اصول مدیریت فایول؛ وظایف پنجگانه مدیریت تا 14 اصل فایول

اصول مدیریت فایول؛ وظایف پنجگانه مدیریت تا 14 اصل فایول

اصول مدیریت فایول؛ وظایف پنجگانه مدیریت تا 14 اصل فایول

اصول مدیریت فایول؛ وظایف پنجگانه مدیریت تا 14 اصل فایول

بیست و دوم تیر 1400
کاوان

کاوان

هنری فایول (Henry Fayol)، مهندس و سرپرست معدن فرانسوی بود که اکنون به عنوان پدر مدیریت مدرن شناخته می‌شود، از اولین نظریه‌پردازانی بود که وظایف و اصول مدیریتی را در سال 1916 در کتابی به نام "مدریت صنعتی و عمومی" منتشر کرد. از آنجا که فایول توانسته بود به خوبی یک شرکت معدن را مدیریت و سرپرستی کند، تئوری‌هایی را ارائه داد که هنوز هم معتبر هستند. این در حالی بود که در زمان او، مدیریت دارای آموزش رسمی نبود. هنری فایول به این نتیجه رسیده‌بود که با پیچیده‌تر شدن محیط کار، شیوه مدیریت نیز باید حرفه‌ای‌تر شود و مدیران بهترین تعلیمات را یاد بگیرند.

اصول مدیریت چیست؟

در ابتدا لازم است با مفهوم مدیریت آشنا شویم. به طور خلاصه می‌توان مدیریت را هماهنگی بین نیروهای انسانی و منابع سازمان (مالی و یا ابزاری) دانست تا بتوان به اهدافی که شرکت دنبال می‌کند رسید. مدیریت به مهارت‌های بسیار گسترده‌تری نسبت به سمت‌های شغلی دیگر نیاز دارد. میزان نیاز به فراگیری این مهارت ها نسبت به چالش‌هایی که هر سازمان با آن رو به رو است فرق دارد. اصول مدیریت، روش هایی را به مدیران ارائه می‌دهد که به کمک آنها بتوانند برنامه‌ریزی، پیشبرد اهداف شرکت و هدایت کارکنان را بهتر انجام دهند.

 برای درک بهتر این موضوع، از برخی نظریات مدیریتی Henry Fayol استفاده می‌کنیم که شامل وظایف پنجگانه مدیریت و اصول چهارده‌گانه مدیریت فایول می‌شود.  

وظایف پنجگانه مدیریت

فایول، پنج وظیفه مدیریتی را معرفی کرد که جهانی و کلی هستند و هر مدیری می‌تواند در فعالیت‌های روزانه خود از این تئوری‌ها استفاده کند. این وظایف پنجگانه مدیریت بر روابط بین مدیران و پرسنل تمرکز بیشتری دارد و کمک می‌کند تا مشکلات به طور خلاقانه حل شود.

این وظایف مدیریتی عبارت‌اند از:

1-    برنامه‌ریزی (Planning)
2-    سازماندهی (Organizing)
3-    فرماندهی و هدایت (Commanding)
4-    هماهنگی (Coordinating)
5-    کنترل (Controlling)

در ادامه مقاله، به شرح هر کدام از این پنج وظیفه مدیریت می‌پردازیم:

1- برنامه‌ریزی

وظایف پنجگانه مدیریت

برنامه‌ریزی اولین مورد از این لیست پنجگانه اصول مدیریت است. به گفته هنری فایول، برنامه‌ریزی و ریختن طرح اولیه خوب،  سخت‌ترین و مهم‌ترین بخش از پنج وظیفه مدیریت است و برای این کار به همکاری فعال همه اعضای سازمان نیاز است. برنامه‌ریزی باید در  هماهنگی با سطوح مختلف نیازهای سازمان، منابع قابل دسترس و توانایی‌های پرسنل باشد تا به طور طولانی مدت مفید باشد.

مدیران باید برای آینده سازمان برنامه‌ریزی کنند و استراتژی‌های مناسبی را برای توسعه آن داشته باشند تا به اهداف خود برسند. حتی باید برای مشکلات احتمالی که ممکن است در آینده برای آنها پیش آید هم چاره‌اندیشی کنند. پس برنامه‌ریزی، یک پروسه فکری پیشرفته است و دیدی بر اساس اطلاعات و تجارب مختلف است تا بتوان اقدامات هوشمندانه انجام داد. با طرح‌ریزی است که پلی میان جایی که هستید و جایی که می‌خواهید در آنجا قرار بگیرید ایجاد می‌شود.  

