چطور بهترین دستگاه حضور و غیاب را انتخاب کنم؟ | راهنمای انتخاب اصولی

زمان فعالیت و حضور کارمندان در یک شرکت یکی از عواملی است که روی موفقیت یک سازمان تاثیر می‌گذارد. شرکت‌های چند ملیتی و همچنین سازمان‌های کلان برای نظارت بر حضور غیاب کارمندان معمولا از سیستم حضور و غیاب بیومتریک استفاده می‌کنند؛ چون به هر حال فناوری جوهره اصلی هر کسب و کار محوب می‌شود و می‌تواند بر همه ابعاد زندگی از جمله کار، ارتباط با مردم و پیدا کردن راه‌حل‌های مختلف اثر بگذارد. امروزه سیستم‌های بیومتریک حضور و غیاب تضمین می‌دهند که خط‌مشی‌ها و سیاست‌های کاری از جمله حضور و غیاب کارمندان درون شرکت به صورت شفاف و به دور از هیچ گونه ابهامی اجرا شود.

اما آیا این دستگاه‌ها تنها روش مدیریت حضور و غیاب پرسنل سازمان است؟ آیا روش امن‌تر و راحت‌تری وجود ندارد؟ با من همراه باشید تا هم با انواع دستگاه‌های حضور و غیاب آشنا شوید و هم به پاسخ این سوالات برسید.  
 

دستگاه حضور و غیاب چیست و چه کمکی به سازمان‌ها می کند؟

سیستم حضور و غیاب به کارمندان این امکان را می‌دهد که با استفاده از ابزارهای مختلف نظیر کامپیوترهای متصل به اینترنت، موبایل و تلفن، زمان ورود و خروج خود را به صورت الکترونیکی ثبت کنند. علاوه بر این بعضی از دستگاه‌ها این قابلیت را دارند که زمان ورود و خروج را به صورت پیامک، در شبکه‌های اجتماعی نظیر توییتر و نرم افزارهای خاص برای کارمند بفرستند. زمانی که کارمند وارد شرکت شده یا از آن خارج می‌شود، اطلاعات فورا به نرم افزار منتقل می‌شود. در این حالت نرم افزارهای حضور غیاب می‌تواند بسته به امکاناتی که دارد اطلاعات را وارد سیستم حقوق و دستمزد کند.

اکثر این سیستم‌ها قابلیت‌های بیشتری دارند و تنها محدود به ثبت زمان ورود و خروج کارمند نمی‌شود. این سیستم‌ها می‌توانند با استفاده از موقعیت مکانی، بر مکان و موقعیت کارمندان سیار نظارت کنند. علاوه بر موارد گفته شده، دستگاه حضور و غیاب می‌تواند زمان مرخصی کارمندان را مشخص کند و یک برنامه زمانی برای کارمندان ایجاد کند و همچنین مشخص کند که کدام یک از کارمندان با چه میزان ساعتی کار کرده است.

یکی از انواع سیستم‌های حضور و غیاب، دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره می‌باشد. بهترین دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره موجب می‌شود کارمندان به راحتی زمان حضور و غیاب خود را ثبت کنند. برای این منظور، فرد باید در مقابل دستگاه بایستد تا از تصویر وی اسکن بگیرد. تمامی این کارها تنها در عرض چند ثانیه انجام می‌شود. با همه این تفاسیر، دستگاه حضور و غیاب هم ایراداتی دارد و گاهی اوقات راه‌حل‌های بهتری وجود دارد.
 

بهترین دستگاه حضور و غیاب را چگونه انتخاب کنیم؟

دستگاه‌های حضور غیاب مختلفی در بازار وجود دارد که ممکن است انتخاب را کمی سخت کرده و ندانید بالاخره کدام یک را خریداری کنید. همان طور که نمی‌توان برای هر مشکلی یک راه حل یکسان ارائه کرد، برای همه شرکت‌ها هم نمی‌شود یک نوع دستگاه را به عنوان بهترین دستگاه حضور و غیاب معرفی کرد و این تصمیم گیری به عواملی بستگی دارد که در ادامه مقاله به آن اشاره می شود.
 

