برنامه حضور و غیاب چگونه به سیستم شما در افزایش بهره وری کمک می‌کند؟
برنامه حضور و غیاب راهی برای افزایش بهره وری هر کسب و کاری می‌باشد، اگر مدیر شغلی هستید، باید برنامه حضور و غیاب را به عنوان بخش اساسی در مدیریت نیروی کار در نظر بگیرید. بهبود زمان کاری برای کارفرمایان مفید است و آن‌ها با ضبط و استخراج این زمان اقدامات لازم را برای افزایش بهره وری سیستم خود در نظر می‌گیرند. مزایای دیگری که برای استفاده از این سیستم می‌توان گفت این است که تضمین می‌کند مدیران به درستی حقوق و مزایای نیروی کار را پرداخت می‌کنند.
برنامه حضور و غیاب چیست؟
برنامه حضور و غیاب یک روش یا راه‌حلی برای ثبت زمان است که اطلاعات کارمندان را جمع می‌کند، این اطلاعات می‌تواند موارد زیر باشد البته با توجه به سیستمی که انتخاب می‌کنید متفاوت است.
اطلاعات ثبت شده کارمندان در سامانه حضور غیاب
• زمان کار ، از جمله شروع و پایان ساعت کار آن‌ها
• زمان استراحت و غذا
• روزهای تعطیل
• محاسبه ساعات مرخصی
• محاسبه روزهای ماموریت
• محاسبه ساعات اضافه کاری
• امکان تعریف دورکاری برای نیروهای پاره‌وقت
چرا به برنامه حضور و غیاب نیاز داریم؟
یک سیستم مدیریت یکپارچه حضور و غیاب می‌تواند دید خوبی از کلیه داده‌ها را برای شما داشته باشد و به شما کمک کند تا از اتلاف وقت در کار حسابرسی دستمزدها، کارهای مالیاتی و بررسی عملکرد را کاهش دهید. شما تنها با چند کلیک، در یک سیستم مدیریت خودکار حضور غیاب می‌توانید مدیریت برنامه‌ها، تخصیص کار و همچنین پیگیری تعویض شیفت را به راحتی انجام دهید.
استفاده از برنامه حضور و غیاب می‌تواند باعث افزایش راندمان کلی کارکنان شما شود، این‌کار می‌تواند برای عملکرد موفق یک تجارت در بخش دولتی یا یک بیزینس شخصی ضروری باشد. شما می‌توانید خطاهای حقوق و دستمزد را حذف کرده و نیازهای برنامه‌ریزی خود را ساده‌تر کنید.
انواع برنامه‌های حضور و غیاب را بشناسید
قبل از اینکه سیستم‌ها و برنامه‌های حضور و غیاب به شکل گسترده ای مورد استفاده قرار بگیرند، یک سیر تکاملی را طی کردند و البته تلاش تهیه کنندگان این نرم افزار‌ها و سیستم‌ها این بوده و هست که بهترین و کاملترین نسخه آن را به بازار هدف ارائه کنند. روش‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید حضور کارمندان را پیگیری و محاسبه کنید در ادامه این روش‌ها و سیستم‌ها را برای شما توضیح می‌دهیم.
-
Manual Time Clock یا Punch Clock :
در قرن بیستم بسیار مورد استفاده قرار می‌گرفت. هر بار کارگر بعد از ورود به محیط کار مجبور به استفاده از کارت زمان می‌شد. کارت در دستگاه پانچ ، که در آن تمبر زمان با تاریخ و ساعت چاپ شده بود و بر اساس آن ، جدول زمانی محاسبه می شد.
-
نرم افزار خودکار حضور و غیاب زمان:
یک راه حل کاملاً خودکار که به کارمندان اجازه می‌دهد تا ساعت کاری خود را از هر دستگاهی ردیابی کنند. همه داده‌ها جمع‌آوری شده، ارسال می‌شوند که مدیریت زمان را بسیار ساده تر و سریع‌تر می‌کرد.
-
سیستم‌های مکانیزه:
هنگامی که ورودی‌ها به سیستم ارائه می‌شوند، به‌طور خودکار ر‌کوردی را در اختیار می‌گذارد که دارای زمان ورودی‌های کارمندان باشد.در این روش نیاز است که یک کاربر زمان ورود و خروج را بررسی کند، بنابراین کار دستی که باید در اینجا انجام شود کمتر و در مقایسه با سایر روش‌ها قابل اطمینان‌تر است.