برای مثال فرض کنیم یک مدیر قصد دارد سود شرکت خود را طی یک سال آینده تا 10 درصد افزایش دهد. او باید ابتدا به همراه تیم خود به این فکر کند که چگونه این کار ممکن است. شاید نیاز باشد تعداد کارکنان بخش فروش خود را افزایش دهد، بودجه بیشتری به تبلیغات اختصاص دهد و برخی از شرایط فعلی شرکت را بهبود بخشد. بنابراین او طبق اصول مدیریت فایول، قبل از شروع هر کاری نیاز به برنامه‌ریزی کامل و جامعی در این زمینه نیاز دارد.

ویژگی‌های مرحله برنامه‌ریزی:

  • برنامه‌ریزی، پروسه‌ای هوشمندانه و مستمر است و هیچ‌گاه متوقف نمی‌شود.
  • در این بخش از وظایف پنجگانه مدیریت، باید اکثر مسائل و احتمالات بروز مشکلات در سازمان پوشش داده شود.
  • در این مرحله است که اطلاعات، جمع آوری شده و مورد بررسی قرار می‌گیرد.
  • در این مرحله باید بهترین اقدامات طرح‌ریزی شود.

مزایای برنامه‌ریزی در بحث وظایف و اصول مدیریت:

  • برنامه‌ریزی اولیه موجب می‌شود که بتوان با شرایط نامطمئن آینده، سازگار شد.
  • موجب کاهش هزینه‌های کلی می شود.
  • از تصمیم‌گیری های ناگهانی جلوگیری می‌کند.
  • موجب افزایش انگیزه و اخلاقیات کارمندان می‌شود.
  • اتحاد بین کارمندان را افزایش می‌دهد.

2- سازماندهی

بخش دوم وظایف پنجگانه مدیریت، سازماندهی است. یک مجموعه تنها زمانی می‌تواند به عملکرد خود ادامه دهد که به خوبی سازماندهی شود. برای مثال برای مدیریت ساخت یک بنای خوب، باید منابع انسانی و مواد اولیه کافی موجود باشد تا کارها طبق روال پیش بینی شده انجام شود. همچنین بسته به نوع شرکت، مدیران باید محل کار را طوری سازماندهی کنند که با فعالیت‌های درون سازمانی هماهنگ باشد و کارکنانی را انتخاب کنند که به بهترین نحو می‌توانند وظایف خود را انجام دهند.

پس به طور خلاصه، بعد از اینکه اولین مورد از وظایف پنجگانه مدیریت فایول یعنی برنامه‌ریزی انجام شد، مدیران باید تصمیم بگیرند که چگونه نیروها و منابع مختلف خود را برای رسیدن به اهدافی که دارند سازماندهی کنند. ممکن است در این مرحله، برخی از کمبودها احساس شود که باید به خوبی مدیریت شود مانند تربیت نیروهای قبلی، استخدام نیروهای جدید و یا تعویض موقعیت کارمندان.

مثالی از مراحل سازماندهی:

  • تهیه لیستی از تمام فعالیت‌های مورد نیاز برای رسیدن به هدف
  • تقسیم‌بندی کارها و ایجاد چندین دپارتمان
  • انتخاب یک سرپرست و تعدادی پرسنل برای هر گروه
  • دادن اعتبار و مسئولیت به اعضا و ایجاد رابطه رسمی بین آنها

3- فرماندهی و هدایت

وظایف پنجگانه مدیریت

مرحله سوم از وظایف پنجگانه مدیریت، فرماندهی و هدایت کارمندان از سوی مدیر است. وقتی وظایف و دستورات به طور شفاف مشخص شود کارمندان می‌دانند که چه کارهایی را باید در قبال یک مجموعه انجام دهند. کاری هم که آنها در عوض تحویل می‌دهند، بهینه و مطابق با خواسته‌های شرکت است. از اصول مهم مدیریت این است که تصمیمات مدیران، منسجم، شفاف و به روز باشد و بتوانند باانگیزه و خلاقانه کار کنند.

