راهنمای انتخاب نرم افزار BPMS (مدیریت فرآیندهای کسب و کارها)

راهنمای انتخاب نرم افزار BPMS (مدیریت فرآیندهای کسب و کارها)

راهنمای انتخاب نرم افزار BPMS (مدیریت فرآیندهای کسب و کارها)

راهنمای انتخاب نرم افزار BPMS (مدیریت فرآیندهای کسب و کارها)

بیست و چهارم خرداد 1400
کاوان

کاوان

نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کارها (BPMS) چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک روش سیستماتیک برای بهینه سازی و مدیریت عملیات، فعالیت‌ها و گردش کار است. این نوع مدیریت فرآیندها و عملکردها سراسر سازمان را برای افزایش کارایی به هم مرتبط می‌کند. ابزارهای BPM استاندارد سازی و نگهداری فرآیندها و روش‌ها را برای بهبود عملکرد شرکت اعمال می‌کنند. محصولات BPM در انواع مختلفی از جمله گردش کار ساده، مجموعه‌های کامل BPM و همچنین سیستم عامل های توسعه برنامه بدون کد و کم کد وجود دارند. در این مقاله به بررسی نرم افزار BPMS و بهترین‌ روش‌ها برای انتخاب بهترین نرم افزار BPMS می‌پردازیم.

نیازهای سازمانی خود را برای مدرن سازی سیستم و فرآیند درک کنید

زمانی که یک نرم افزار مدیریت فرآیند را انتخاب می‌کنید، اول از همه باید اهداف سازمانی را که سعی در دستیابی به آن دارید در نظر بگیرید. در وهله بعدی، شما باید وضعیت فعلی مدیریت فرآیند خود را تجزیه و تحلیل کنید و منابعی را که در دسترس هستند برای بهبود تلاش اختصاص دهید. علاوه بر این، شما باید نیازهای آینده را که می‌توانند بر مدیریت فرآیند تأثیر بگذارند پیش بینی کنید. اینکار با عجله صورت نمی‌گیرد. به دست آوردن یک درک صریح و کامل از نیازهای شما ممکن است مدتی طول بکشد، به خصوص اگر چندین ذینفع با نظرات مختلف وجود داشته باشند. تجزیه و تحلیل دقیق، با نیازهای مستند برای به دست آوردن توافق سازمانی بسیار مهم است.

چگونه ابزار BPM‌ خود را انتخاب کنیم؟

زمانی که دید روشنی نسبت به سازمان خود پیدا کردید و اهداف آن را در آینده مورد بررسی قرار دادید، وقت آن است که راه‌حل‌های بالقوه BPM  را که به شما برای دستیابی به این اهداف کمک می کند ارزیابی کنید. در زیر به بررسی عواملی می‌پردازیم که باید هنگام انتخاب این ابزار مورد بررسی قرار گیرند:

هزینه: قیمت نرم افزار BPM‌ بسته به عوامل مختلفی از جمله قابلیت‌ها، اندازه پایگاه کاربر، سفارشی سازی،  نوع کد نویسی در هسته نرم افزار و on-site در مقابل نرم افزار ابری به طور گسترده‌ای متفاوت است. به طور کلی راه‌اندازی یک نرم افزار ابری BPMS احتمالا بین ۵۰ الی ۱۰۰ دلار برای هر کاربر در ماه قیمت دارد. برخی از نرم افزار‌های BPMS که در سایت برای شما نصب می‌شوند ملزم به خرید لایسنس‌های گران قیمت و پرداخت هزینه‌های سالانه هستند که در صورت نداشتن بودجه کافی و پایگاه کاربری کوچک‌تر می‌توانند برای شما بسیار گران باشند.