عوامل مهم در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب

1. هدف استفاده از دستگاه حضور و غیاب

بهتر است قبل از اینکه به فکر خرید چنین دستگاه‌هایی باشید، هدف و انگیزه خود را برای تهیه چنین سیستم‌هایی مشخص کنید. برای مثال سعی کنید به سوالات زیر فکر کنید و برای آنها پاسخی پیدا کنید:

• چه چیزهایی به عنوان خلاء در شرکت شما احساس می‌شود که فکر می‌کنید این دستگاه‌ها می‌توانند جای آن را پر کنند؟

• چه کارهایی در غیاب آن به درستی انجام نمی‌شود؟
• در اختیار داشتن تعداد ساعت‌هایی که کارمندان کار کرده‌اند چه اطلاعاتی برای بهبود عملکرد شرکت ارائه می‌دهد؟
• چگونه می‌توانید از آن برای ارائه برنامه کاری جدید به کارمندان استفاده کنید؟
• چگونه می‌توانید با استفاده از اطلاعات به دست آمده از دستگاه حضور و غیاب، سختی کار را بین کارمندان تقسیم کنید؟

وقتی برای سوالات بالا جواب‌های اساسی داشته باشید، می‌توانید بودجه‌ای واقع گرایانه برای تهیه بهترین دستگاه حضور و غیاب اختصاص دهید چون دیگر می‌دانید هزینه‌ای که می‌کنید هدفمند است و می‌تواند پیشرفت‌های کاری زیادی به همراه داشته باشد.

2. نیازهای سازمان

نیازهای سازمان یکی از مواردی است که در زمان انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب باید در نظر بگیریم. کارفرمایان علاقه ندارند از سیستم‌هایی استفاده کنند که امکان تقلب و جعل در آن وجود دارد. در مقابل به دنبال سیستم‌هایی هستند که بتوانند کارهای سنتی از قبیل تعطیلات، مرخصی بابت بیماری یا زمان خروج را به درستی انجام دهند. بسیاری از کارفرمایان در مورد گزینه‌ها و قابلیت‌های موجود در سیستم‌های حضور و غیاب مطلع نیستند. برای این کار لازم است با خدمات فروش صحبت شود.

3. استفاده ساده و راحت از دستگاه حضور و غیاب

بهتر است دستگاهی را انتخاب نکنید که کار با آن پیچیده باشد و نیاز به آموزش های پیشرفته ای برای مدیریت آن داشته باشد. پس یکی از ویژگی های بهترین دستگاه حضور غیاب این است که سیستم مربوطه باید هم دارای تکنولوژی های جدید و کاربردی باشد و هم به راحتی بتوان اطلاعات وارد شده را استفاده و تجزیه و تحلیل کرد. پس هر چه قدر کار با دستگاه حضور غیاب خریداری شده راحت‌تر باشد بهتر می‌توانید همه ویژگی‌های آن را به طور موثری استفاده کنید و بازخورد خوبی از هزینه‌ای که کرده‌اید بگیرید.

گاهی اوقات سیستم های حضور و غیاب پیچیدگی‌هایی دارند که کار با آن‌ها را سخت می‌کند. به همین دلیل معمولا راه‌حل‌های راحت‌تری مثل نرم افزارهای تحت وب هم وجود دارد که پیشنهاد می‌شود از آن‌ها استفاده کنید.

4. هزینه دستگاه حضور و غیاب

توجه به قیمت خرید دستگاه حضور و غیاب مناسب برای شرکت شما به این معنی نیست که حتما باید سراغ ارزان‌ترین دستگاه بروید. قیمت‌ها معمولا بر اساس عوامل مختلفی از جمله قابلیت‌ها و امکانات دستگاه، خدمات پشتیبانی و به روز‌ رسانی سیستم تعیین می‌شوند. پس باید ببینید دقیقا چه ویژگی‌هایی مد نظر شما است که می‌توانید آن را با بهترین قیمت تهیه کنید و البته هزینه‌های کوتاه مدت و دراز مدت استفاده از آن را هم در نظر بگیرید. برخی از بهترین دستگاه های حضور و غیاب شاید هزینه اولیه زیادی داشته باشند ولی هزینه‌های بعدی که در سال‌های متوالی دارند کمتر است.

همچنین بعضی از دستگاه‌ها به دلیل امکانات پیشرفته‌ای که دارند قطعا دارای هزینه بالایی هستند. در این صورت باید ببینید آیا همه امکانات آن به درد شما می‌خورد که چنین دستگاه‌هایی را تهیه کنید؟ پس هزینه از جمله مواردی است که در انتخاب بهترین سیستم حضور و غیاب نقش دارد. این موضوع در شرکت‌هایی با مقیاس بزرگ اهمیت زیادی دارد. 
 

