OKR چیست و چه مزایایی در مدیریت کسب و کار دارد

هر شرکتی یک سری اهداف دارد که معمولا در ابتدای سال تعیین می‌شود. اما متاسفانه خیلی از آن‌ها در عرض یک ماه یا حتی کمتر فراموش می‌شوند. دلیل آن هم این است که بسیاری از این اهداف خیلی سطح بالا هستند یا زمان‌بندی درستی برای آن‌ها در نظر گرفته نمی‌شود. به هر حال این موضوع باعث شکل‌گیری یک مدیریت منفعل می‌شود؛ چون معمولا اندازه‌گیری و پیگیری پیشرفت و رسیدن به اهداف برای رهبران سخت است و آن‌ها خیلی اوقات نمی‌توانند بفهمند که کدام افراد یا تیم‌ها در حال رسیدن به موفقیت‌ هستند. شرکت‌ها برای مقابله با این مشکلات اهدافشان را در PowerPoint ،Excel یا Google Docs می‌نویسند و این اهداف را از طریق ایمیل به اشتراک می‌گذارند. اما این فرآیند خیلی جذاب نیست و خیلی از سازمان‌ها نمی‌توانند اهدافشان را با این رویکرد پیگیری کنند. اینجا است که سیستم OKR اهمیت پیدا می‌کند. در ادامه به این موضوع مهم می‌پردازیم. با من همراه باشید.

سیستم OKR چیست؟

OKR مخفف Objectives and Key Results و به معنی "اهداف و نتایج کلیدی" است که سیستمی منحصر به فرد برای ایجاد همسویی و تعامل با اهدافِ قابل اندازه‌گیری ایجاد می‌کند. این سیستم معمولاً توسط شرکت‌های درون بخش فناوری مانند گوگل، Spotify، لینکدین، Airbnb و توئیتر برای ایجاد همسویی و تعامل با اهدافِ قابل اندازه‌گیری و شاخص عملکرد استفاده می‌شود. این سیستم نه تنها برای شرکت‌های فناوری، بلکه برای پیگیری پیشرفت در بخش‌های دیگر مانند خرده‌فروشی، رسانه‌ها و خدمات مالی نیز در دسترس است.

نتایج هدفمند و کلیدی (OKRs) کارآیی و تعامل را افزایش می‌دهد. مدیران می‌توانند از طریق یک فرآیند بررسی هفتگی اهداف به این اطلاعات دسترسی پیدا کنند و ببینند که چه کسانی به OKR خود دست پیدا کرده‌اند. OKR به مدیران کمک می کند تا با توانمندسازی و مشارکت افراد، تیم‌هایی با عملکرد بالا ایجاد کنند تا عملکرد بهتری داشته باشند.

رویکرد شناسایی روش گوگل برای تعیین Objective & Key Results

تمایز بین برنامه‌ریزی سنتی و روش OKR ممکن است گیج‌کننده به نظر برسد. دومی به طور مرتب ردیابی و مجدداً به صورت سه ماهه ارزیابی می‌شود و به عنوان مدیریت بر اساس اهداف تلقی می‌شود. اما OKR یک سیستم پیچیده برای اهداف تجاری نیست، بلکه یک سیستم ساده با فرایندهای سریع است که چشم‌انداز و خلاقیت هر تیم را درگیر می‌کند.

یکی از مزایای مدیریت بر حسب اهداف و نتایج کلیدی این است که به اعضای داخلی یک سازمان کمک می‌کند تا یک هدف مشخص و ملموس داشته باشند. راهی که این اطمینان را به شرکت بدهد که همه اعضا در یک مسیر با اولویت‌های مشخص به طور مستمر حرکت می‌کنند.

معنی و مفهوم اصلی که پشت OKR قرار گرفته است، برای اولین بار از شرکت اینتل سرچشمه گرفته است و بعدا در سایر شرکت‌های سیلیکون ولی پراکنده شده است. بعدها در سال 1999 گوگل این چارچوب را تصویب کرد. از آن زمان این موضوع به افزایش رشد و شهرت گوگل کمک کرده است و تعداد کارمندان آن از 40 عدد کارمند به 60 هزار نفر رسیده است.

معرفی سیستم OKR توسط جان دور

جان دور به عنوان شریک عمومی OKR، گوگل را به این سیستم معرفی کرد و با صراحت فرمول زیر را برای تعیین اهداف ارائه داد.

فرمول هدف دوئر:

منابع: من (________( را با (____________) اندازه‌گیری می‌کنم.

اگر می‌خواهید هدف خود را تعیین کنید، باید چیزی را که به دنبال آن هستید، توصیف کنید و علاوه بر آن چگونگی اندازه‌گیری دستاوردها را هم تعریف کنید. عبارت "اندازه‌گیری می‌کنم" جزو کلمات بحرانی در این تعریف است؛ چون مفهوم "اندازه‌گیری پیشرفت" چیزی است که یک هدف را به یک هدف تبدیل می‌کند (makes a goal a goal). هدف بدون آن فقط یک آرزو خواهد بود.

