مدیریت زمان چیست و چرا مهم است؟

زمان هرکسی از ارزش خاصی برخوردار است. مهارت‌های ضعیف مدیریت زمان می‌تواند مشکلات زیادی از جمله کمبود خواب، نارضایتی، مشکلات سلامتی و اضطراب را به همراه داشته باشد. داشتن زمان کم برای انجام وظایف شغلی می‌تواند هر کسی را مضطرب کند. مهارت‌های مدیریت زمان (برنامه‌ریزی، اولویت بندی کارها، تنظیم زمان خواب و دانلود برنامه‌های افزایش بهره‌وری) می‌توانند به بهبود بهره‌وری از زمان کمک کنند. اما اگر اهمیت مدیریت زمان را درک نکنید، انگیزه‌ای هم برای انجام و مدیریت زمان خود نخواهید داشت. در این مقاله به بررسی تعریف مدیریت زمان و مهارت‌هایی برای پرورش آن می‌پردازیم.

مدیریت زمان چیست؟

به فرایند برنامه‌ریزی و کنترل زمان مصرف شده برای انجام فعالیت‌های خاص مدیریت زمان گفته می‌شود. مدیریت زمان می‌تواند باعث شود که فرد در مدت زمان کمتری کارهای بیشتری را انجام دهد. این امر منجر می‌شود که فرد استرس کمتری داشته باشد و در نتیجه موفقیت‌های شغلی بیشتری کسب کند. 

اهمیت مدیریت زمان

توانایی مدیریت زمان به طور موثر بسیار مهم است. مدیریت زمان به طور موثر به بهبود کارایی و بهره وری، استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی منجر می‌شود. در این مقاله به بررسی اهمیت مدیریت زمان می‌پردازیم: 

• کاهش سطح استرس

داشتن برنامه ریزی و اجرای آن به کاهش استرس کمک می‌کند. اگر یک لیست برای انجام کارهایتان تهیه کنید، خواهید دید که نسبت به قبل پیشرفت زیادی داشته‌اید. داشتن لیستی برای انجام فعالیت‌ها و پیروی از آن نگرانی‌ها را در رابطه با انجام شدن و یا انجام نشدن کارها از بین می‌برد و در نتیجه باعث می‌شود دچار استرس نشوید. 

به سوالات زیر پاسخ دهید: 

• آیا دائما احساس می‌کنید سرتان شلوغ است اما کار کمی را انجام می‌دهید؟ 

• آیا هنگام خواب دائما نگران کارهایتان هستید؟ 

• آیا قادر به تکمیل کارهای خود نیستید؟ 

اگر جواب شما به این سوالات مثبت است، احتمالا در زندگی خود دائما مضطرب هستید. وقتی احساس می‌کنید که زمان از کنترل شما خارج شده و نمی‌توانید کارهایتان را در زمان مشخصی انجام دهید عصبی می‌شوید. این امر می‌تواند مشکلات زیادی را در زمینه سلامتی برای شما بوجود آورد. 

در واقع مهارت‌های مدیریت زمان می‌تواند به کاهش یا حتی از بین بردن استرس کمک کند. 

• زمان بیشتر 

مدیریت زمان به طور موثر باعث می‌شود تا زمان بیشتری برای انجام کارهای روزمره داشته باشید. افرادی که مهارت‌های مدیریت زمان را دارند وقت بیشتری برای انجام سرگرمی‌ها و سایر کارهای شخصی خود دارند و می‌توانند از انجام آن لذت ببرند. 

• فرصت‌های بیشتر

مهارت‌های ضعیف مدیریت زمان بهره وری شما را از بین می‌برد. در نتیجه باعث می‌شود که فرصت‌های مختلفی که در زندگی برایتان بوجود می‌آید را از دست بدهید. به عنوان مثال اگر همکار شما بهتر از شما عمل کند، احتمال اینکه ارتقای شغلی بگیرد بیشتر است. همین امر منجر می‌شود که شما در کارتان پیشرفتی نداشته باشید و فرصت‌های خود را از دست بدهید. مدیریت زمان باعث فرصت‌های بیشتری برای فرد می‌شود و از اتلاف وقت برای انجام کارهای بیهوده جلوگیری می‌کند. مهارت‌های مدیریت زمان کلید موفقیت برای کارفرمایان است. توانایی اولویت‌ بندی و برنامه ریزی شغلی برای هر سازمانی مطلوب است. 

• توانایی تحقق اهداف

افرادی که برای انجام هرکاری مدیریت زمان را انجام می‌دهند، می‌توانند به اهداف خود برسند و در زمان کمتری به اهداف‌شان می‌رسند. 

• بهبود نظم و انظبات شخصی 

بیایید این قضیه را بپذیریم. افرادی که مهارت‌های مدیریت زمان را می‌دانند، نظم بیشتری دارند. در زندگی این افراد اهمال کاری معنی ندارد و با قدرت برای دستیابی به اهداف‌شان پیش می‌روند. این نظم و انضبات شخصی زمینه‌های دیگر از زندگی شغلی تا روابط عاطفی شما را نیز بهبود می‌دهد. نظم شخصی موفقیت شما را برای رسیدن به اهداف در همه زمینه‌های زندگی‌تان افزایش می‌دهد. 