قابلیت استفاده: تجربه کاربری ضعیف سرعت پذیرش ابزار  BPM را کند می‌کند. هرچه رابط بصری بیشتر باشد، کارکنان به آموزش کمتری برای رسیدن به نتیجه مطلوب نیاز خواهند داشت. بسیاری از ابزارهای BPM‌ بر اساس یک رابط کشیدن و رها کردن (Drag and drop) برای ایجاد گردش کار و فرم‌ها طراحی شده‌اند، اما بسیاری از امکانات پیچیده‌تر این نرم افزار مانند تنظیم یکپارچه سازی ممکن است برای کاربران غیرفنی غیرقابل درک باشد. اگر جدول زمانی اجرای شما کوتاه است، می‌توان یک ابزار بصری‌تر BPM را با کمترین مقدار آموزش و یا حتی بدون آموزش اجرا کرد. اگر جدول زمانی شما کمتر فشرده است یا BPM پیچیده‌تری را انتخاب می‌کنید، می‌توانید برای آموزش کارکنان خود قبل از اجرا وقت بگذارید. قابلیت استفاده همچنین ممکن است نیاز به استفاده از مهارت فنی کارکنان شما داشته باشد.

ادغام: BPM همان چیزی است که تمام نرم افزارهای تجاری شما را در گردش کار عملیاتی شما جمع می‌کند. اگر چندین ابزار نرم افزاری backend داشته باشید که از فرایندهای شما پشتیبانی می‌کنند، این یک ویژگی اساسی است. یک راه حل BPM که نمی‌تواند با سیستم‌های نرم افزاری قدیمی ارتباط برقرار کند، ممکن است یک شکست کامل نباشد، اما بدون یکپارچه سازی مناسب، می‌توانید انتقال داده‌های دستی زیادی را بین سیستم‌ها انجام دهید. مطمئن شوید که BPM شما مسیرهای ادغامی را برای فرایندهای اصلی شما مانند پشتیبانی API ، REST API و وب هوک ارائه می‌دهد.

پاسخگویی: با پیشرفت دستگاه‌های تلفن همراه، کیفیت رابط کاربری (UI) برای پشتیبانی از یک تجربه کاربری بهتر، فوق العاده رشد کرده است. یک تجربه کاربری بهتر اغلب به دستگاه و مرورگر آن کاربر بستگی دارد، بنابراین اگر یک پایگاه کاربری با مجموعه متنوعی از فضای کاری دارید، به یک راه حل BPM نیاز دارید که پویا باشد تا یک رابط کاربری عالی برای طیف گسترده‌ای از دستگاه‌ها ارائه دهد. ایده پشت طراحی پاسخگو این است به جای نوشتن رابط کابری چندگانه برای چندین دستگاه، یک طراحی واحد به طور خودکار از مشاهده در چندین دستگاه پشتیبانی می‌کند.

میزبانی (hosting): اساسا تمام آپشن‌های ابزار BPM دارای پیشنهادات cloud و on-site هستند. مهم‌ترین نکته در مورد این آپشن این است که آیا نیروی انسانی و منابع فنی برای پشتیبانی از میزبانی در  on-site‌ را دارید و آیا  این مسیر از مسیر ابری بیشتر برای شما سودآور است یا خیر. به عنوان مثال نگرانی‌ها و مسائل امنیتی ممکن است میزبانی در سایت (on-site) را برای شما و سازمان‌تان مناسب بداند. با این حال امروزه تمام شرکت‌ها از سیستم‌های ابری استفاده می‌کنند و حتی بسیاری از سازمان‌های دولتی این نوع از شبکه‌ها را ترجیح می‌دهند. میزبانی ابری سرمایه گذاری کمتری را در اختیار شما قرار می‌دهد، به طور قابل توجهی خطر کمتری دارد و گزینه‌های مقیاس پذیری بیشتری دارد.

انتخاب نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مناسب می‌تواند تلاش‌های بهبود فرآیند را در کل سازمان شما امکان پذیر کند. اما شما باید ابزار مناسبی را برای رفع نیازهای سازمانی خود انتخاب کنید. قبل از تخصیص منابع قابل توجه به یک راه حل، گزینه‌های خود را با دقت ارزیابی کنید.