اما یکی از روش‌های بهتر که هزینه کمتری هم دارد، استفاده از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار است که علاوه بر اینکه به دستگاه حضور و غیاب متصل می‌شود، بدون دستگاه هم همه آنچه را که برای ثبت ورود و خروج کارمندان نیاز دارید، برآورده می‌کند.
 

5. امکان ثبت ساعات ترک محل کار توسط بهترین دستگاه حضور و غیاب

گاهی اوقات ممکن است یک کارمند بنا به هر دلیلی بخواهد برای ساعاتی مشخص، محل کار را ترک کند و مرخصی بگیرد. این باعث می‌شود در تایم کاری او فاصله بیفتد. اگر ثبت این غیبت به صورت دستی انجام شود، ممکن است روی بازده عادی شرکت شما تاثیر بگذارد.

یک دستگاه حضور و غیاب خوب می‌تواند برای جلوگیری از کم‌کاری کارمندان امکانی فراهم کند که این ترک کردن را به خوبی ردیابی و ثبت کند. برای مثال به طور خودکار از طریق ایمیل و ابزارهای دیگر این اطلاعات را به تقویم شرکتی وارد کرده و برنامه‌ریزی فردی را راحت‌تر کند.
 

6. حافظه ذخیره دستگاه و تعداد کارمندان

دستگاه‌های حضور غیاب می‌توانند تعداد محدودی از ترددها را در حافظه خود ذخیره‌سازی کنند. بنابراین اگر تعداد کارکنان شرکت شما زیاد است باید برای انتخاب بهترین دستگاه حضور غیاب، حافظه آن را هم در نظر بگیرید. برای مثال اگر 100 کارمند دارید و هر کدام به طور میانگین، روزانه 4 بار از دستگاه استفاده می‌کنند، 400 تردد در روز ثبت می‌شود. بنابراین، اگر دستگاهی بخرید که حافظه ذخیره 4000 تردد را داشته باشد در این صورت می‌توانید تا 10 روز از این دستگاه حضور غیاب استفاده کنید.
 

اما نکته‌ای که در مورد نرم افزارهای مدیریت کسب و کار مانند کاوان وجود دارد، این است که چنین مشکلاتی ندارند و کارمندان به طور نامحدود در روز می‌توانند ورود و خروج خود را در آن ثبت کنند. کافی است با توجه به ویژگی تعیین لوکیشن در نرم افزار، برای ثبت ورودی خود به اوکیشن تعریف شده در نرم افزار وارد شده و برای ثبت خروج از آن خارج شوند.
 

7. توجه به خدمات پشتیابی دستگاه حضور و غیاب

قبل از اینکه چنین دستگاه‌هایی را خریداری کنید، مطمئن شوید شرکتی که این دستگاه را به شما می‌فروشد دارای خدمات پشتیبانی خوبی است. چون حتی اگر بهترین دستگاه حضور و غیاب را هم تهیه کنید ممکن است مشکلات مختلفی مانند یکپارچه‌سازی سیستم و سایر عوامل بیرونی برای آن پیش بیاید که حل آن توسط خود شما ممکن نیست و حتما به راهنمایی‌های تکنیکی نیاز دارد. پس شرکت شما باید همیشه این پشتیبانان را در اختیار داشته باشد تا هر مشکلی برای دستگاه حضور غیاب پیش آمد فورا برطرف کند.
 

بسیاری از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار از جمله نرم افزار کاوان، دارای پشتیبانی است و در هر بخش که با مشکل مواجه شوید، می‌توانید سوالات و مشکلات خود را از پشتیبانی بپرسید. البته یک مزیت دیگر هم که دارد، این است که کار با آن فوق‌العاده راحت و لذت‌بخش است و برای استفاده از آن با مشکل خاصی مواجه نخواهید شد.
 

برای استفاده از ماژول حضور و غیاب نرم افزار کاوان کلیک کنید.
 