مدیران باید بتوانند تمامی کارهای روزانه زیر مجموعه‌های خود را کنترل کنند و آنها را برای رسیدن به اهداف شرکت، تشویق کنند. تعریف وظایف و دادن کار به پرسنل باید مطابق با استانداردهای شرکت و متناسب با قابلیت‌های هر کارمند باشد.

ویژگی‌های مختلف قابلیت فرماندهی و هدایت پرنسل:

  • شناخت و درک هر کدام از اعضای تیم
  • حل هوشمندانه مشکلاتی که بین اعضای یک تیم وجود دارد
  • انجام کار گروهی با سایر مدیران برای رسیدن به اهداف
  • آگاهی کامل از مفاد قرارداد بین سازمان و کارمندان

4- هماهنگی

وظایف پنجگانه مدیریت

قابلیت ایجاد هماهنگی در فعالیت‌های شرکت، از دیگر وظایف پنجگانه مدیریت فایول است. وقتی تمامی فعالیت‌های یک سازمان دارای هماهنگی باشد، کل مجموعه عملکرد بهتری دارد. وجود هماهنگی موجب ایجاد انگیزه و نظم در بین کارکنان می شود و این به ارتباط شفاف مدیران و رهبری خوب نیاز دارد.

پس مجموعه اصول مدیریت فقط شامل برنامه‌ریزی انجام کارها و دستور دادن به کارکنان نیست. یک مدیر باید بتواند بین اعضای تیم، کارهای آنها و دپارتمان های زیرمجموعه هماهنگی ایجاد کند. هماهنگی معمولا از طریق برگزاری جلسات صورت می گیرد تا مشکلات مشترک حل شود و افرادی که در یک گروه قرار دارند در سمت و سوی خاصی حرکت کنند. همچنین فعالیت‌های زیرمجموعه‌های مختلف یک دپارتمان با هم تنظیم شود و مکمل کار یکدیگر باشد.

پس به زبان ساده به کمک این بخش از اصول مدیریت، همه کارها همراه با هم پیش می رود و منابع مختلف در زمان و مکان درست استفاده می شوند. در سازمان‌هایی که تعداد زیادی کارمند دارد و در سطوح کاری مختلفی فعالیت می کنند، هماهنگی در تمامی این سطوح ضروری است.

5- کنترل

وظایف پنجگانه مدیریت

آخرین قسمت از مجموعه وظایف پنجگانه مدیریت فایول، کنترل فعالیت‌های سازمان است به طوری که این فعالیت‌ها در جهت سیاست‌ها و اهداف شرکت باشد. همچنین از وظایف و اصول مدیریت است که هر گونه انحراف از خط و مشی‌های شرکت را شناسایی و گزارش کنند و تصمیمات درستی برای اصلاح آنها بگیرند.

به طور خلاصه می‌توان بحث کنترل کردن را در موارد زیر تعریف کرد:

  • تعریف عملکرد پایه‌ای و استاندارد بر اساس اهداف سازمان
  • اندازه‌گیری عملکرد واقعی کارکنان و مقایسه تفاوت آن با میزان عملکرد پایه ای. اگر اختلاف‌ها زیاد شد ممکن است نیاز باشد که مدیر اصلی از آن باخبر شود.
  • اقدام به موقع برای جبران این فاصله گرفتن از حداقل عملکرد پایه‌ای

با کنترل کردن اینکه هر چیزی طبق برنامه پیش می‌رود، سازمان می‌تواند متوجه شود کدام فعالیت‌ها مطابق با برنامه‌ریزی اولیه بوده است و می‌توان آنها را برای دراز مدت نیز استفاده کرد.

کنترل کردن دارای ویژگی‌های زیر است:

  • آخرین وظیفه پنجگانه مدیریت است.
  • یک فعالیت مستمر و پویا است.
  • کنترل کردن این امکان را به شرکت می‌دهد که با ناملایمات، سازگاری پیدا کند.
  • به هدایت رفتارهای کارمندان به سمت اهداف بزرگتر سازمان کمک می‌کند.

