سیستم حقوق و دستمزد چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟

سیستم حقوق و دستمزد

سیستم‌های حقوق و دستمزد، هر چیزی که مربوط به روند پرداخت حقوق کارمندان و مالیات حقوق کارمندان باشد را مدیریت می‌کند. در واقع سیستم‌های حقوق و دستمزد وظایف مشخص و متعددی دارند که از این وظایف می‌توان به پیگیری ساعات کاری کارمند، محاسبه حقوق و دستمزد، پرداخت مالیات و سایر کسورات، چاپ و تحویل چک و پرداخت مالیات اشتغال دولت اشاره کرد.

این نرم افزار اغلب برای بررسی حقوق و دستمزد استفاده می‌شود و ورودی آن اطلاعات کارمندان است. با ورود ساعات کاری و حقوق کارمندان، این سیستم به طور خودکار محاسبات لازم را انجام می‌دهد و کسورات لازم را محاسبه می‌کند. بیشتر سیستم‌های حقوق و دستمزد هنگام تغییر قوانین مالیاتی به طور خودکار به روز رسانی می‌شوند و به کارفرمایان برای تشکیل برخی از فرم‌های مالیاتی هشدار می‌دهند.

در این مقاله به بررسی نحوه فرایند سیستم‌های حقوق و دستمزد می‌پردازیم و ۶ دلیل اهمیت این سیستم‌ها و نحوه ایجاد سیستم حقوق و دستمزد در اکسل را بررسی می‌کنیم.

فرایند حقوق و دستمزد چیست؟

مدیر بخش حقوق و مزایا باید برای پرداخت دقیق حقوق و مزایا یک برنامه ریزی دقیق داشته باشد. این فرایند به توجه و نظارت مداوم بر تغییرات مالیاتی و سایر مواردی نیاز دارد که باید در این فرایند در نظر گرفته شوند.

فرایند حقوق و دستمزد را می‌توان به سه مرحله تقسیم کرد: فعالیت‌های قبل از پرداخت، پرداخت حقوق و پس از پرداخت.

فعالیت‌های قبل از پرداخت حقوق

تعریف سیاست شرکت: در مرحله اول، برقراری سیاست‌های یک شرکت اعم از سیاست‌های پرداخت، سیاست مرخصی و مزایا و سیاست حضور و غیاب بسیار مهم است.

مطمئن شوید که این سیاست‌ها توسط مدیریت شرکت‌تان به درستی مشخص و امضا شده‌اند تا پردازش استاندارد حقوق و دستمزد به درستی ایجاد شود.

جمع آوری اطلاعات ورودی: تعامل با چندین بخش شرکت و جمع‌ آوری اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد معمولا بخش جدایی ناپذیر از روند حقوق و دستمزد است. افرادی که این کار را انجام می‌دند می‌توانند اطلاعات مهمی مانند تجدید نظر در میزان حقوق و دستمزد در اواسط سال و اطلاعات حضور و غیاب را هم در اختیار شما قرار دهند.

جمع آوری این داده‌ها می‌تواند طاقت فرسا باشد اما سیستم حقوق و دستمزد دارای ویژگی‌های یکپارچه‌ای مانند مدیریت مرخصی و حضور و غیاب و پورتال‌های سلف سرویس کارمندان است تا فرایند کار را آسان‌تر کند.

تایید اطلاعات ورودی: گام بعدی در این فرآیند اعتبارسنجی داده‌های ورودی و بررسی پایبندی آن‌ها به خط مشی شرکت است. در این مرحله باید بررسی کنید که هیچ کارمند فعالی از مزایای حقوق محروم نشده است و هیچ کارمند غیرفعالی نمی‌تواند مزایای اضافی دریافت کند.

فرایند پرداخت حقوق و دستمزد: در این مرحله از فرایند حقوق و دستمزد، داده‌های ورودی در سیستم قرار می‌گیرد تا در واقع حقوق و دستمزد پردازش شوند. این فرایند منجر به پرداخت خالص حقوق پس از کسر کسورات لازم است.

