست.
چهار بخش اصلی مدیریت پروژه چابک
-
اولویت داشتن افراد و تعامل آن‌ها، بر ابزارها و فرآیندها
-
ارائه گزارش بر اساس کارکرد محصول نه بر اساس شرح دادن وقایع
-
اولویت داشتن همفکری و همکاری با مشتری، بر یک قرارداد سفت و سخت
- انعطاف‌پذیر بودن در برابر تغییرات
پیام بگذارید