8. قابلیت یکپارچه‌سازی با بهترین دستگاه حضور و غیاب

شرکت‌ها باید قبل از انتخاب هر نوع سخت‌افزار و نرم‌افزار جدید، امکان یکپارچه‌سازی با سیستم‌های کامپیوتری قبلی موجود در شرکت خود را در نظر بگیرند تا هم قابلیت اشتراک اطلاعات بین آنها وجود داشته باشد و هم اینکه وقتی سیستم جدید اضافه شد، اطلاعات قبلی شرکت از بین نرود. اگر سیستم‌های قبلی شرکت، خیلی قدیمی باشند ممکن است این یکپارچه‌سازی و هماهنگی با محصولات جدید انجام نشود. البته گاهی هم جای نگرانی نیست و شرکت‌های مدرن ارائه دهنده بهترین دستگاه حضور و غیاب ممکن است بتوانند به حل مشکلات این چنینی کمک کرده و این یکپارچه‌سازی را انجام دهند. مانند شرکت کاوان که در زمینه عرضه نرم افزار حضور و غیاب فعالیت می‌کند و خدمات ارائه شده توسط این شرکت به صورت معتبر می‌باشد.
 

9. امنیت بالا و محافظت از اطلاعات

گاهی اوقات دستگاه‌های حضور غیاب کارمندان شرکت دارای اطلاعات شخصی حساسی است که پ حفظ آن برای شرکت مهم است و مدیران باید مطمئن شوند شرکت‌های فروش دستگاه های حضور و غیاب از استانداردهای لازم امنیت و حفاظت اطلاعات استفاده می‌کنند. می‌توانید از افرادی که در زمینه IT فعالیت تخصصی دارند مشورت بگیرید تا میزان رعایت چنین استانداردهایی را توسط شرکت‌های مربوطه بررسی کنند.
 

خوشبختانه نرم افزار جامع کسب و کار کاوان با وجود ماژول‌های مفیدی مانند حقوق و دستمزد، حضور و غیاب، ارتباط با مشتریان و مدیریت منابع انسانی، دارای امنیت کافی برای حفاظت از اطلاعات شما است و می‌توانید از حفظ اطلاعات و داده‌های شرکت خود کاملا مطمئن باشید.
 

10. امکان ایجاد ارتباط با سیستم‌ های حقوق و دستمزد

بسیاری از دستگاه های حضور غیاب خوب می‌توانند ارتباط بهینه ای را با سیستم‌های حقوق و دستمزد ایجاد کنند. چنین گزینه‌ای می‌تواند باعث صرف جویی زیادی در زمان کاری کارمندان بخش مالی شود. همچنین از بروز خطاهای مختلفی که در هنگام ورود دستی زمان تردد کارمندان شرکت پیش می‌آید نیز جلوگیری می‌شود. این برای شرکت‌هایی که تعداد کارکنان آن بالا است می‌تواند بسیار مهم باشد. البته ایجاد چنین ارتباطی بین این دو سیستم به دانش و دقت زیادی دارد و باید به دست کسی سپرده شود که بتواند بسته به نیازهای شرکت شما، چنین ارتباطی را به درستی برقرار کند.
 

نرم افزار کاوان با اتصال به انواع دستگاه های حضور و غیاب، هیچ مشکلی برای ارتباط بین سیستم و نرم افزار ندارد و همه اطلاعات را از دستگاه‌ها گرفته و درون خود ذخیره می‌کند.
 

11. پشتیبانی از گوشی‌های تلفن همراه

تلفن همراه هوشمند، ابزاری جدا نشدنی از زندگی بشر امروزی است و بسیاری از فعالیت‌های ما توسط این ابزارها قابلیت مدیریت و تنظیم شدن را دارند. بنابراین شاید بتوان گفت که یکی از ویژگی‌های بهترین دستگاه حضور و غیاب این است که بتواند با نرم‌افزارهای مدیریت کسب و کار (مثلا نرم افزار حضور و غیاب کاوان که با انواع دستگاه‌های حضور و غیاب قابل استفاده است) یکپارچه شود و از طریق گوشی همراه هم قابل استفاده باشد. ممکن است امکانات مختلفی هم در این زمینه برای گوشی های همراه در نظر گرفته شده باشد مانند ردیابی زمانی هوشمند، سازگاری با انواع گوشی‌ها، زنگ اعلان، ثبت تاریخ دقیق و ...

تا این قسمت از مقاله، با نحوه انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب آشنا شدید. در ادامه قصد داریم به توضیح انواع مختلف دستگاه های حضور غیاب و همچنین مزایا و معایب هر کدام از آنها بپردازیم. شناخت این نقاط قوت و ضعف به انتخاب بهتر سیستم‌های حضور و غیاب و حتی انتخاب راه‌حل‌های بهتر دیگر کمک بیشتری می‌کند.
 

