تهیه لیست حضور غیاب در شرکت می‌تواند باعث نظم بیشتر شرکت شود. با داشتن لیست حضور غیاب می‌توان غیبت کارکنان را کاهش و از طرفی بهره وری آنها را افزایش داد. از دیگر مزایای تهیه لیست حضور و غیاب در شرکت می‌توان به برنامه ریزی آسان در تعطیلات اشاره کرد. یکی دیگر از مزایای مهم این لیست، پرداخت به موقع حقوق کارمندان است. در این مقاله قصد داریم در مورد ابزارهای موردنیاز برای ایجاد لیست حضور غیاب صحبت کنیم. یکی از ابزارهای مهم در این زمینه نرم افزار اکسل است. در ادامه این مقاله در مورد چند قالب اکسل برای تهیه لیست حضور غیاب در اکسل صحبت می‌کنیم.
دلیل استفاده از لیست حضور غیاب
با استفاده از لیست حضور غیاب کارمندان می‌توانید حضور، غیاب، مرخصی، تاخیر و ... را مشخص کرد. براساس این لیست می‌توان روزهای غیبت کارمندان را به راحتی مشخص کرد. لیست حضور غیاب کارمندان می‌تواند در موفقیت کسب و کار تاثیرگذار باشد. قالب‌های مختلفی برای لیست حضور غیاب وجود دارد که در ادامه مقاله در مورد آن توضیح داده می‌شود. از ویژگی‌های خوب یک کارمند می‌توان به حضور منظم و مستمر کارمند در شرکت اشاره کرد. بنابراین با استفاده از قالب‌های موجود در اکسل با نام لیست حضور غیاب در اکسل می‌توان بر روی حضور غیاب کارمندان نظارت داشت.
نکات مهم در زمان تنظیم لیست حضور غیاب
در هنگام تنظیم لیست حضور غیاب باید مواردی را در نظر گرفت که در ادامه در مورد آن توضیح می‌دهیم:
- نام برگه
- نام تنظیم کننده با سمت شغلی
- نام شرکت
- روز
- شماره کارمندی
- نام کارمند
- نام خانوادگی کارمند
- سمت کارمند
- نام دپارتمان
- نام سرپرست
- زمان ورود
- لیستی از تعطیلات
- امضا
- زمان خروج
- روز و ساعت غیبت
مزایای استفاده از لیست حضور غیاب
لیست حضور غیاب کارمندان یکی از عوامل مهم در زمان تصمیم گیری است. در هر نوع کسب و کاری باید از چنین لیستی استفاده کرد. حتما در مورد این موضوع می دانید که لیست حضور غیاب در توسعه و پیشرفت سازمان نقش مهمی دارد. در ادامه مقاله در مورد مزایای استفاده از قالب‌های لیست حضور غیاب و چگونگی طراحی لیست حضور و غیاب در اکسل صحبت می‌کنیم.
بهبود بهره وری
زمانی که کارمندان در ساعت مشخصی در شرکت حضور دارند و وظایف خود را به طور جدی و دقیق انجام می دهند، مطمنا هیچ فرد و موضوعی نمی‌تواند مانع پیشرفت این شرکت شود. یک شرکت به دلیل داشتن کارمندان وفادار می‌تواند رشد چشمگیری داشته باشد. اگر کارمندان وظایفشان را به بهترین نحو انجام دهند و طبق بازه زمانی شرکت پیش بروند، در نتیجه بهره‌وری شرکت افزایش می‌یابد. تمامی این موارد به دلیل وجود لیست حضور غیاب کارمندان اتفاق می‌افتد.
نظارت بر عملکرد کارمندان
کارفرمایان و سرپرست تیم علاقمند هستند که بدانند کدام یک از کارمندانشان به موقع به سر کار می‌آیند. با استفاده از لیست حضور و غیاب در اکسل می‌توانند به هر نوع اطلاعاتی که می‌خواهند دست پیدا کنند. نظارت بر زمان ورود کارمندان به شرکت کار چندان راحتی نیست، اما با استفاده از «لیست حضور غیاب در اکسل» می‌توان به راحتی از زمان ورود و خروج کارمندان اطلاع پیدا کرد.
مشخص شدن زمان‌های دزدیده شده
گاهی اوقات، اکثر کارمندان قبل از اینکه ساعت کاریشان تمام شود از شرکت خارج می‌شوند. با ساخت لیست حضور غیاب در اکسل ، می‌توان از زمان خروج تمام کارمندان مطلع شد و آن شخص را شناسایی کرد. شرکت‌ها از این طریق می‌توانند به کارمندان هشدار دهند که در ازای خروج زودتر از موعد از شرکت از مبلغ حقوقشان کم می‌شود.
محاسبه زمان کاری
بر اساس لیست حضور غیاب کارمندان می‌توان زمان کاری هر کارمند را محاسبه کرد تا میزان حقوق بر اساس آن پرداخت شود.
صرفه جویی در زمان و هزینه
کارفرمایان و سرپرستان پروژه با استفاده از لیست حضور غیاب می‌توانند سریعا به اطلاعاتی همانند ساعت کاری، ساعت ورود، ساعت خروج و تعطیلات دسترسی داشته باشند. استفاده از لیست حضور غیاب یکی از بهترین روش‌ها برای محاسبه زمان کاری می‌باشد و با این کار در هزینه و زمان شما صرفه جویی می‌شود.