• افزایش کیفیت کار

داشتن مهارت‌های مدیریت زمان به این معنی نیست که دائما برای انجام کارهای خود ضرب‌الاجل تعیین کنید. مدیریت زمان به معنی مدیریت بهینه وقت است به طوریکه زمان کافی برای خواب خود داشته باشید و به تمام کارهای خود بدون داشتن استرس رسیدگی کنید. 

• افزایش توانایی تصمیم گیری

مهارت‌های مدیریت زمان باعث می‌شود که خواب کافی داشته باشید و کمتر مضطرب شوید. خواب کافی و کاهش استرس تاثیر بسزایی بر توانایی تصمیم‌گیری دارد. و به نوبه خود بر تمام جوانب زندگی (روابط عاطفی،پیشرفت شغلی، دوستی و زندگی اجتماعی) تاثیرگذار است. با یادگیری مهارت‌های مدیریت زمان می‌توانید از تصمیمات نادرستی که در زمان خستگی، فشار کاری و یا استرس می‌گیرید، جلوگیری کنید. 

نکاتی برای یادگیری مهارت‌های مدیریت زمان

پس از بررسی مزایای مدیریت زمان به صورت بهینه، بیایید چند روش برای مدیریت زمان به صورت موثر را با یکدیگر یاد بگیریم. 

• اهداف را به درستی تعیین کنید

اهدافی را برای خود تعیین کنید که قابل دستیابی باشند. هنگام تعیین هدف از روش SMART استفاده کنید. در اصل، مطمئن شوید که اهدافی را که تعیین می‌کنید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و به موقع هستند. 

• به طور هوشمندانه کارهای خود را اولویت بندی کنید

وظایف خود را براساس اولویت و ضرب الاجل‌هایتان انجام دهید. به عنوان مثال وظایف روزانه‌تان را بررسی کنید و

• کارهای مهم و فوری را در اولویت قرار دهید و بلافاصله آن‌ها را انجام دهید. 

• کارهایی را که مهم اما فوری نیستند: تصمیم بگیرید که چه زمانی این کارها را انجام دهید. 

• کارهایی که فوری هستند اما مهم نیستند: در صورت امکان این کارها را به دیگران محول کنید. 

• کارهایی که نه مهم هستند و نه ضروری: این کارها را بعدا انجام دهید. 

 

• برای انجام کارهایتان محدودیت زمانی تعیین کنید

تنظیم محدودیت زمانی برای انجام وظایف به شما کمک می‌کند تا کارایی و تمرکز بیشتری داشته باشید. اینکه هرکاری به چه مقدار زمان برای انجام آن نیاز دارد را بررسی کنید. اینکار به شما کمک می‌کند تا مشکلات احتمالی را قبل از بروز پیش بینی کنید.به این ترتیب می‌توانید اقدامات لازم را برای مقابله با آن‌ها برنامه‌ریزی کنید. 

به عنوان مثال فرض کنید که لازم است برای انجام جلسه کاری ۵ کار را انجام دهید. ولی تنها می‌توانید ۴ مورد از این کارها را انجام دهید. پس سعی کنید یکی از این وظایف را برای انجام دادن به فرد دیگری بسپارید. با این حال اگر از قبل محدودیت زمانی را تعیین نکرده باشید، شاید تا قبل از شروع جلسه نفهمید که زمان کافی برای انجام این ۵ کار را ندارید. 

در این زمان ممکن است یافتن شخصی که بتوانید یکی از این وظایف را به او محول کنید دشوار باشد. 

• بین کارها کمی استراحت کنید

زمانی که بدون وقفه کارهایتان را انجام دهید، تمرکز و انگیزه‌تان را از دست خواهید داد. میان کارهایتان کمی استراحت کنید و برای خود زنگ تفریح بگذارید! دراز کشیدن، انجام مدیتیشن و مراقبه و یا رفتن به یک پیاده روی کوتاه گزینه‌های مناسبی برای برگرداندن انرژی می‌باشد. 

• برنامه‌ریزی داشته باشید

از تقویم خود برای مدیریت زمان طولانی‌تر استفاده کنید. ضرب الاجل‌های مربوط به پروژه‌ها یا وظایفی را که بخشی از تکمیل پروژه اصلی است یادداشت کنید. به این فکر کنید که برای انجام کارهای خاص چه روزهایی را باید به آن اختصاص دهید. به عنوان مثال اگر روزی حسابدار ارشد در شرکت در دسترس بود می‌توانید درباره مسائل و وظایفی که مربوط به او می‌باشد با او صحبت کنید. 