۵ روش برتر برای انتخاب نرم افزار BPMS

امروزه فرآیند جستجو، ارزیابی، خرید و گسترش یک ابزار BPM یک فرایند نسبتا پیچیده است. در مورد نرم افزار BPMS چیزی به نام یک روش که برای همه متناسب باشد وجود ندارد. امروزه راه حل‌های مختلف و متنوعی وجود دارند. هر یک از این راه‌حل‌ها یک مجموعه خاص از توانایی‌ها، نقاط قوت و نقاط ضعف را دارد. انتخاب نرم افزار BPMS که برای شما مناسب است می‌تواند فرآیند پیچیده‌ای باشد. به همین دلیل نیاز به تحقیق عمیق دارد اغلب موارد فراتر از راه حل و توانایی‌های فنی آن است. در این مقاله ما به بررسی پنج روش مناسب برای کمک به شما در انتخاب بهترین نرم افزار برای سازمان‌تان می‌پردازیم:

تعامل و درگیر کردن همه کارکنان

اگر کارکنان، کارمندان، تیم و ... از این نرم افزار استفاده نکنند اجرای آن چه فایده‌ای می‌تواند داشته باشد؟ لازم است که با تمام کارکنان و افراد سازمان در مورد ابزار جدید BPM صحبت کنید. به تیم خود بگویید که چرا این نرم افزار را انتخاب کرده‌اید، این نرم افزار می‌تواند به چه مشکلاتی بپردازد و چه مشکلاتی را حل کند؟ و اینکه چگونه می‌توانید از آن در محل کار خود به طور مناسب استفاده کنید. ممکن است تهیه تعدادی اسناد داخلی که به تیم شما نحوه استفاده از این نرم افزار را یاد دهد، به شما و تیم‌تان کمک کند.

تحقیقات لازم در این باره را انجام دهید و به جزئیات توجه کنید

هنگام انجام تحقیقات خود، توجه به جزئیات کوچک (مانند ویژگی‌ها و قابلیت‌ها) هر پلت فرم مهم است. ممکن است بعد از مدتی تحقیق کردن خسته شوید. برای جلوگیری از این مشکل می‌تواند مشخصات را بیشتر بررسی کنید. جزئیات کوچک مانند طراحی یا layout را بررسی کنید. آیا یک سیستم رابط کاربری بصری و ساده‌تری دارد؟ آیا در رابطه با این نرم افزار BPM‌ ویژگی خاصی وجود دارد که آن را از بقیه متمایز می‌کند؟

دقیقا آنچه را که می‌خواهید مشخص کنید

تحقیقات خود درباره نرم‌افزارهای BPMS  را برای مدت کوتاهی به عقب بیاندازید. و با تیم خود در این باره بحث کنید. شما واقعاً چه ویژگی‌هایی را می‌خواهید یا نیاز دارید؟ آیا شما به نرم افزاری نیاز دارید که ابتدا استخدام را مدیریت کند یا چیزی را می‌خواهید که بتواند با نرم افزار مدیریت گردش کار شما ادغام شود؟ یافتن راهی برای بیان آنچه بیشتر از همه می‌خواهید، می‌تواند به روشن شدن هدف شما کمک کند.

نکات قوت و نکات ضعف را لیست کنید

تهیه لیستی از نکات قوت و نکات ضعف می‌تواند بسیار برای شما موثر باشد، مخصوصاً برای کسانی که به کمک بصری نیاز دارند یا با فکر کردن با صدای بلند بهتر کار می‌کنند. به طور کلی تهیه لیست می‌تواند یکی از موثرترین راه‌ها برای تصمیم گیری نهایی باشد. آن را تنظیم کنید تا پنج راه حل اصلی BPM (یا هر تعداد که لازم می‌دانید) در یک ستون داشته باشید. و در ستون‌های دیگر فهرست کنید که چگونه هر یک از راه حل‌ها متناسب با نیازهای کسب و کار شما هماهنگ است. اگر در میانه جستجوی نرم افزار BPM هستید و احساس می‌کنید گیج شده‌اید، ما به شدت توصیه می‌کنیم که لیستی از تمام نقاط قوت و نقاط ضعف آن را تهیه کنید. این کار هم برای افراد حرفه‌ای و هم برای افراد مبتدی می‌تواند بسیار موثر باشد.