فرمول Doerr توضیح بهتری در مورد ساختار OKR ارائه می‌دهد:

من (هدف) را با (این مجموعه از نتایج کلیدی) اندازه‌گیری می‌کنم.

همانطور که از جمله بالا مشخص است، OKR دو جزء دارد: "اهداف" و "نتایج کلیدی":

• اهداف یک توصیف کیفی از آنچه می خواهید به آن برسید، هستند؛ و می‌توانند برای اعضای تیم الهام بخش باشند و تیم‌ها را درگیر کنند.
• نتایج کلیدی به عنوان مجموعه‌ای از معیارها برای اندازه‌گیری پیشرفت شما در جهت اهداف مورد استفاده قرار می‌گیرند. و باید برای هر هدف، 2-5 نتیجه کلیدی تنظیم شود.

نمونه‌هایی از روش استفاده از OKR و Key Results

مثال اول OKR

فرض کنید سازمان شما به دنبال ایجاد یک تجربه عالی ارائه خدمات برای مشتریان است. برای اینکه برنامه‌ای کار کند، شما به یک هدف نیاز دارید؛ زیرا بدون آن هیچ راهی برای سنجش پیشرفت وجود ندارد. اینجا است که نتایج کلیدی به دست می‌آید. برای ایجاد یک تجربه عالی مشتری باید بدانید که چگونه تجربه را اندازه‌گیری کنید. می‌توانید از روش‌هایی مثل نمره دادن و داده‌های خرید استفاده کنید؛ اما این دو به تنهایی ممکن است پیام اشتباهی در مورد تجارت شما ارسال کنند. استفاده از هزینه خرید مشتری به عنوان یک اقدام متقابل می‌تواند مشکلات را کاهش دهد و رضایت مشتری را افزایش دهد.

در واقع:

هدف: ایجاد یک تجربه عالی برای مشتریان

و نتایج کلیدی:

• بهبود نمره تبلیغات خالص از X به Y
• افزایش نرخ بازخرید از X به Y
• حفظ هزینه جذب مشتری تا حداکثر مقدار Y

مثال دوم OKR

فرض کنید یک تیم به دنبال راه‌هایی برای افزایش تعامل با خدمات دیجیتال است. هدف اصلی آنها جلب رضایت مشتریان است.

نتایج کلیدی:

• کاهش درآمد از X٪ به Y٪
• افزایش نمره تبلیغ‌کننده خالص از X به Y
• بهبود میانگین بازدیدهای هفتگی برای هر کاربر فعال از X تا Y
• افزایش ترافیک غیرمستقیم (ارگانیک) از X به Y
• بهبود تعامل (کاربرانی که مشخصات کامل را تکمیل می‌کنند) از X به Y

وجود نتایج کلیدی کمک می‌کند که یک OKR سالم و پایدار داشته باشیم. هر شغل به دنبال افزایش بازدیدهای هفتگی وب‌سایت است و در عین حال می‌خواهد بازدیدهای هفتگی ارگانیک جذب کند و هزینه‌های بازاریابی را افزایش دهد. یک تیم یا شرکت دوم می‌تواند از یک هدف با نتایج کلیدی متفاوت استفاده کند.

چه چیزی OKR را منحصر به فرد می‌کند؟

هر شرکتی روش خود را برای تفسیر و استفاده از OKR ها دارد. علاوه بر این برخی از تیم‌ها یا شرکت‌ها ترجیح می‌دهند OKR ها را برای ایجاد نسخه‌های مختلف تغییر دهند و تنظیم کنند. با این حال برخی مفاهیم اصلی هم در این زمینه وجود دارند. مفاهیمی مثل:

سادگیِ استفاده از OKR

استفاده از OKR یک فرآیند ساده است. شرکت‌ها از آن را برای کاهش زمان صرف شده برای تعیین اهداف استفاده می‌کنند و گاهی اوقات اهداف ماهیانه به اهداف روزانه تبدیل می‌شوند. در نتیجه این شرکت‌ها می‌توانند منابع خود را برای دستیابی به اهداف و نه توسعه آنها سرمایه‌گذاری کنند. آنها همچنین برای گنجاندن بخشی از بررسی عملکرد تیم‌ها و افراد مناسب هستند.

رویکرد OKR و اهداف چابک

OKR با استفاده از چرخه‌های هدف کوتاه‌تر، رویکرد چابک را در پیش می‌گیرد. این امر تأثیرات مثبت زیادی بر یک کسب و کار دارد. یک مثال خوب این است که به شرکت‌ها کمک می کند تا با تغییرات سازگار شده و واکنش نشان دهند.