بعد از انجام این مرحله، بهتر است برای تطبیق مقادیر و بررسی‌های لازم برای کاهش خطا اقداماتی انجام شود.

فرایند پس از پرداخت

تطبیق قانونی: در زمان پردازش تمام کسورات قانونی مانند وام، مالیات و بیمه کارمندان از حقوق کسر می‌شود. سپس مدیر مبلغ حقوق و دستمزد را برای سازمان‌های دولتی ارسال می‌کند.

تکرار شدن این فرایند بسته به میزان کسورات می‌تواند متفاوت باشد. بیشتر این هزینه‌ها را می‌توان از طریق فرم‌هایی که تنظیم شده است تهیه کرد. پس از پرداخت تمام کسورات، گزارش‌ها ثبت می‌شود.

حسابداری حقوق و دستمزد: مهم است که هر سازمانی پرونده کلیه معاملات مالی خود را برای فرآیند حقوق و دستمزد ثبت کند. دستمزد یکی از مهم‌ترین قسمت‌های هزینه‌های عملیاتی است که در دفتر حساب ثبت می‌شود.

مدیریت حقوق و دستمزد همیشه باید این اطمینان را بدهد که تمام داده‌های حقوق و بازپرداخت به طور دقیق به سیستم حسابداری شرکت یا (برنامه ریزی منابع سازمانی) وارد می‌شود.

پرداخت: حقوق می‌تواند به طور نقدی، چک و یا انتقال بانکی به حساب کارمند واریز شود. به طور معمول کارفرمایان حقوق کارمند را به طور مستقیم به حساب کارمند انتقال می‌دهند.

پس از پردازش حقوق و دستمزد، شرکت باید اطمینان حاصل کند که حساب بانکی بودجه کافی برای پرداخت حقوق و دستمزد را دارد.

مرحله بعدی دریافت فیش‌های حقوقی از بانک به شرکت است. این فیش‌ها شامل جزئیاتی مانند شناسه کارمند، شماره حساب بانکی و میزان دستمزد است.

اگر از سیستم حقوق و دستمزدی استفاده می‌کنید که دارای یک پورتال خدمات شخصی برای کارمندان است، انتشار فیش حقوقی آسان‌تر خواهد بود و کارمندان می‌توانند برای دسترسی به حساب و فیش‌های حقوقی خود به راحتی وارد سیستم شوند.

گزارش نویسی: پس از تکمیل و پرداخت دستمزد ماهانه، بخش مالی یا تیم مدیریتی ممکن است گزارشی درباره هزینه‌های کارمندان بخششان درخواست کنند. مدیر مالی برای جمع آوری این گزارش‌ها باید داده‌ها را جمع آوری کنند و اطلاعات مورد نیاز را ارائه دهد.

6 دلیل اهمیت سیستم دستمزد و حقوق

حقوق و دستمزد بخشی جدایی ناپذیر از سیستم شرکت‌ها می‌باشد. این سیستم نه تنها مسئولیت محاسبه حقوق کارمندان را دارد بلکه با اطمینان از پیروی از قوانین مالیاتی از شرکت محافظت می‌کند. در زیر به ۶ دلیل اهمیت سیستم دستمزد و حقوق اشاره می‌کنیم:

• روحیه کارمندان

بخش مهمی از راضی نگه داشتن کارمندان و حفظ روحیه آن‌ها دادن حقوق به موقع است. داشتن یک سیستم حقوق و دستمزد که به موقع و به طور مداوم حقوق کارمندان را پرداخت می‌کند بدون شک، بر روحیه کارمندان تاثیر مثبت می‌گذارد. پرداخت دیر حقوق باعث می‌شود کارمند ثبات مالی شرکت را زیر سوال ببرد. این مسئله ممکن است به طور کلی بر محیط شرکت تاثیر بگذارد و در نتیجه نگرش منفی در کارمندان ایجاد کند و باعث کم کاری و در نتیجه کاهش عملکرد مثبت کارمندان شود.

نیروی کار یک شرکت در واقع قلب آن شرکت است و حقوق و دستمزد به موقع وسیله‌ای است که قلب را به تپش می‌اندازد.

