مدیریت پروژه در همه حال یکی از مهمترین شغلها در تجارت و کسب و کار بودهاست و در دنیای امروزه هرچه به جلوتر میرویم از اهمیت بیشتری نیز برخوردار میشود. در واقع تا سال ۲۰۲۷، کارفرمایان به ۸۷.۷ میلیون نفرد که در نقشهای مدیریتی پروژه فعالیت میکنند نیاز خواهند داشت. برای کمک به مدیریت این نیاز روزافزون، ۷۱٪ از سازمانهای جهانی نقش و مکانی را برای مدیر پروژه در شرکتها اختصاص دادهاند که این مقدار از سال ۲۰۰۷ با رشد چشمگیر ۱۵ درصدی همراه بودهاست. واضح است که چشم انداز شغلی برای افراد متخصص با مهارت مدیریت پروژه بسیار مثبت است. اگر درباره شغل مدیریت پروژه در حال تحقیق هستید، احتمالا درباره نقشها و مسئولیتهای مختلفی که پس از گرفتن مدرک خواهید داشت کنجکاو هستید. در این مقاله به بررسی اینکه در واقع مدیر پروژه چه کاری را انجام میدهد (از جمله مسئولیتهای مهم و کلیدی) را با دقت بررسی میکنیم. با اطلاعاتی که در این مقاله به آن میپردازیم خواهید دانست که آیا این شغل برای شما مناسب است یا خیر.
مسئولیتها و وظایف اصلی مدیر پروژه
وظیفه مدیر پروژه چیست و مدیر پروژه چه کارهایی را انجام میدهد؟
به طور کلی، مدیران پروژه (PM) مسئولیت برنامه ریزی، سازماندهی و جهت دهی به اتمام پروژههای خاص برای یک سازمان را به عهده دارند. ضمن اینکه این افراد اطمینان حاصل میکنند این پروژهها به موقع، با بودجهای که به طور دقیق برای یک پروژه خاص در نظر گرفته شده و در محدوده مورد نظر انجام خواهد شد.
مدیران پروژه این توانایی را دارند که با نظارت بر پروژههای پیچیده از ابتدا تا پایان، مسیر سازمان را شکل دهند و به کاهش هزینهها، به حداکثر رساندن بازده شرکت و افزایش درامد کمک کنند.
مسئولیتها و وظایف دقیق یک مدیر پروژه به نوع صنعت، سازمان و انواع پروژههایی که یک مدیر پروژه بر آن نظارت دارد بستگی دارد. اما به طور کلی، همه مدیران پروژه در تمام آنچه که معمولاً "چرخه عمر پروژه" نامیده میشود مسئولیتهای مشترکی دارند که شامل پنج مرحله (یا فرایند) است:
- آغازین
- برنامهریزی
- اجرا
- نظارت و کنترل
- خاتمه
این پنج مرحله، فرایندهایی هستند که مدیران پروژه به طور مداوم در طول چرخه عمر یک پروژه به آنها میپردازند. در ادامه به بررسی دقیق هر مرحله از چرخه عمر پروژه و همچنین مسئولیتهای مختلفی که ممکن است مدیر پروژه در هر یک داشته باشد، میپردازیم.
آغازین
مدیران پروژه، هر پروژه را با تعیین خروجیهای اصلی پروژه، اهداف آن و محدوده آن آغاز می کنند. مدیران پروژه همچنین ذینفعان داخلی و خارجی را شناسایی میکنند، درباره انتظارات مشترک بحث میکنند و مجوزهای لازم برای پیشبرد یک پروژه را میگیرند.
سوالات مهمی که مدیران پروژه در مرحله شروع یک پروژه میپرسند شامل موارد زیر است:
- چرا این پروژه مهم است؟
- مشکل اصلی که ما در صدد حل آن هستیم چیست؟
- نتیجه مطلوب چیست؟
- معیارهای موفقیت پروژه چیست؟
- ذینفعان این پروژه چه کسانی هستند؟ چه کسی تحت تأثیر این پروژه قرار میگیرد، یا چه کسی بر روی این پروژه تأثیر میگذارد؟
- شرایط و محدودیتهای این پروژه چیست؟
- ما چه فرضیاتی ارائه میدهیم؟
- بودجه پروژه چگونه تامین میشود؟
- چه چیزی در محدوده ماست؟ چه چیزی در محدوده ما نیست؟
- آیا این پروژه قبلاً اجرا شده است؟ اگر چنین است، نتیجه چگونه بودهاست؟ چه اطلاعاتی از آن پروژه که در گذشته انجام شده است باید در این پروژه در نظر گرفته شود؟
لازم است که بگوییم مدیران پروژه این کار را به تنهایی انجام نمیدهند. اغلب اوقات تا زمانی که بیشتر اینکارها انجام نشود مدیر پروژه برای انجام آن منصوب نمیشود. به محض اینکه مدیر پروژه منصوب شد، باید به طور کامل در انجام وظایفی که در بالا به آن اشاره کردیم شرکت کند که باید منتهی به یک پروژه منشور و واگذار شده رسمی شود.