• وظایف/فعالیت‌های غیرضروری را حذف کنید

فعالیت‌ها یا کارهای غیرضروری را حذف کنید. اینکه چه چیزی شایسته وقت شما است را مشخص کنید. حذف وظایف/فعالیت‌های غیرضروری باعث می‌شود وقت خود را صرف کارهای مهمتری کنید.

• از قبل برنامه‌ریزی کنید

اطمینان حاصل کنید که هر روز با یک ایده روشن از آنچه باید انجام دهید، آنچه که باید در آن روز انجام شود، کارهایتان را شروع کنید. در آخر هر روز برنامه‌ای که باید در روز آینده انجام دهید را بنویسید. 

پیامدهای مدیریت زمان ضعیف

بیایید عواقب مدیریت ضعیف زمان را بررسی کنید. 

• گردش کار ضعیف

عدم توانایی در برنامه‌ریزی و پایبندی به آن به معنای میزان کارایی ضعیف است. به عنوان مثال اگر چندین کار مهم برای انجام دادن دارید، باید کارها را به طور مرتبط انجام دهید و یا به صورت پی در پی آن‌ها را انجام دهید. با این حال، اگر از قبل برای کارهایتان برنامه‌ریزی نکنید ممکن است مجبور به دوباره کاری یا عقب نشینی شوید. و این به معنای کاهش کارایی و بهره‌وری پایین است. 

• هدر رفتن وقت

مدیریت ضعیف زمان باعث اتلاف وقت می‌شود. به عنوان مثال چک کردن شبکه اجتماعی یا دادن پیامک به دوستان هنگام انجام وظایف، باعث حواس پرتی شما و اتلاف وقت می‌شود. 

• از دست دادن کنترل

اگر ندانید که کار بعدی شما چیست ممکن است کنترل زندگی‌تان را از دست دهید. و این امر می‌تواند باعث ایجاد اضطراب و استرس شود. 

• کیفیت پایین کار

مدیریت ضعیف زمان به طور معمول کیفیت کار شما را تحت تأثیر قرار می‌دهد. به عنوان مثال انجام وظایف کاری در دقیقه نود می‌تواند کیفیت کاری را به طرز قابل توجهی کاهش دهد. 

• از دست دادن اعتبار 

اگر مشتریان یا کارفرمایان شما نتوانند به شما در انجام به موقع وظایف اعتماد کنند، انتظارات و تاثیرات منفی برای شما به همراه خواهد داشت. اگر مشتری نتواند برای انجام کار به موقع به شما اعتماد کند، احتمالا کار خود را به جای دیگری بسپارند. 

 

نکات کلیدی

• مهارت‌های ضعیف مدیریت زمان می‌تواند مشکلات زیادی از جمله کمبود خواب، نارضایتی، مشکلات سلامتی و اضطراب را به همراه داشته باشد.

• مدیریت زمان می‌تواند باعث شود که فرد در مدت زمان کمتری کارهای بیشتری را انجام دهد.

• افرادی که مهارت‌های مدیریت زمان را می‌دانند، نظم بیشتری دارند.

• تنظیم محدودیت زمانی برای انجام وظایف به شما کمک می‌کند تا کارایی و تمرکز بیشتری داشته باشید.

• عدم توانایی در برنامه‌ریزی و پایبندی به آن به معنای میزان کارایی ضعیف است.

 

سوالات پرتکرار

مدیریت زمان چیست و چرا مهم است؟

به فرایند برنامه‌ریزی و کنترل زمان مصرف شده برای انجام فعالیت‌های خاص مدیریت زمان گفته می‌شود. مدیریت زمان می‌تواند تا حد قابل توجهی استرس را از بین برد و کارایی فرد را افزایش دهد. در حقیقت مهارت مدیریت زمان می‌تواند به بهبود بهره‌وری از زمان کمک کند.  

مزایای مدیریت زمان چیست؟

مهارت‌های مدیریت زمان می‌تواند مزایای زیادی برای افراد داشته باشد. کاهش استرس، داشتن فرصت‌های بهتر در زندگی، افزایش توانایی تصمیم گیری، افزایش کیفیت کار و بهبود نظم و انضباط از مزایای مدیریت زمان هستند.

چگونه می‌توانم مهارت‌های مدیریت زمان را یاد بگیرم؟

اولین کاری که برای افزایش مهارت مدیریت زمان می‌توانید انجام دهید الویت‌بندی کارهایتان است. به این ترتیب می‌توانید کارهایی را که از اهمیت بیشتری برخوردار هستند در اولویت قرار دهید. تعیین اهداف، تعیین ضرب الاجل برای انجام کارها، داشتن برنامه ریزی و حذف کارهای غیرضروری از راه‌های افزایش مهارت‌های مدیریت زمان به شمار می‌روند. 

مدیریت ضعیف زمان چه پیامدهایی دارد؟

گردش کار ضعیف، هدر رفتن وقت، از دست دادن کنترل، کیفیت پایین کار و از دست دادن اعتبار همگی از پیامدهای مدیریت ضعیف زمان به شمار می‌روند.