شفافیت

هدف اصلی OKR ایجاد همسویی در یک سازمان است و برای انجام این کار باید در تمام سطوح شرکت عمومی شود. این شفافیت شامل همه افراد - مثل مدیرعامل‌ها - است که به OKR دسترسی دارند. علاوه بر این بر اصل "اندازه‌گیری آنچه اهمیت دارد" تمرکز می‌کند.

Nested Cadences

 Nested Cadences به این معنی است که:

OKR ها منحصر به فرد هستند، اما درک می‌کنند که هم تاکتیک‌ها و هم استراتژی‌ها اهداف متفاوتی دارند؛ زیرا مورد دومی تمایل دارد سریع‌تر تغییر کند. برای کاهش این مشکل، OKR ریتم‌های مختلفی انتخاب می‌کند:

• یک روند استراتژیک با سطح بالا و بلند مدت OKR برای شرکت (معمولا سالانه).
• یک روند تاکتیکی با OKR های کوتاه مدت برای تیم‌ها (معمولا سه ماهه).
• یک سرعت عملیاتی برای ردیابی نتایج و ابتکارات OKR (معمولا هفتگی).

مزایای OKR: چرا شرکت‌ها از OKR استفاده می‌کنند؟

1. هماهنگ کردن کارمندان با اهداف شرکت 
2. دادن جهت مشخص به تیم و افراد 
3. افزایش بهره‌وری از طریق تمرکز بر اهداف 
4. دنبال کردن اهداف و پیشرفت منظم و راحت‌تر 
5. گرفتن تصمیمات موثرتر و آگاهانه‌تر
6. دستیابی به اندازه‌گیری، پاسخگویی و شفافیت
7. به دست آوردن بینایی و بینش و استفاده از به روزرسانی‌های منظم هفتگی
8. مشاهده تطابق پیشرفت هدف با چشم انداز، استراتژی و اولویت‌های اصلی شرکت
9. موثر بودن در تعیین اهداف مشخص
10. مدیریت عملکردها با پاسخگویی و شفافیت بیشتر
11. تقویت تعامل و توانمندسازی افراد از طریق فرایند تعیین هدف
12. افزایش بینش و شفافیت در سطح سازمان برای مدیران سطح بالا
13. تجزیه و تحلیل علل اصلی عدم دستیابی به اهداف
14. بهبود تخصیص و مدیریت منابع
15. ضبط وابستگی‌های چند منظوره بین تیم‌ها

بسیاری از شرکت‌های معتبر از OKR استفاده می‌کنند. شرکت‌هایی مثل:

• گوگل
• اینتل
• فیسبوک
• لینکدین
• توئیتر
• اوراکل

جالب است بدانید که قبل از اجرای OKR در دهه 1990، گوگل فقط در مرحله راه اندازی بود! داشتن یک استراتژی منسجم برای تعیین و اندازه‌گیری جاه‌طلبی‌های کیفی در سطح شرکت، تیم و افراد، به گوگل کمک کرد تا به موفقیت‌هایی که امروز تجربه می‌کند، برسد.

مثال های از کاربرد مدیریت بر حسب OKR

مثالی در مورد پایداری مالی

فرض کنید مدیران و مسئولین یک شهر مثل تهران هدفی تحت عنوان "دستیابی به پایداری مالی" تعیین کرده‌اند. پایداری مالی یک هدف بزرگ برای هر دولت است، چه دولت محلی و چه در کل کشور! اما این هدف باید قابل اندازه‌گیری باشد. به همین دلیل اهداف و نتایج کلیدی به این صورت تعریف می‌شوند:

• KR1: کاهش واریانس بودجه صندوق عمومی از 11 به 5.
• KR2: سرمایه‌گذاری 95% از سرمایه پروژه‌های مجاز تا پایان سال مالی
• KR3: هزینه کردن 95% از دلارهای اعطایی برای کمک‌های مالی سال‌های گذشته 

همانطور که قبلا هم گفتیم، OKR ها می‌توانند برای همه صنایع و حتی اهداف شخصی هم مورد استفاده قرار بگیرند.

مثل هدف شخصی زیر:

فرض کنید فردی دوست دارند کل خانواده خود را برای شام دعوت کند. دختران، پسران، دامادها، عروس‌ها و نوه‌ها همه دعوت هستند. این فرد می‌خواهد ساعت 6 عصر از کار به خانه برگردد تا ساعت 8 شب مهمانی آغاز شود. دوست دارد همه تلفن‌ها را کنار بگذارند و مودم هم خاموش شود. در این مورد فقط اعداد و کمیت‌ها مهم نیستند، بلکه کیفیت هم اهمیت دارد.