برنامه ریزی
پس از به تصویب رسیدن منشور، مدیر پروژه برای ایجاد یک طرح پروژه یکپارچه که متمرکز بر دستیابی به اهداف تعیین شدهاست با ذینفعان اصلی همکاری میکند. طرحی که در طی این فرآیند ایجاد میشود به مدیران پروژه کمک میکند تا بر محدوده، هزینه، جدول زمانی، ریسک، مسائل مربوط به کیفیت و ارتباطات نظارت کنند. در طی انجام این مرحله است که مدیران پروژه مطالب قابل تحویل و نقاط عطف اصلی را ترسیم میکنند و وظایفی را که برای تکمیل هر کدام باید انجام شود مشخص میکنند.
لازم به ذکر است که برنامه ریزی پروژه تا زمانی که خود پروژه به پایان نرسد تمام نخواهد شد. برنامه پروژه باید به عنوان یک سند زنده تلقی شود که به طور مداوم در طول پروژه تکامل یابد و تغییر کند.
اجرا
در طی این مرحله، اعضای تیم برای دستیابی به اهداف پروژه کارهایی را که در برنامه پروژه مشخص شدهاست به پایان میرسانند. در این مرحله نقش مدیر پروژه تعیین این کارها و وظایف و اطمینان از انجام آنها طبق برنامه تعیین شده میباشد. مدیر پروژه همچنین به طور معمول:
- از تیم در برابر حواس پرتی محافظت میکند.
- حل مسئله را آسان میکند.
- تیم را در انجام تغییرات پروژه هدایت میکند.
نظارت و کنترل
باوجود اینکه نظارت و کنترل در بخش چهارم انجام پروژه قرار میگیرد، اما از ابتدای پروژه آغاز میشود و در طول برنامهریزی، اجرا و خاتمه ادامه مییابد. در طی مرحله نظارت و کنترل، وظایفی که مدیر پروژه بر عهده دارد شامل موارد زیر است:
-
نظارت بر پیشرفت پروژه
- مدیریت بودجه در نظر گرفته شده برای انجام پروژه
- اطمینان از رسیدن به نقاط عطف اصلی
- مقایسه عملکرد واقعی با عملکرد برنامه ریزی شده
لازم به ذکر است که به ندرت همه چیز طبق برنامه پیش خواهد رفت. به همین دلیل مدیر پروژه باید به اندازه کافی انعطافپذیر باشد تا بتواند در محدود برنامه یک پروژه کار کند و در صورت لزوم با شرایط به راحتی سازگار شود.
خاتمه
در طول این مرحله، مدیران پروژه تلاش میکنند تا تمام فعالیتهای لازم برای رسیدن به نتیجه نهایی را انجام دهند. در طی مرحله خاتمه پروژه، وظایف و کارهایی را که مدیر پروژه انجام میدهد شامل موارد زیر است:
-
با مشتری برای ثبت رسمی پایان پروژه در ارتباط است.
- منابع (بودجه با پرسنل) را که دیگر برای پروژه لازم نیست برای انجام پروژههای دیگر آزاد میکند.
- کار فروشندگان یا شرکای شخص ثالث را بررسی میکنند تا قرارداد آنها بسته شود و فاکتورهای آنها پرداخت شود.
- فایلهای پروژه را برای ارجاع و استفاده در آینده بایگانی میکنند.
بعد از تکمیل و پایان پروژه، اغلب از یک بررسی پس از اجرا برای شناسایی درسهای کلیدی آموخته شده استفاده میشود. دانستن اینکه چه چیزی در طی پروژه به خوبی انجام شدهاست، چه کارهایی میتوانست به طور متفاوتی انجام شود و چه کاری باید متوقف میشد، به پیشرفت در مدیریت پروژههای آینده کمک کند.
یک مدیر پروژه در طی یک روز کاری چه وظایف و کارهایی را انجام میدهد؟
همانطور که در بالا به آن اشاره شد وظایف خاصی که زمان یک مدیر پروژه را مصرف میکند بسته به اینکه در چه مرحلهای از چرخه عمر یک پروژه قرار دارد، تفاوت اساسی خواهد داشت. همانطور که گفته شد، تعدادی وظایف خاص وجود دارد که یک مدیر پروژه در طول روز آنها را انجام میدهد. این وظایف عبارتاند از:
تعامل و برقراری ارتباط با اعضای تیم: مدیریت پروژه حول محور ارتباط میچرخد. این ارتباط میتواند از طریق ایمیل، تماس، چکهای روزانه یا جلسات تیمی با اعضای تیم صورت گیرد. مدیران پروژه باید به طور منظم با اعضای تیم ارتباط برقرار کنند تا وضعیت پروژههای مختلف و موانع احتمالی که باید برطرف شوند را تعیین کنند.