می‌توان برنامه‌ریزی و کنترل کردن (وظیفه اول و آخر از وظایف پنجگانه مدیریت) را مکمل هم دانست. برنامه‌ریزی بدون کنترل کردن، بی‌نتیجه است و نقشه‌های مدیران بدون اینکه کنترل کافی روی آن داشته باشند مانند رویا باقی می‌ماند. همچنین، کنترل کردن بدون طرح‌ریزی هم نوعی اتلاف تلاش، وقت و هزینه است.

اصول چهارده گانه مدیریت فایول

فایول علاوه بر تعریف 5 وظیفه مدیریتی، 14 اصول عمومی مدیریت و سازماندهی را نیز معرفی کرد. این 14 اصل مدیریت فایول، راهنمایی‌های دقیق‌تری را در مورد اینکه چگونه یک مدیر باید وظایف پنجگانه مدیریت را به خوبی اجرا کند ارائه می‌کند.

اصول چهارده گانه مدیریت فایول عبارت اند از:

1-    تقسیم کار (devision of work)
2-    اختیار و مسئولیت پذیری (authority & responsibility)
3-    انضباط (discipline)
4-     وحدت فرماندهی (unity of command)
5-    وحدت رویه یا جهت (unity of direction)
6-    تبعیت منافع فردی از منافع جمعی (subordination of individual interests to general interests)
7-    جبران خدمات کارمندان (remuneration of personnel)
8-    تمرکز و عدم تمرکز (centralization & decentralization)
9-    زنجیره فرماندهی (scalar chain)
10-    نظم (order)
11-    انصاف (equity)
12-    ثبات اشتغال به کار کارکنان (stability of tenure of personnel)
13-    خلاقیت و ابتکار عمل (initiative)
14-    روحیه صمیمیت و یگانگی (esprit de corps)

در ادامه مقاله، به توضیح هر کدام از این اصول چهارده گانه مدیریت می‌پردازیم:

1- تقسیم کار

هنری فایول اعتقاد داشت که اگر کارهای یک سازمان بین کارمندان تقسیم شود و هر کدام در یک شاخه به طور تخصصی کار  کنند، کیفیت کار بهبود پیدا می‌کند. همچنین او به این نتیجه رسیده بود که تقسیم کار باعث افزایش بهره وری، بهینه سازی، دقت و سرعت کارمندان می شود.

2- اختیار و مسئولیت پذیری

در این بخش از چهارده اصول مدیریت فایول، دو عنصر کلیدی در بحث مدیریت وجود دارد. اولی اختیار، که به مدیران کمک می‌کند تا کارهای خود را به نحو بهینه‌تری انجام دهند و دومی، مسئولیت‌پذیری که موجب می‌شود کارها تحت هدایت و رهبری مدیران انجام شود.

به گفته فایول، اختیار، ترکیبی از اختیار اداری حاصل از موقعیت کاری مدیر و اختیار شخصی است. اختیار شخصی از هوش، تجربه، ارزش‌های اخلاقی، خدمات قبلی و ... تشکیل می‌شود.

3- انضباط

از دیگر اصول مدیریت چهارده گانه می‌توان به داشتن انضباط اشاره کرد. بدون انضباط، انجام هیچ کاری با موفقیت انجام نمی‌شود. وقتی کارمندان متعهد شوند کار خود را طبق چیزی که بر اساس آن قرارداد بسته اند انجام دهند، رفتار سازمانی درستی نشان دهند و فرمان بردار باشند آن وقت مدیریت سازمان نیز راحت‌تر می‌شود و بهره وری افزایش پیدا می‌کند. ممکن است برای این کار از روش‌های مختلف تشویق و تنبیه کارمندان استفاده شود.

4- وحدت فرماندهی

تاکید این اصل مدیریتی بر این است که هر کارمند باید یک رئیس داشته باشد و از دستورات همان شخص پیروی کند. اگر یک کارمند، بیش از یک سرپرست داشته باشد و از افراد مختلفی دستور بگیرد آن وقت ممکن است به تناقض در سلیقه افراد برخورد کند و نداند کدام مسیر را دنبال کند.

5- وحدت رویه

به گفته فایول، در این بخش از اصول چهارده گانه مدیریت، هر گروه از افرادی که دارای فعالیت ها و اهداف یکسان هستند باید دارای یک برنامه و یک سرپرست باشند و اهداف آنها یک چیز باشد تا انجام کارها و رسیدن به هدف مورد نظر راحت‌تر باشد.