مزایا و معایب سیستم ‌های حضور و غیاب

در گذشته معمولا لیست کاغذی برای حضور و غیاب کارمندان وجود داشت و مانند زمانی که افراد در دوران مدرسه و دانشگاه، حضور و غیاب می‌شدند، کارمندان نیز به همین طریق می‌توانستند زمان ورود و خروج از شرکت و تردد خود را ثبت کنند. ولی این نوع ثبت دستی مشکلاتی مانند خطای انسانی، امکان تقلب در ورود اطلاعات و کاغذبازی‌های متعدد ایجاد می‌کرد. امروزه با پیشرفت علم و تکنولوژی، دستگاه‌های جدیدی برای حضور غیاب کارمندان شرکت‌های بزرگ و کوچک اختراع شده است که هر کدام مزایا و معایب خود را دارند.
 

مزایای دستگاه حضور و غیاب

• کارهای دستی را الکترونیکی و دیجیتالی می‌کند.
• همه اطلاعات زمانی به صورت الکترونیکی جمع آوری می‌شوند.
• احتمال خطا را به حداقل می‌رسانند.
• به یک فرد برای جمع آوری اطلاعات نیازی نیست.
• مدیریت یکپارچه حضور و غیاب کارمندان، زمان مرخصی، اضافه کار، ماموریت و ...
• افزایش بهره‌وری کار با وقت‌شناسی بیشتر کارمندان
   

اما این دستگاه‌ها معایبی هم دارند. مثلا نسبت به روش سنتی و دستی پرهزینه‌تر و گران‌تر هستند. در ادامه معایب این دستگاه‌ها را با هم مرور می‌کنیم.
 

بیشتر بخوانید: مقایسه بهترین دستگاه حضور و غیاب دیجی کالا 
 

معایب دستگاه حضور غیاب

دستگاه‌های حضور و غیاب مزایای زیادی دارند؛ اما به دلایل زیادی هم استفاده از آن‌ها توصیه نمی‌شود. مثلا احتمال خرابی در آن‌ها زیاد است و ممکن است به دلایل متعدد نیاز به تعمیرات داشته باشند. به همین دلیل معمولا توصیه می‌شود به جای دستگاه حضور و غیاب از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار که شامل ماژول حضور و غیاب است، استفاده کنید. در ادامه معایب این دستگاه‌ها را بررسی می‌کنیم.
 

1. هزینه‌های بالای خرید و تعمیرات دستگاه

وقتی یک شرکت برای سیستم‌های پیشرفته هزینه می‌کند، باید به فکر هزینه‌های راه‌اندازی و تعمیرات آن هم باشد. یک نظرسنجی در سال 2018 نشان داده است که 67% از متخصصان فناوری اطلاعات، بالا بودن هزینه را "بزرگ‌ترین دلیل عدم استفاده از دستگاه احراز هویت بیومتریک" دانسته‌اند. چون تنها هزینه‌های خرید دستگاه‌ها نیست! بلکه سازمان باید بعدا برای ارتقای سیستم‌های موجود هم هزینه کند و این روند در دراز مدت ادامه دارد و هزینه‌های بیشتری برای شرکت می‌تراشد. اما از طرفی خرید دستگاه حضور و غیاب ارزان قیمت هم انتخاب درستی نیست! پس چکار کنیم؟
 

به همین دلیل وجود یک راه حل بهتر و کم هزینه‌تر می‌تواند روش خوبی برای ثبت حضور و غیاب کارمندان باشد. مثلا استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب که در کنار آن‍ها سیتم‌های مدیریت حقوق و دستمزد، مدیریت منابع انسانی و مدیریت ارتباط با مشتریان هم وجود دارد. 
 

2. وجود نقض و اشتباه در داده‌ها

حتی بهترین دستگاه حضور و غیاب هم ایراداتی دارد. کسب و کارهایی که اطلاعات شخصی کاربران را جمع‌آوری و ذخیره می‌کنند، معمولا در معرض تهدید هکرها قرار می‌گیرند. از آنجایی که داده‌های دستگاه‌های بیومتریک غیر قابل تغییر هستند، سازمان‌ها باید با امنیت و احتیاط بیشتر با این داده‌های حساس رفتار کنند تا از کلاهبرداری و هک شدن اطلاعات جلوگیری کنند. اما این کار هم خیلی گران است و هم از نظر فنی دشوار است. وقتی چنین مشکلی در نرم افزارهای حضور و غیاب به وجود می‌آید، می‌توان رمز عبور را تغییر داد و از اطلاعات حفاظت کرد؛ اما چنین امکانی برای دستگاه‌های بیومتریک امکان‌پذیر نیست.
 