• هدف شخصی: زمان بیشتری با خانواده باشید و از این زمان به خوبی استفاده کنید.
• KR1: رسیدن به خانه تا ساعت 6 عصر و شروع مهمانی ساعت 8 شب.
• KR2: خاموش کردن اینترنت و کنار گذاشتن تلفن‌ها برای ارتباط موثرتر.

تفاوت kpi و okr چیست؟

همانطور که می‌دانید OKR (Objectives and Key Results) به معنی اهداف و نتایج کلیدی و KPI (Key Performance Indicator) به معنی شاخص کلیدی عملکرد است. هر دو یک کلمه مشترک یعنی کلید یا Key را دارند، اما تفاوت‌های اساسی هم با یکدیگر دارند.

KPI معیارهای مهمی هستند است که باید به آن‌ها توجه کرد. مثلا ممکن است 20 یا 30 معیار مشخص برای بررسی عملکرد شرکت در مسیر رسیدن به اهداف داشته باشیم. اما برعکس تعداد کمی OKR یا همان اهداف کلیدی داریم؛ چون باید توجه زیادی به هر یک از آن‌ها داشت و با تسلط و تمرکز کافی به آن‌ها رسید.

پس KPI تعداد مشخصی شاخص و معیار است که اوضاع کاری، عملکرد و حتی سلامت تجارت شما را مشخص می‌کند. اما سیستم OKR بر اساس هدف‌گذاری چابک تعریف می‌شود که طی آن اهداف مهم شرکت در یک زمان خاص مشخص می‌شود.

برای تعیین اهداف و نتایج کلیدی، افق‌های زمانی مختلفی از کوتاه مدت مثلا 4 ماهه و بلندمدت مثلا 1 ساله در نظر گرفته می‌شود. OKR اولویت‌هایی را که شرکت شما باید روی آن‌ها تمرکز کند، مشخص می‌کند.

سیستم اهداف و نتایج کلیدی دارای یک هدف اصلی است که عدد و رقمی برای اندازه‌گیری آن وجود ندارد. مثلا یک سازمان می‌خواهد فروش محصول یا خدمات خود را افزایش دهد. اهداف کلیدی، "افزایش فروش" خواهد بود و تعدادی هم نتیجه کلیدی تعریف می‌شود که با محقق شدن آن‌ها، سازمان به هدف اصلی خود خواهد رسید. اما KPI شاخصی است که نشان می‌دهد سازمان شما تا چه حد به اهدافی که تعیین کرده است، نزدیک شده است.

در واقع از KPI به عنوان معیاری برای ارزیابی و بررسی عملکرد سازمان، پروژه و ... استفاده می‌شود. این شاخص‌ها معمولا با اهداف سازمان ارتباط دارند و مهم‌تر از همه اینکه قابل اندازه‌گیری هستند؛ تا بتوان میزان رشد آن‌ها را بررسی کرد.

جمع‌بندی

در این مقاله با OKR آشنا شدید و متوجه شدید که اهداف و نتایج کلیدی چه هستند. همانطور که گفتیم این پارامتر مهم باعث افزایش تعامل و کارایی می‌شود. مدیران می‌توانند از طریق بررسی اهداف به صورت هفتگی و ماهانه به این اطلاعات دسترسی پیدا کنند و ببینند که چه کسانی به OKR خود دست پیدا کرده‌اند. OKR به افزایش عملکرد مدیران، توانمندسازی افراد تیم‌ و بهبود وضعیت سازمان کمک می‌کند. اگر سوال، نظر یا پیشنهادی در این مورد دارید، حتما با ما در میان بگذارید. ممنون که با ما همراه بودید.

نکات کلیدی 

• OKR مخفف Objectives and Key Results و به معنی "اهداف و نتایج کلیدی" است که سیستمی منحصر به فرد برای ایجاد همسویی و تعامل با اهدافِ قابل اندازه‌گیری ایجاد می‌کند.

• مزایای OKR:

1. هماهنگ کردن کارمندان 
2. ایجاد جهت مشخص برای کارمندان 
3. افزایش بهره‌وری 
4. دنبال کردن اهداف
5. پیشرفت منظم و راحت‌تر 
6. گرفتن تصمیمات بهتر 
7. اندازه‌گیری، پاسخگویی و شفافیت بیشتر 
8. به دست آوردن بینش
9. استفاده از به روزرسانی‌های منظم هفتگی
10. مشاهده تطابق هدف با اولویت‌های اصلی شرکت
11. موثر در تعیین اهداف مشخص
12. مدیریت عملکرد
13. تقویت تعامل 
14. افزایش بینش و شفافیت 
15. تجزیه و تحلیل علل عدم دستیابی به اهداف
16. بهبود تخصیص و مدیریت منابع
17. ضبط وابستگی‌های چند منظوره بین تیم‌ها

منبع: gend | workfront | whatmatters | irandnn