• جبران خسارت

سیستم حقوق و دستمزد فراتر از پرداخت حقوق کارمند کار می‌کند. جبران خسارات یک کارمند می‌تواند شامل پاداش و اضافه کاری با احتساب بر روی حقوق باشد. پاداش‌ها و افزایش حقوق مربوط به افزایش عملکرد از طریق سیستم حقوق و دستمزد مدیریت می‌شود.

• اعتبار شرکت

یک شرکت علاوه بر اینکه در قبال کارمندان خود یک تعهد مالی دارند، بلکه باید این اطمینان را به کارمندان بدهند که میزان حقوق و دستمزد آن‌ها با قوانین مالیاتی و استخدامی کشور مطابقت دارد. پیروی از قوانین تقنینی و تأمین تعهدات مالیاتی باعث پایداری یک شرکت می‌شود. این افزایش اعتبار یک شرکت در نهایت باعث جذب و حفظ استعدادهای قابل توجهی خواهد شد.

• گزارش‌دهی به وزارت‌های مربوطه

سیستم حقوق و دستمزد به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از قوانین مالیاتی و استخدامی پیروی کنند.  یک شرکت باید میزان بازپرداخت مالیات حقوق و دستمزد، پرداخت‌ها و وضعیت کارمندان خود را به صورت فصلی یا سالانه به وزارت‌های مربوطه گزارش دهد. نیازهای شرکت شما اغلب به اندازه حقوق و دستمزد شما و نوع مشاغلی که در حال گسترش آن هستید بستگی دارد.

• پیروی از قوانین وزارت کار

پیروی از قوانین وزارت کار یکی دیگر از کارهایی است که با اطاعت ار آن می‌توان اطمینان داشت که کارمندان موثر و راضی دارید و همچنین از قوانین پیروی کرده اید.

• پرداخت مالیات

برای پیروی از قوانین مالیاتی شرکت‌ها باید مقدار مالیات و کسورات را از حقوق کارمندان کسر کنند و آن را به موقع به ادارات مالیاتی پرداخت کنند. کارفرمایان اغلب هزینه‌های مزایای کارکنان را تأمین می‌کنند و بخشی از آن ممکن است از درآمد ناخالص کارمندان حاصل شود. سیستم حقوق و دستمزد یک شرکت همچنین باید پرداخت‌های تأمین اجتماعی و بیمه سلامت را از حقوق ناخالص یک کارمند کسر کند.

در سیستم‌های حقوق و دستمزد، این سیستم تمامی کسورات را به دقت از حقوق کارمند کسر می‌کند.

چگونه یک سیستم حقوق و دستمزد در اکسل بسازیم؟

ایجاد یک ماشین حساب دستمزد دستی ممکن است خسته کننده باشد اما مایکروسافت یک الگوی حسابگر حقوق و دستمزد رایگان برای اکسل و رایانه‌ها با سیستم عامل ویندوز و مک ارائه داده است. همچنین می‌ٰتوانید با استفاده از سیستم حقوق و دستمزد کاوان این میزان حقوق و دستمزد را به طور خودکار ایجاد کنید و انجام این فرایند را راحت‌تر کنید.

سخن آخر

سیستم محاسبه دستمزد و حقوق یکی از متداول‌ترین سیستم‌هایی است که امروزه در شرکت‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم علاوه بر اینکه حقوق کارمندان را به طور دقیق محاسبه می‌کند بلکه میزان کسورات و مالیات پرداختی به دولت را نیز از حقوق کارمندان کم می‌کند. علاوه بر این، سیستم دستمزد و حقوق به علت اهمیت سرعت و دقیق بودن آن باعث سهولت کار شرکت‌های مختلف می‌شود. از آنجایی که پرداخت به موقع حقوق و دستمزد یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های اعتبار سنجی یک شرکت است، داشتن این سیستم به شرکت‌ها توصیه می‌شود. سیستم حقوق و دستمزد هم به صورت نرم افزار قابل بهره برداری است و هم می‌توان در اکسل آن را ایجاد کرد.