3. امکان ردیابی داده‌ها با دستگاه حضور و غیاب بیومتریک

وقتی اکثر شرکت‌ها از سیستم‌های احراز هویت بیومتریک مانند فناوری تشخیص چهره استفاده کنند، حریم خصوصی کاربران مورد توجه قرار می‌گیرد و ممکن است حتی به خطر بیفتد. هنگامی که اطلاعات دستگاه بیومتریک به داده تبدیل شده و ذخیره می‌شود - به ویژه در شرکت‌ها و کشورهایی که اقدامات نظارتی زیادی دارند - کاربران در معرض خطر قرار می‌گیرند؛ چون اطلاعات آن‌ها در اختیار تجهیزات قرار گرفته است و ممکن است توسط افراد با نیت‌های نادرست مورد سوء قصد قرار بگیرند.

در بسیاری موارد سازمان‌ها و دولت‌ها برای ردیابی و شناسایی افراد از نرم افزارهای تشخیص چهره با دقتی فوق‌العاده زیاد استفاده می‌کنند که حریم خصوصی آن‌‌ها را به طور قابل توجهی تحت تاثیر قرار می‌دهد. داده های بیومتریک با افزایش نظارت‌های سازمانی به یک برچسب دیجیتالی دائمی تبدیل می‌شوند که برای ردیابی افراد، چه با اطلاع آن‌ها و چه بدون اطلاع آنها مورد استفاده قرار می‌گیرند.
 

4. امنیت پایین دستگاه حضور و غیاب  

متداول‌ترین روش‌های احراز هویت بیومتریک برای احراز هویت پرنل به اطلاعات جزئی تکیه می‌کنند. مثلا بخش احراز هویت اثر انگشتی در تلفن همراه در مرحله اولیه یک اثر انگشت را اسکن کرده و آن را به داده تبدیل می‌کند. اما این احراز هویت در مراحل بعدی که کاربر از اثر انگشت خود برای باز کردن قفل گوشی استفاده می‌کند، تنها با یک بخش خاص از انگشت شما گوشی باز می‌شود. پس این روند سریع انجام می‌شود.

اما جالب است بدانید که یک تیم تحقیقاتی از دانشگاه نیویورک در تحقیقاتی که در سال 2018 انجام داد، به این نتیجه رسید که می‌توان با استفاده از هوش مصنوعی (لینک خارجی) و تطبیق شباهت‌های چاپ جزئی با داده‌های بیومتریک کامل، 20% از احراز هویت اثر انگشت را با موفقیت شکست. پس احتمال دستیابی به اطلاعات دستگاه حضور و غیاب هم وجود دارد و این دستگاه‌ها امنیت کافی را ندارند.
 

5. ویژگی‌های بیومتریک منحصربه‌فرد نیستند!

رمز عبور به سختی حدس زده می‌شود، اما خیلی از ویژگی‌های بیومتریک مانند چهره، رنگ چشم و سرعت تایپ در دوقلوها شباهت زیادی دارد و از طرفی قابل ردیابی و ثبت و ضبط کردن است. به همین دلیل باز هم در مورد امنیت این دستگاه‌ها به شک می‌افتیم. شاید این موضوع خیلی دور از ذهن و بعدی به نظر برسد، اما باید این احتمالات را هم در نظر گرفت.

به هر حال رمز عبور چیزی است که فقط مدیر شرکت یا مسئول مربوطه آن را می‌داند؛ اما ویژگی‌های بیولوژیکی شما در بیشتر موارد بسیار عمومی است. شما هر جا که می‌روید اثر انگشت خودتان را می‌گذارید، صدای شما را می‌توان ضبط کرد و چهره شما احتمالا در جاهای مختلفی از شبکه‌های اجتماعی گرفته تا پایگاه‌های اطلاعاتی دولتی ذخیره شده است. اگر این پایگاه‌های اطلاعاتی به خطر بیفتند، هکرها می‌توانند به داده‌های بیومتریک شما دسترسی پیدا کنند.