تعامل با ذینفعان اصلی: به همان اندازه که برقراری ارتباط و تعامل منظم با اعضای تیم اهمیت بالقوهای دارد، برقراری ارتباط با ذینفعان اصلی در مورد پیشرفت پروژه و اطمینان از همسو بودن پروژه با تغییر ابتکارات شرکت از اهمیت بسیاری برخوردار است. ارتباط با ذینفعان اصلی از طریق راههای مختلفی میتواند صورت گیرد. که شامل گزاشهای هفتگی یا ماهانه، داشبوردهای بروز شده یا ایمیل، تماس تلفنی و یا جلسات مختلف میباشد. صرف نظر از رسانه، برقراری ارتباط راحت با دادهها یک مهارت اساسی است.
شناسایی و حل مسئله: در طول انجام هر پروژه، تعیین محدوده، بودجه، تخصیص منابع و سایر موارد بسیار رایج است. در واقع وظیفه مدیر پروژه است که اطمینان حاصل کند که این مسائل به طور موثر حل میشوند و پروژه در مسیر درستی قرار دارد.
بودجهبندی: برای پروژههایی در مقیاس کوچک، برآورد هزینه ممکن است یک کار هفتگی یا حتی ماهانه باشد. اما برای انجام پروژههای بزرگتر با هزینههای مختلف، مدیران پروژه ممکن است هر روز وقت خود را صرف بررسی بودجه کنند تا اطمینان حاصل کنند که پروژه از تخصیص منابع فراتر نمیرود. وظیفه مدیر پروژه شامل بررسی، پردازش و تایید فاکتورهای فروشندگان خارجی میباشد.
مدیریت زمان و تایید: به منظور اطمینان از اینکه پروژه در مدت زمان تعیین شده به پایان میرسد و در مسیر درستی قرار دارد، بسیاری از مدیران پروژه به صفحههای زمانی یا یک نرم افزار مدیریت پروژه که به آنها این امکان را میدهد تا ببینند تیمشان چگونه وقت خود را میگذراند نیاز خواهند داشت. به علاوه، برای اطمینان از اینکه پروژه طبق برنامهریزی انجام شده پیش میرود، به مدیران پروژه کمک می کند تا در صورت لزوم منابع را بین پروژهها جابجا کنند.
تیمسازی: یک مدیر پروژه خوب کارهایی بیش از مدیریت مراحل انجام پروژه را انجام میدهد. مدیر پروژه خوب تیم خود را برای اینکه شاد و خلاق باقی بماند مدیریت میکند. بخشی از این مدیریت باید شامل تمرینات تیمسازی باشد که برای تقویت روحیه، به ویژه پس از هفتهها انجام مراحل چالش برانگیز پروژه، طراحی شده است. تنظیم ناهار هفتگی با کارکنان یا داشتن ساعات خوش کنار یکدیگر از این نمونههاست.
مدیریت پروژه در مقابل مدیریت نمونه کارها و مدیریت برنامه
مدیریت پروژه یک کلمه معیار است که در واقع میتواند به سه نوع مدیریت مختلف اشاره داشته باشد:
-
مدیریت پروژه
- مدیریت نمونه کارها
- مدیریت برنامه
در حالی که این بخشها همه شبیه و به هم مرتبط هستند، هر یک از آنها تفاوتهای منحصر به فردی دارند که بر مسئولیت مدیران پروژه در نقشهای تعیین شده تأثیر میگذارد.
این سه بخش مهم عبارتاند از:
مدیریت پروژه: در یک نقش مدیریت پروژه سنتی، هدف این است که یک پروژه را به موقع و با بودجه تعیین شده با موفقیت به پایان برسانید. مدیران پروژه از استراتژیهای مختلف مدیریت پروژه برای کمک به سازماندهی تیمها و تکمیل پروژهها با توجه به معیارهای موفقیت خود در حالی که ذینفعان را به طور مناسب درگیر میکند، استفاده میکنند.
مدیریت برنامه: یک برنامه به عنوان مدیریت هماهنگ مجموعهای از پروژههای مرتبط یا مشابه برای دستیابی به اهداف سازمان تعریف میشود به گونهای که در صورت مدیریت جداگانه امکان پذیر نباشد. مدیران برنامه با مدیران پروژه همکاری میکنند تا اطمینان حاصل کنند که هر پروژه از نظر استراتژیک همسو و در مسیر رسیدن به نقاط عطف اصلی حرکت میکند. مدیران برنامه همچنین تغییرات سازمانی را تسهیل میکنند، وابستگیهای بین پروژهها را مدیریت میکنند و هرگونه مسائل و خطرات سطح پروژه یا سازمان را که بر برنامه تأثیر میگذارد، برطرف میکنند.