مزایای استفاده از این سیستم شامل موارد زیر است:
• پردازش سریع‌تر داده ها
• سوابق دقیق، نظارت حداقلی
• کارهای دستی کمتر
• تولید گزارش
• برقراری ارتباط آسان با نرم افزار حقوق و دستمزد
3. بیومتریک
این امر تأیید و شناسایی کارمند به همراه ثبت زمان ورود و خروج را در اختیار کارفرما و سازمان قرار می‌دهد. این الگو با ثبت اطلاعات کاربر ثبت نام شده (کارمند) بر روی کارت هوشمند یا بانک اطلاعاتی انجام می شود. در نتیجه، شناسایی کاربران از مشخصه بیومتریک به تنهایی و بدون استفاده از کارت هوشمند، نام‌های کاربری یا شناسه، و غیره انجام می‌شود.
در بیومتریک دو کلاس مختلف وجود دارد.
• فیزیولوژیکی
• رفتاری
بیومتریک فیزیولوژیکی: شامل گرفتن اثر انگشت و مقایسه آن، دست، صورت، عنبیه و غیره فرد می‌باشد. بیشترین کاربرد بیومتریک فیزیولوژیکی، اثر انگشت است.
رفتاری: به رفتار شخص مربوط می‌شود که شامل تشخیص صدا ، امضاء و کلیدهای دستی و غیره است.
تاثیر پیگیری زمان و حضور و غیاب در کسب و کار شما
هنگامی که مشاغل کوچک سعی در رشد سریع و نوآوری دارند هوشمندانه ترین روش استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین است. حقیقت این است که مشاغل هوشمند هنگامی موفق می‌شوند که استراتژی شامل سرمایه گذاری در ابزارهایی شود که نه تنها فعالیت‌های تجاری و تعامل‌های مشتری مداری ، بلکه بهره وری کارکنان را از درون و نه از خارج سازمان تقویت کنند.
برنامه حضور و غیاب چه اطلاعات مفیدی به شما می‌دهد؟
مدیریت حضور زمان کار در هر شرکت دارای کارمند، جنبه مهمی دارد. اطلاعات جمع آوری شده از طریق این شیوه گزارش می‌تواند تعیین کند که آیا کسب و کار در مسیر صحیحی قرار دارد یا خیر ، آیا برای موفقیت در آینده به درستی هدایت می‌شود؟
کارمندان سرمایه اصلی هستند و شرکت‌ها باید بدانند که چگونه زمان حضور و غیاب آن‌ها را رصد کنند و آیا در زمان حضور آن‌ها به با نظارت بر زمان حضور نیروی کار، شرکت‌ها می‌توانند تعیین کنند که کدام کارمندان زود ، به موقع یا مرتباً دیر وارد می‌شوند. گرفتن گزارش همچنین به شناسایی افرادی که بیشترین غیبت‌ها بدون ارائه دلیل معتبر دارند کمک می‌کند.
این نوع اطلاعات به شما برای تصمیم گیری در مورد اینکه کدام یک از نیروها مناسب شرکت هستند کمک می‌کنند. کارمندانی که به موقع برای کار آماده می‌شوند و برای انجام وظایف خود آماده هستند ، به این معنی است که کارهای روزانه که به آن‌ها محول می‌شود انجام می‌شود و اگر در شرکت حضور داشتند و وظیفه محوله را انجام ندادند علت آن پیگیری و تصمیمات لازم اتخاذ می‌شود.
گزارش دقیق حضور کارمندان می‌تواند اطلاعات خوب و مفید که به سود بیشتری منجر شود را در اختیار سازمان قرار دهد. اطلاعات در این گزارش می‌تواند نیازهای فعلی و آتی شرکت را رفع کند.
انواع گزارش‌های استخراج شده از سامانه حضور و غیاب
بر اساس اطلاعاتی که کارمندان و مدیران در این نرم افزار وارد می‌کنند می‌توان از آن گزارشات زیر را استخراج کرد :
-
گزارش ساعت ورود و خروج :
ساده‌ترین ولی در عین حال مهمترین گزارشی است که شما می‌توانید از یک نرم افزار ورود و خروج انتظار داشته باشید. بر اساس این گزارش می‌توانید بهروری کارمند خود را آنالیز کنید.کارمندی که به موقع حاضر می شود بهره وری بیشتری نسبت به کارمندی دارد که غیبت و یا تاخیر روزانه دارد.