بنابراین سیستم دیجیتالی که 100% امنیت داشته باشد وجود ندارد. هر نوع داده دیجیتالی را می توان هک و از آن سوء استفاده کرد. مثلا درست یک روز پس از عرضه آیفون 5، که دارای اسکنر اثر انگشت TouchID بود، یک گروه هکر آلمانی موفق به ساخت یک انگشت جعلی برای باز کردن قفل دستگاه‌ها شدند. مطمئناً این فناوری سال‌های اخیر پیشرفت زیادی کرده است، اما تفاوت زیادی بین پیشرفت و بی نقصی وجود دارد. حتی جالب است بدانید که همان گروه هکر پنج سال بعد توانست با قرار دادن یک لنز تماسی روی چشم یک عکس با وضوح بالا، قفل تشخیص عنبیه را در Samsung S8 بشکند.

پس به هر حال این دستگاه‌ها معایب و ایراداتی دارند که آن‌ها را بی نقص نمی‌کنند. بنابراین بهترین کار این است که از راه حلی استفاده کنید که هیچ راه دررویی نداشته باشد و با امنیت بالا، داده‌ها و اطلاعات سازمان شما را حفظ کند. دقیقا مانند نرم افزار کاوان که نام کاربری و رمز عبور به شما داده می‌شود و تنها خودتان با این رمز می‌توانید وارد پنل خودتان شوید و کسی به اطلاعات شما دسترسی نخواهد داشت. 
 

مزایا و معایب انواع دستگاه های حضور و غیاب

رایج‌ترین دستگاه های حضور غیاب مدرن به دو دسته کلی تقسیم می شوند:

• کارتی (تماسی و غیرتماسی)
• بیومتریک (تشخیص هویت با استفاده از اعضای بدن مانند اثر انگشت، چهره و ...)
   

دستگاه های حضور غیاب کارتی

در این نوع سیستم‌ها، از تماس کارت با دستگاه (نوع تماسی) و یا مجاورت کارت با آن (نوع غیرتماسی) برای حضور و غیاب استفاده می‌شود.
 

مزایای این نوع دستگاه‌ها

• از ارزان‌ترین و ساده‌ترین سیستم‌های حضور غیاب است.
• جایگزین اولیه مناسب برای روش‌های ثبت دستی حضور و غیاب کارمندان است.
   

معایب دستگاه های حضور و غیاب کارتی

• امکان تقلب، به این صورت که کارمند دیگری به جای کسی که در محل کار حاضر نشده است کارت بزند.
• ممکن است کارت، فراموش یا گم شود.
   

دستگاه حضور غیاب بیومتریک

1. دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی

در این نوع سیستم، همان طور که از نام آن پیدا است از تماس اثر انگشت با سنسور دستگاه برای ثبت حضور کارمندان استفاده می‌شود. برای شرکت‌هایی که به دنبال ارزان‌ترین و رایج‌ترین دستگاه‌های حضور غیاب بیومتریک هستند، نوع اثر انگشتی را می‌توان بهترین دستگاه حضور و غیاب دانست.
 

مزایای دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی

• چون اثر انگشت هر فرد، انحصاری است نمی‌توان به جای فرد دیگری انگشت زد. پس مشکل تقلب کردن هم رفع می‌شود.
• برخلاف کارت، امکان فراموشی یا گم شدن ندارد.
• نسبت به بسیاری از دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک، ارزان‌تر است.
• استفاده راحت
   

معایب دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی

• در برخی از موقعیت‌های شغلی خاص مثلا مشاغلی که اثر انگشت کارگران از بین می‌رود، مناسب نیست.
• امکان انتقال آلودگی و بیماری‌ها از طریق تماس انگشت با حسگر دستگاه
• بروز برخی مشکلات سیستمی مانند خطا در اسکن کردن
   

2. دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

در این نوع سیستم‌ها معمولا زوایای مختلفی از چهره فرد عکس‌برداری می‌شود و این تصاویر در دستگاه ثبت می‌شود. سپس وقتی کارمند رو به روی دستگاه می‌ایستد تصویر چهره او بعد از پیدا شدن در پایگاه داده، تشخیص داده می‌شود و ورود یا خروج او ثبت می‌شود.
 