6- تبعیت منافع فردی از منافع جمعی

در هر مجموعه‌ای، منافع گروهی باید بر منافع فردی اولویت داشته باشد. وقتی بین این دو تناقض ایجاد شود از وظایف مدیریت است که این مشکل را حل کند. پس یک شرکت باید بر اساس اهداف و منافع کلی شرکت حرکت کند و افراد نیز تابع آن باشند.

7- جبران خدمات کارکنان

فایول معتقد بود که این موضوع برای بالا نگه داشتن انگیزه کارمندان یک شرکت بسیار مهم است. می‌توان از طریق انتخاب بهترین روش پرداخت حقوق و دستمزد و پرداخت عادلانه و به موقع حقوق، میزان رضایت شغلی کارمندان و کارفرماها را افزایش داد.

8- تمرکز و عدم تمرکز

این بند از اصول مدیریت چهارده گانه فایول در این مورد این است که در هر شرکتی، هر مدیر و یا اشخاصی که مسئول تصمیم گیری هستند باید رویه خنثی داشته باشند و تقسیم اختیارات و قدرت به درستی صورت گیرد. البته این موضوع به میزان بزرگی شرکت نیز بستگی دارد و باید تعادل بین سطوح کاری مختلف شرکت و تقسیم قدرت ایجاد شود.

9- زنجیره فرماندهی

اصول چهارده گانه مدیریت فایول

در این بخش از اصول مدیریت، فایول بر این تاکید داشت که سلسله مراتب انتقال دستورات باید از بالا به پایین تنظیم شود. در این صورت است که هر کارمند به راحتی می‌فهمد چه کسی مافوق او است و می‌تواند با او در تماس باشد. این زنجیره فرماندهی مانند سلسله مراتب اختیارات است.

10- نظم

فایول، نظم را مرز بین هر چیزی می‌دانست. هر شرکتی باید کارهای تعریف شده خود را داشته باشد و افراد و منابع مختلف در موقعیت‌های صحیح قرار داده شوند. حتی حفظ جو مثبت محل کار هم می‌تواند عامل مهم برای افزایش بازدهی شرکت باشد.

11- انصاف

این اصل مهم از اصول چهارده گانه فایول در مورد این است که همه کارمندان باید با احترام و مساوات رفتار شوند. وظیفه مدیر است که اجازه ندهد بین کارمندان، تبعیض ایجاد شود. رعایت انصاف موجب حفظ وفاداری و بهبود عملکرد کارکنان می‌شود. یک مدیر باید بتواند در کنار انجام سایر وظایف خود، با مهربانی و عدالت با کارکنان رفتار کند.

12- ثبات اشتغال به کار کارکنان

اصول چهارده گانه مدیریت فایول

معمولا وقتی کارمند جدیدی وارد شرکت می‌شود مدت زمانی طول می‌کشد تا کار خود را یاد گرفته و حرفه‌ای‌تر شود. این حق کارمند است که به او مقدار زمان عادلانه‌ای داده شود تا خود را با شرایط شرکت تطبیق دهد و مهارت‌های خود را افزایش دهد. در عین حال باید در طول این فرآیند نیز احساس امنیت شغلی کند. در صورت داشتن این امنیت خاطر است که کارمند می‌تواند بهترین عملکرد خود را نشان دهد. اگر کارمندی حس کند ثبات شغلی در یک مجموعه ندارد این به مدیریت بد آن مجموعه باز می گردد و شرکت را متحمل ضرر و زیان های مختلفی می‌کند.

13- خلاقیت و ابتکار عمل

اصول چهارده گانه مدیریت فایول

یکی دیگر از اصول مدیریت چهارده گانه فایول، تشویق و حمایت کارمندان برای انجام کارهای خلاقانه در شرکت است. این کار موجب می‌شود که آنها اشتیاق بیشتری نسبت به انجام کارها نشان دهند و احساس باارزش بودن کنند. بنابراین فایول توصیه می‌کند مدیران گاهی از شدت اختیارات و قدرت خود کم کنند و اجازه دهند اعضای زیرمجموعه، ابتکار عمل را به دست بگیرند.