-
گزارش کارهای انجام شده :
شما در این نرم افزار وظایفی برای کارمندان خود تعریف می‌کنید. بر اساس گزارشی که این نرم افزار در اختیار شما قرار می‌دهد می‌توانید درجریان قرار بگیرید، چه کارهایی انجام شده و چه کارهایی هنوز نیمه تمام است و یا اگر به درستی انجام نشده دلیل آن بررسی و بعد از رفع مشکل به مرحله اتمام برسانید.
-
گزارش هزینه‌ها :
مواردی که تأثیر غیرمستقیمی بر هزینه شرکت دارد شامل :کارمندان، برنامه ریزی، آموزش می‌باشد.اگر به درستی بتوانید هزینه‌ها را مدیریت کنید می‌توانید سود شرکت را بیشتر و هزینه‌های غیر ضروری را کاهش دهید.
برنامه حضور و غیاب در چه مکان‌ها و شرکت‌هایی می‌تواند استفاده شود؟
شاید پس از شنیدن واژه سامانه حضور و غیاب این تصور به وجود بیاید که این نرم افزار‌ها برای شرکت‌های بزرگ قابل استفاده است در صورتی که شما اگر کسب و کار کوچکی هم داشته باشید می‌توانید از این نرم افزار بهرمند شوید.ا نرم افزار‌‌های حضور و غیاب در همه حوزه‌ها مانند :سلامت، کارخانه‌ها، شرکت‌های بزرگ و هر بیزنیسی که دارای کارمند می‌باشد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
8 مزیت برنامه حضور و غیاب کاوان
حال که دانستید استفاده از نرم افزار حضور و غیاب چه مزایایی دارد و چگونه می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند ما به شما نرم افزار حضور و غیاب کاوان را پیشنهاد می‌کنیم .البته در تصویر عناوین را فقط نام بردیم و در ادامه مزیت‌های این نرم افزار را برای شما شرح می‌دهیم :
1. ساده سازی حقوق و دستمزد
یكی از مهمترین دغدغه برای هر كارفرما پیگیری زمان كاركنان است. امروزه این برنامه با نرم افزار ردیابی زمان ساده تر شده است. نرم افزار کاوان به شركت شما كمك می‌كند تا وقت خود را توسط كاركنان در انجام وظایف خاص صرف كنید و از این طریق زمان طولانی آماده سازی حقوق و دستمزد را كاهش دهید.
2. جلوگیری از مشکلات مالیاتی و سود
علاوه بر تضمین حسابرسی درست حقوقی که به کارمندان پرداخت می‌شود ، استفاده از این نرم افزار با نداشتن خطای انسانی و ثبت همه زمان‌ها‌ی کاری همچنین باعث کاهش احتمالی پرونده‌های مالیاتی می‌شود. و از آنجا که بسیاری از مزایای کارگران ـ به عنوان مثال تعطیلات و اضافه کار ـ به تعداد ساعاتی که فرد کار کرده گره خورده است ، یک سیستم خودکار برای افزایش کارایی مدیریت منابع انسانی HR)Human resource) ضروری است.
3. پیشگیری از مشکلات حقوقی
سوابق الکترونیکی تهیه شده توسط این نرم افزار برای کارمندان ، این امکان را فراهم می‌کند تا شواهدی در زمینه پرداخت پاداش برای کارگران در زمان ساعاتی که آن‌ها کار کرده اند ، تهیه کنید.
4. گزارش درست از عملکرد
شما با داشتن برنامه حضور و غیاب کاوان و بخش‌هایی که جزئیات کار کارمندان شما را رصد و دراختیار شما قرار می‌دهد ، می‌توانید کارمندان با بیشترین و کمترین کیفیت کاری را مشخص و اقدامات لازم را انجام دهید.
5. پیگیری پروژه‌ها و وظایف
می‌توانید از این سیستم نرم افزاری برای پیگیری پروژه ها استفاده کنید تا دریابید که برخی از پروژه ها و وظایف چگونه انجام می‌شود. به عنوان مثال ، اگر تشخیص دهید که به طور معمول یک کار خاص دو تا سه ساعت زمان لازم دارد، اما یک نیروی کار پنج ساعت زمان برای آن صرف کرده است، این علامتی خواهد بود که نشان می‌دهد مشکلی وجود دارد.