مزایا

• فراهم کردن امنیت بالا به طوری که این نوع دستگاه حضور غیاب بیومتریک برای شرکت‌هایی مناسب است که بسیار امنیتی هستند.
• بدون نیاز به تماس
•  دقت بالا
   

معایب

• تجاوز به حریم خصوصی افراد
• دقت آن در زمان‌هایی که چهره فرد تغییرات زیادی کرده است، پایین است
• حجم بالای ذخیره اطلاعات
• قیمت بالا (مثلا قیمت دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره فوق‌العاده بالا است.)
   

در نهایت کدام را انتخاب کنم؟

تا اینجا به طور مفصل در مورد دستگاه‌های حضور و غیاب و امکانات و ملزومات آن صحبت کردیم. همانطور که دیدید این دستگاه‌ها هم هزینه بالایی دارند و هم احتمال خرابی، لو رفتن اطلاعات، هک شدن و مسائل دیگر هم وجود دارد. یک راه‌حل راحت‌تر و بهتر به جای دستگاه حضور و غیاب، استفاده از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار و به خصوص ماژول حضور و غیاب بدون دستگاه است.

گرچه این نرم افزارها به دستگاه‌های حضور و غیاب هم متصل می‌شوند؛ اما انتخاب آن‌ها بدون دستگاه حضور و غیاب هم موردی ندارد. در واقع ویژگی لوکیشن نرم افزار مدیریت کسب و کار کاوان، موقعیتی به وجود آورده است که کارمندان با ورود به شرکت بتوانند با زدن تنها یک دکمه ورود خود را ثبت کرده و با خروج از سازمان هم خروجی خود را ثبت کنند.

اما نرم افزار مدیریت کسب و کار کاوان تنها این ویژگی را ندارد و دارای انواع ماژول‌های:

• حضور و غیاب
• حقوق و دستمزد
• مدیریت منابع انسانی
• و مدیریت ارتباط با مشتریان

است که کل فعالیت‌های سازمان شما را در بر می‌گیرد.

یکی دیگر از مزایای نرم افزار کاوان این است که نسخه رایگان یا دموی خود را به مدت نامحدود در اختیار شما قرار داده است تا بتوانید همه بخش‌های آن را ببینید، از آن استفاده کنید و مدیریت حضور و غیاب آنلاین رایگان را امتحان کنید.

علاوه بر این دارای نرم افزار حضور و غیاب اندروید و آی او اس است که کار با نرم افزار را برای مدیر و پرسنل راحت‌تر می‌کند.
 

برای دریافت نسخه رایگان نرم افزار مدیریت جامع کسب و کار کاوان کلیک کن!

• نام کاربری: Demo
• رمز عبور: 123456

اگر سوال یا نظری دارید، حتما در بخش نظرات با ما در میان بگذارید. تجربه‌ای از کار با نرم افزارهای حضور و غیاب دارید؟
 

نکات کلیدی

• دستگاه حضور و غیاب، سیستمی است برای ثبت هوشمند زمان تردد کارمندان یک شرکت، مرخصی، اضافه کاری و ...
• نحوه انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب به موارد زیر بستگی دارد:

1. هدف استفاده از دستگاه حضور و غیاب
2. امکان استفاده ساده و راحت از دستگاه حضور و غیاب
3. توجه به هزینه دستگاه حضور و غیاب
4. ثبت ساعات ترک محل کار توسط دستگاه حضور و غیاب
5. توجه به حافظه ذخیره دستگاه و تعداد کارمندان
6. توجه به خدمات پشتیابی دستگاه حضور و غیاب
7. قابلیت یکپارچه‌سازی
8. امنیت بالا و محافظت از اطلاعات
9. امکان ایجاد ارتباط با سیستم‌های حقوق و دستمزد
10. پشتیبانی از گوشی‌های تلفن همراه
11. امکان گزارش‌گیری از دستگاه حضور و غیاب
12. امکان تغییر شیفت کاری راحت
13. امکان بروز رسانی در طول زمان

• معایب دستگاه حضور و غیاب :

1.  هزینه‌های بالای خرید و تعمیرات دستگاه
2. وجود نقض و اشتباه در داده‌ها 
3. امکان ردیابی داده‌ها 
4. امنیت پایین
5. ویژگی‌های بیومتریک شبیه به هم در برخی افراد 
    

منبع: mitrefinch | trume | lenvica | status | business | easywork | qbasistech | businessnewsdaily | hrprofil hubworks | datamaticsinc | worldfinancialreview | Miteksystems | kaspersky