14- روحیه صمیمیت و یگانگی

از دیگر اصول مدیریت این است که یک مدیر، کارمندان خود را مرتب تشویق و حمایت کند. با این کار، اعتماد و همدلی ایجاد می شود و اثرات مثبتی بر روی عملکرد کارمندان و بهبود فضای کاری می‌گذارد. همچنین باید از کار گروهی و ایجاد ارتباط بین اعضا حمایت کرد تا حس وحدت و یگانگی بین آنها افزایش پیدا کند.

این اصول چهارده گانه مدیریت فایول برای اکثر سازمان ها و شرکت ها مفید است و به آنها کمک می‌کند تا بتوانند بهتر تصمیم‌گیری کنند، فرآیندهای مدیریتی و سازمانی را تسهیل دهند، هماهنگی بین اعضا و اهداف شرکت ایجاد کنند و بازدهی شرکت را تا حد قابل توجهی افزایش دهند.

نکات کلیدی

- روش ها و اصول مدیریت به مدیران کمک می‌کند تا بهتر بتوانند برای شرکت خود برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری کنند، با کارمندان تعامل بهتری داشته باشند،  از منابع مختلف سازمان استفاده موثرتری کنند و بازدهی نهایی شرکت خود را بالا ببرند.

- نقاط قوت تئوری وظایف پنجگانه مدیریت هنری فایول:

  • این وظایف و اصول مدیریت می‌تواند برای مدیران، دید کلی نسبت به وظایف مختلفی که دارند ایجاد کند.
  • این وظایف مدیریتی می‌تواند مورد استفاده روزمره بسیاری از مدیران شرکت‌های مدرن قرار بگیرد.
  • امکان حل خلاقانه مشکلات توسط هر کدام از این وظایف پنجگانه مدیریت وجود دارد.

- نقاط ضعف تئوری وظایف پنجگانه مدیریت فایول:

  • ممکن است نتواند به طور کامل، نیازهای پیچیده مدیریتی برخی از شرکت‌ها را پوشش دهد.
  • برای موقعیت های پرتنش شاید نتواند بهترین سبک مدیریتی را ارائه کند.
  • ممکن است مدیران در سازمان‌های موقتی ندانند چگونه این وظایف را انجام دهند.

- اصول چهارده گانه مدیریت فایول، راهنمایی‌های مکمل و دقیق تری را در مورد اینکه چگونه یک مدیر باید وظایف پنجگانه مدیریت را به خوبی اجرا کند ارائه می‌کند. این اصول مدیریت 14 گانه برای مدیریت بیشتر شرکت ها و سازمان ها کاربردی است.

منابع:

Expertprogrammanagement | salesandmarketing | iedunote | linkedin | toolshero | studiousguy | byjus | managementstudyhq

 

سوالات متداول

اصول مدیریت شامل روش‌هایی می شود که مدیران بتوانند به کمک آنها از نیروهای انسانی، مالی و ابزاری شرکت به خوبی استفاده کنند و کارمندان را به سمت پیشبرد اهداف تعیین شده، هدایت کنند. برای روشن شدن این موضوع، وظایف پنجگانه مدیریت و اصول چهارده‌گانه مدیریت فایول در این مقاله بررسی شد.

برنامه‌ریزی، سازماندهی، فرماندهی و هدایت، هماهنگی و کنترل

خیر. اولا طبق اصل زنجیره فرماندهی فایول، قدرت به صورت سلسله مراتب از بالا به پایین تقسیم می‌شود و هر کس اختیارات خاص خود را تحت نظر مافوق خود دارد. همچنین اصل تمرکز، تعیین می‌کند که قدرت چگونه باید عادلانه در شرکت تقسیم شود. طبق اصل مدیریت خلاقیت و ابتکار نیز مدیران باید گاهی اجازه دهند که کارمندان، پیشنهادات خلاقانه خود را برای پیشبرد اهداف شرکت ارائه کنند و عنان برخی از کارها را به دست بگیرند.

بله بسته به نوع شرکت و نحوه مدیریت آن، بسیاری از تئوری‌های فایول قابل استفاده هستند و جنبه عمومی و کاربردی دارند.

پیام بگذارید

مقالات مرتبط