شما می توانید کار کارمند را پیگیری و متوجه شوید که آیا آن‌ها برای بهتر انجام دادن کار به آموزش‌های بعدی نیاز دارند یا نه. می‌توانید درک کنید که آیا شخص دیگری بخشی از پروژه را به تأخیر انداخته است یا مطالبی برای انجام کار لازم بود یا خیر. استفاده از سوابق موجود در سیستم ، به کارفرمایان در مورد مشکلات احتمالی که باید برطرف شوند، هشدار خواهد داد. همچنین می‌توانید در مراحل اولیه پروژه این موارد را شناسایی کرده و بدین ترتیب با استفاده از زمان بیشتر و هوشمندانه تر برای رسیدن به اهداف شرکت دست به کار شوید.
6. افزایش رضایت کارکنان
ممکن است هنگام تلاش برای استفاده از یک سیستم جدید، با مقاومت اولیه کارمندان روبرو شوید. به همین دلیل مهم است که نرم افزاری را انتخاب کنید که استفاده از آن برای همه افراد در شرکت شما آسان باشد. همچنین کارمندان از یک سیستم کارآمد تر برای محاسبه پرداخت خود اطمینان خواهند گرفت (با احتمال خطای انسانی کمتر)
7. امکان تعریف دورکاری
شاید بنا بر دلایل مختلف تصمیم به استخدام کارمند به صورت دورکاری گرفته اید باید ابزاری باشد که بتوانید کیفیت کار این افراد را ارزیابی کنید این سیستم نرم افزاری به شما در این زمینه کمک خواهد کرد.
8. استفاده برای هر کسب و کار
همانطور که قبلاً نیز اشاره شد ، نرم افزار حضور و غیاب هوشمند فقط به دلیل ویژگی ثبت زمان کاری، دلیل استفاده برای کارفرمایان نخواهد بود.، بلکه کارگران، کارمندان و مشتریان احتمالاً با فهمیدن مزایای ارائه شده می‌توانند از سیستم جدید استفاده کنند. هر چه کارفرمایان زودتر و بیشتر کارکنان و مشتریان خود را در جریان اقدام قرار دهند، احتمال دارد که این مزیت برای طرفین محسوس تر باشد. در نتیجه با اجرای این نرم افزار در وقت و هزینه صرفه جوی خواهید کرد.
در هنگام خرید برنامه حضور و غیاب باید به چه نکاتی توجه کنیم؟
حال که انتخاب کردیم که برای بهبود کارایی و کیفیت سیستم کاری خود نرم افزار حضور و غیاب را انتخاب کنید باید به دو نکته زیر توجه کنید تا انتخاب مناسبی داشته باشید
نکات مهم در انتخاب برنامه حضور و غیاب
• خرید از یک شرکت مطمئن
نرم افزار را از شرکتی تهیه کنید که بتوانید همه کارهای پشتیبانی را با سرعت و دقت بالا و همیشگی انجام دهد.
• کاربر پسند بودن
نرم افزار‌هایی را تهیه کنید که کار کردن با آن آسان باشد و در بهترین زمان خواسته‌های شما را برآورده کند.
معرفی برنامه حضور و غیاب کاوان
استفاده از برنامه حضور و غیاب کارمندان مانند کاوان یک رویکرد عالی برای داشتن یک سیستم منسجم می‌باشد. همچنین بهره گیری از این سامانه تضمین می‌کند که تیم شما در اوج کیفیت کاری خود عمل می‌کند. می‌توانید بررسی کنید که چه کسی در تعطیلات یا ناهار است.استفاده از این نرم افزار در مقایسه با صفحه گسترده یا راه حل‌های پیچیده و گران قیمت که برای شرکت‌های بزرگ طراحی شده گزینه بهتری است. صاحبان مشاغل با برنامه حضور و غیاب می‌توانند مدیریت تیم را در فضای ابری بهبود بخشند و از مزایای آن برای موفقیت در کسب و کار خود و در رقابت با اصناف خود امکان موفقیت بیشتری داشته باشند.شرکت داده کاوان با داشتن سابقه ای درخشان و رضایت بالا مشتریان به شما این اطمینان را می‌دهند تا از خرید خود نهایت رضایت را داشته باشید.
ممنون که مقاله را مطالعه کردید حتما به پیج ما در شبکه‌های اجتماعی سر بزنید.
پیام بگذارید