مدیریت نمونه کارها: نمونه کارها مجموعه برنامهها، پروژهها و کارهای عملیاتی سازمان است. مدیران پورتفولیو برای شناسایی، اولویتبندی، انتخاب، توازن، تأیید، ارزیابی و کنترل کارهای مورد تأیید سازمان با توجه به ظرفیت منابع و ریسک، با رهبران سازمان همکاری میکنند.
توسعه مهارتهای مدیریت پروژه برای دستیابی به موفقیت
اگر به شغل مدیریت پروژه علاقه دارید، بسیار مهم است که برای اجرای وظایفی که به شما محول میشود مهارتهای لازم را کسب کنید. کسب مدرک پیشرفته مدیریت پروژه یکی از راههای یادگیری و بهبود این مهارتها، افزایش حقوق و افزایش بازاریابی شما در برابر کارفرمایان است ضمن اینکه به شما تجربه عملی در این زمینه را میدهد.
شرایط و نیازهای شغلی مدیر پروژه
یک مدیر پروژه عالی معمولاً دارای پنج سال یا بیشتر تجربه کاری و یک یا چند صلاحیت رسمی است. شرح وظایف مدیر پروژه می تواند شامل مدارک تحصیلی در هر یک از زمینههای زیر باشد:
-
مهندسی IT یا علوم کامپیوتر
- مدیریت بازرگانی
- مدیریت
علاوه بر این، مدیران پروژه باید سطح بالایی از مهارتهای زیر را داشته باشند تا در این نقش به خوبی عمل کنند:
- مهارتهای ارتباطی کتبی و کلامی
- توانایی مدیریت شرایط استرس بالا
- توانایی انجام چند کار باهم و مدیریت المنتهای مختلف پروژه به طور همزمان
- توانایی رهبری
- تفکر و دید وسیع
- توجه به جزئیات
- مهارت حل مشکل
نکات کلیدی
-
تقاضا برای جایگاه شغلی مدیریت پروژه در آینده بیشتر خواهد شد و متخصصان این حوزه چشم انداز شغلی خوبی دارند.
-
اهمیت جایگاه شغلی مدیریت پروژه در سازمانهای مختلف روز به روز رو به افزایش است.
-
وظایف مدیر پروژه (Project manager) شامل برنامه ریزی، سازماندهی و تعیین مسیر و مدیریت پروژههای خاص یک سازمان است.
-
مدیریت پروژه عنوانی است که میتواند شامل سه نوع سیستم مدیریتی شود: مدیریت پروژه، مدیریت نمونه کارها و مدیریت برنامه
- یک مدیر پروژه حرفهای معمولا حدود پنج سال سابقه کاری و تجربه مفید در این زمینه را دارد.
سوالات پرتکرار
وظیفه مدیر پروژه چیست و مدیر پروژه چه کارهایی را انجام میدهد؟
به طور کلی، مدیران پروژه (PM) مسئولیت برنامه ریزی، سازماندهی و جهت دهی به اتمام پروژههای خاص برای یک سازمان را به عهده دارند. ضمن اینکه این افراد اطمینان حاصل میکنند که پروژهها طبق زمانبندی، با بودجهای که به طور دقیق به هر پروژه اختصاص داده شده و در محدوده مورد نظر انجام خواهد شد.
یک مدیر پروژه در طی یک روز کاری چه وظایف و کارهایی را انجام میدهد؟
تعامل و برقراری ارتباط با اعضای تیم، تعامل با ذینفعان اصلی، شناسایی و حل مسئله، بودجهبندی، مدیریت زمان و تایید و تیمسازی.
شرایط و نیازهای شغلی مدیر پروژه چیست؟
یک مدیر پروژه عالی معمولاً دارای پنج سال یا بیشتر تجربه کاری و یک یا چند تجربه کاری موفقیت آمیز است. شرح وظایف مدیر پروژه می تواند شامل مدارک تحصیلی در هر یک از زمینههای زیر باشد:
- مهندسی IT یا علوم کامپیوتر
- مدیریت بازرگانی
- مدیریت
علاوه بر این، مدیران پروژه باید سطح بالایی از مهارتهای زیر را داشته باشند تا در این نقش به خوبی عمل کنند:
- مهارتهای ارتباطی کتبی و کلامی
- توانایی مدیریت بحران (شرایط کاری با استرس بالا)
- توانایی انجام چند کار باهم و مدیریت المنتهای مختلف پروژه به طور همزمان
- توانایی رهبری
- تفکر و دید وسیع
- توجه به جزئیات
- مهارت حل مشکل
پیام بگذارید