روش تنظیم لیست حضور غیاب
برای تنظیم لیست حضور غیاب می‌توان از دو روش استفاده کرد؛ روش اول تنظیم فایل اکسل حضور و غیاب پرسنل و روش دوم استفاده از قالب‌های آماده
تنظیم اکسل حضور و غیاب پرسنل
اگر قصد دارید لیست حضور غیاب را خودتان به صورت دستی ایجاد کنید، در ادامه در مورد آن توضیح داده شده است:
- مایکروسافت اکسل را باز کنید.
- بر روی «New Document» کلیک کنید.
- سرتیتر سند خود را ایجاد کنید. وارد تب insert بشوید و بر روی header button کلیک کنید، از این روش سرتیتر سند شما ساخته می‌شود. سرتیتر سند خود را در بخش انتخاب شده وارد کنید. سرتیتر برگه شما می‌تواند شامل نام سازمان، نام تنظیم کننده، سِمَت تنظیم کننده باشد.
- ستون A1 را انتخاب کنید و در سرتیتر ستون اول «نام کارمند» را بنویسید.
- سرتیتر ستون دوم را به عنوان «سِمَت کارمند» در سلول B1 بنویسید.
- بعد از این مرحله، سرتیتر ستون‌های «زمان ورود»، «زمان خروج»، «نام واحد»، «امضا»، و ستون «تعطیلات» را به ترتیب در سلول‌های C1، D1، E1، F1 و G1 را ایجاد کنید.
- در صورتی که قصد دارید اطلاعات بیشتری در اختیار داشته باشید می‌توانید سرتیترهای بیشتری ایجاد کنید.
- فایل خود را با نام «لیست حضور غیاب کارمندان» ذخیره کنید.
استفاده از قالب‌های آماده
در ادامه این بخش قصد داریم در مورد چند قالب مهم لیست حضور غیاب در اکسل صحبت کنیم. به طور کلی قالب‌های آماده به چند دسته تقسیم‌بندی می‌شوند که عبارتند از: لیست حضور غیاب با محدوده زمانی، لیست حضور غیاب بر اساس حادثه و اتفاق، لیست غیبت کارمندان و لیست قراردادهای کاری
قالب‌های لیست حضور غیاب در اکسل با محدودیت زمانی
با استفاده از قالب‌های اکسل حضور غیاب با محدودیت زمانی می‌توانید از حضور غیاب کارمندان به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه مطلع شوید.
می‌توانید روزهای حضور کارمندان را به صورت زیر مشخص کنید:
- کار انجام شده (می‌توانید کارهایی که انجام شده است را با علامت ✔ در مکان‌های مشخص شده در قالب مشخص کنید)
- روزهایی که به علت بیماری مرخصی گرفته‌اید (می‌توانید روزهای مرخصی بابت بیماری را با حرف S نشان دهید)
- مرخصی به دلیل مسائل شخصی (می‌توانید روزهای مرخصی بابت مسائل شخصی را با حرف P نشان دهید)
- تعطیلات کاری (تعطیلات کاری را می‌توان با حرف V نمایش داد)
- زمانی که در شرکت حضور ندارید و نوشتن دلیل عدم حضور در شرکت (این موضوع را می‌توانید با نوشتن حرف X نشان دهید)
با استفاده از این قالب می‌توانید حضور غیاب کارمندان را به صورت روزانه مشخص کنید. این قالب برای شرکت‌هایی مناسب است که قصد دارند زمان حضور، غیبت بابت بیماری، غیبت شخصی، تعطیلات و ... را به صورت روزانه ارزیابی کنند.
قالب‌های لیست حضور غیاب در اکسل بر اساس اتفاقات
با استفاده از این قالب می‌توانید زمان جلسات، آموزش‌ها و همچنین زمان‌هایی که کارمندان در جلسات حضور دارند را مشخص کنید. در این قالب می‌توانید نوع جلسه (روزانه یا هفتگی) را مشخص کنید.
قالب‌های لیست حضور غیاب در اکسل برای غیبت کارمندان
با استفاده از این نوع قالب می‌توانید تعداد روزهای غیبت کارمندان خود، حال به دلایل مختلف از جمله تعطیلات، مرخصی بیماری یا مرخصی شخصی را مشخص کنید.
قالب‌های لیست قراردادهای کاری
براساس قالب‌های قرارداد کاری می‌توانید بازدیدکنندگان از جمله مشتریانی که وارد شرکت می‌شوند را مشخص کنید. در این قالب، نام بازدیدکنندگان، زمان شرکت در قرارملاقات، هدف از ملاقات، تاریخ مقالات مشخص می شود.
نتیجه گیری
کارمندان از جمله عواملی هستند که می‌توانند بهره‌وری شرکت را افزایش دهند. برای ارزیابی و بررسی حضور غیاب کارمندان در شرکت می‌توان از لیست حضور غیاب استفاده کرد. لیست حضور غیاب در اکسل یکی از آسان‌ترین و کم هزینه‌ترین روش ها برای ارزیابی حضور غیاب کارمندان شرکت می‌باشد. تنظیم لیست حضور غیاب در اکسل را می توان هم به صورت دستی انجام داد و هم اینکه از قالب های آماده استفاده کرد.
پیام بگذارید