مدیریت فرآیندهای کسب و کارها

از دیگران کمک بگیرید

زمانی که برای اولین بار با یک سیستم نرم افزار جدید کار می‌کنید، به طور یقین سوالات و نگرانی‌هایی خواهید داشت. به همین دلیل سعی کنید سوالات خود را از افرادی که در این باره متخصص هستند بپرسید. همانند شرکت شما، فردی که نرم افزار را برای شما تهیه می‌کند می‌خواهد که این نرم افزار به بهترین نحو در خدمت شما باشد. به همین دلیل از گفتن هر ویژگی را که در نرم افزار می‌خواهید دریغ نکنید.  یک شرکت نرم افزاری همیشه قادر به پاسخگویی به درخواست‌ها نیست. اما بسیاری از فروشندگان پیشنهادات مشتری را بسیار جدی می‌گیرند و یک چرخه سریع تولید محصول دارند که چنین انعطاف پذیری را امکان پذیر می‌کند.

نکات کلیدی

  • مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک روش سیستماتیک برای بهینه سازی و مدیریت عملیات، فعالیت‌ها و گردش کار است.

  • از نظر قیمت، نرم افزار BPMS بنابر معیارهای مختلفی متفاوت است.

  • امروزه بسیاری از مدیران موفق از نرم افزار مدیریت کسب و کار استفاده می‌کنند.
  • نرم افزار BPMS راه‌حلی بالقوه برای رسیدن به اهداف سازمانی است.

 

 سوالات پرتکرار

نرم افزار BPMS چیست؟

نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) در واقع نرم افزاری برای اتوماتیک کردن و مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان است. در واقع این نرم افزار به بهینه سازی و مدیریت عملیات، فعالیت‌ها و گردش کار را به طور موثر کمک می‌کند. زمانی که یک نرم افزار مدیریت فرآیند را انتخاب می‌کنید، اول از همه باید اهداف سازمانی را که سعی در دستیابی به آن دارید در نظر بگیرید.

چگونه نرم افزار BPMS‌ مناسب برای سازمان خود را انتخاب کنیم؟

اول از همه تعاملات و ارتباطات کافی با اعضای تیم و کارکنان خود را داشته باشید. تعامل کافی و مناسب با کارکنان این امکان را به شما می‌دهد تا بدانید چه نرم افزاری برای شما کارآمدتر است. دومین قدم انجام تحقیقات لازم و توجه به جزئیات است. از این طریق می‌توانید به بهترین نرم افزاری که بیشترین کارایی را برای شما دارد دست یابید. قدم بعدی این است که تعیین کنید از این نرم افزار چه درخواستی را دارید؟ آیا می‌خواهید کارهای مرتبط به استخدام را در آن انجام دهید و یا هدف شما بررسی گردش کار است. در وهله چهارم لیستی از نکات مثبت و نکات منفی نرم افزاری را که انتخاب کرده‌اید بررسی کنید. بررسی این نکات می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید چه نرم افزاری برای شما بهتر خواهد بود. و در آخر سعی کنید از دیگران کمک بگیرید. تهیه کنندگان نرم افزار می‌خواهند دقیقا چیزی را به شما عرضه کنند که برای شما موثر است. پس بهتر است که هنگام خرید این نرم افزار تمام خواسته‌هایی را که از آن می‌خواهید با ارائه کننده مطرح کنید. ممکن است آن‌ها نتوانند تمامی خواسته‌های شما درباره این نرم افزار اجرا کنند . اما بسیاری از فروشندگان پیشنهادات مشتری را بسیار جدی می‌گیرند و یک چرخه سریع تولید محصول دارند که چنین انعطاف پذیری را امکان پذیر می‌کند.

 

پیام بگذارید

مقالات مرتبط