هر شرکت و سازمانی هر چند کوچک کارمندان مختلفی دارد. از کارمندان ساده و حسابدار گرفته تا مدیر عامل و مدیران دیگر. یکی از سِمت‌های مهمی که در هر شرکت وجود دارد، مدیر داخلی است. مدیر داخلی می‌تواند در یک سازمان وجود داشته باشد و ممکن است کلا نادیده گرفته شود. اما به هر حال وجودش خیلی بهتر از نبود او است و می‌تواند منافع زیادی برای شرکت داشته باشد. در ادامه این مقاله در مورد وظایف مدیر داخلی صحبت می‌کنیم و خصوصیات مدیر داخلی را بررسی می‌کنیم. با ما همراه باشید.
در ادامه این مقاله می‌خوانید:
مدیر داخلی شرکت چه کسی است؟
مدیر داخلی شرکت فردی است که به عنوان یک رابط بین کارکنان و مدیر عامل یا شرکت با سازمان‌های دیگر عمل می‌کند. به همین دلیل معمولا از همه مسائل سازمان خبر دارد و مشغله او تقریبا زیاد است. مثلا وقتی مدیر ارشد وقت برقراری ارتباط با سایر کارمندان را ندارد و نمی‌تواند شخصا به مشکلات آن‌ها رسیدگی کند، مدیر داخلی کمک زیادی به او می‌کند.
مدیر داخلی به نام مدیر ارتباطات داخلی هم شناخته می‌شود. زیرا به مدیر ارشد کمک می‌کند تا بهتر به وظیفه ارتباطی و کنترلی خود عمل کند. به همین دلیل همه سازمان‌ها لزوما چنین پستی ندارند و تنها در صورتی از آن استفاده می‌کنند که زمان کمی برای رسیدگی به همه این وظایف داشته باشند. اگر بتوانند تا حد امکان این وظایف را انجام دهند، نیازی به تعریف چنین پستی در شرکت خود ندارند. از طرف دیگر اگر چنین شغلی در سازمان تعریف می‌شود، باید فردی مناسب برای این عنوان انتخاب شود. فردی که واقعا به مدیران ارشد کمک کند و بخشی از وظایف را بر عهده بگیرد.
یک کارمند معمولی و ساده نمی‌تواند این شغل را بر عهده بگیرد؛ چون این پست در یک شرکت اهمیت زیادی دارد و برای استخدام مدیر داخلی به فردی توانا با مهارت‌های مدیریتی و اجرایی بالا نیاز دارید. گاهی اوقات مدیران فکر می‌کنند با وجود خودشان، نیاز به فردی با توانایی و تجربه بالا ندارند و به یک شخص بدون دانش و تجربه بسنده می‌کنند. چنین اشتباهی مشکلاتی زیادی به وجود می‌آورد و اگر به زودی جبران نشود، ممکن است سازمان را به نابودی بکشاند.
حتی یک مدیر داخلی نابلد که نمی‌تواند به درستی با کارمندان ارتباط برقرار کند، آن‌ها را دچار آشفتگی می‌کند. عکس این موضوع هم صدق می‌کند. پس اگر شما یک فرد آگاه، کاربلد با توانایی مدیریت کافی استخدام کنید، می‌توانید روی رشد سازمان خود حساب ویژه‌ای باز کنید.
در ادامه وظایف مدیر داخلی دفتر را بررسی می‌کنیم:
شرح وظایف مدیر داخلی شرکت در دو دسته کلی قرار می‌گیرد:
- ارتباطات درون سازمان
- ارتباطات برون سازمان
ارتباطات درون سازمانی، یکی از وظایف مدیر داخلی
یکی از بخش‌های اصلی وظایف مدیر داخلی این است که ارتباطات درون سازمانی را برقرار کند. او نقطه مرکزی و به عبارتی نقطه عطف شرکت محسوب می‌شود. در واقع همه امور مربوطه مانند پیگیری‌ها، هماهنگی‌ها، امور اجرایی و اداری با نظارت او انجام می‌شود. پس او باید با همه کارمندان و حوزه کاری آن‌ها آشنا باشد تا بتواند به راحتی ارتباط برقرار کند.
ارتباطات برون سازمانی، یکی دیگر از وظایف مدیر داخلی
ارتباطات درون سازمان، بخش اصلی دیگر وظایف مدیر است. این بخش به ارتباطات با افراد و شرکت‌های خارج از شرکت مربوط می‌شود. مدیر داخلی باید بتواند ارتباط موثری با سایر افراد و سازمان‌ها برقرار کند و امور مربوط به شرکت را در سازمان‌های دیگر پیگیری کند. اگر مشکلی در مسیر رشد سازمان به وجود بیاید، سریع اطلاع پیدا می‌کند و به سرعت یک راه‌حل مناسب ارائه می‌دهد.
البته ارتباطات برون سازمانی فقط به برقراری ارتباط محدود نمی‌شود. بلکه مدیر باید نحوه برقراری این ارتباط را هم مشخص کند. انعطاف‌پذیری، نکته‌سنجی و سازگاری در این زمینه بسیار مهم است. در این صورت رشد و پیشرفت سازمان هم اهمیت زیادی دارد.
شرح وظایف مدیر داخلی شرکت
هر سازمان یا شرکت یک سری وظیفه برای مدیر داخلی خود تعیین می‌کند. برخی سازمان‌ها اختیارات بیشتری به این مدیران می‌دهند و برخی دیگر کمتر! اما به هر حال مهم‌ترین مسئولیت یک مدیر داخلی، برقراری ارتباطات درون سازمانی است که آن فرد را تبدیل به نقطه مرکزی سازمان می‌کند. در این صورت همه هماهنگی‌ها، پیگیری‌ها و امور اجرایی بر عهده این فرد خواهد بود.
علاوه بر این وظیفه سازماندهی کارهای مدیر عامل هم بر عهده مدیر داخلی است و کارهای دیگری مانند بررسی وضعیت استخدام، فعالیت در حوزه‌های مختلف سازمان و درخواست‌های کارمندان هم انجام می‌دهد.
یکی دیگر از وظایف مدیر داخلی این است که با خارج از سازمان هم ارتباط برقرار کند. برای انجام این کارها باید با آداب معاشرت و ارتباط موثر با شرکا، سازمان‌های دیگر و مشتریان آشنا باشد. مدیر داخلی ارتباطات خارج از سازمان را به خوبی می‌شناسد و همیشه برای یافتن مشکلات و رفع آن‌ها آماده است.
انتظارات شرکت از مدیر داخلی چیست؟
همانطور که در بخش قبلی گفتیم وظایف مدیر داخلی هر شرکت به استراتژی و نوع کسب و کار آن سازمان بستگی دارد. با این حال هر شرکت یک سری وظیفه خاص برای مدیران داخلی تعریف می‌کنند و از آن‌ها یک سری انتظارات دارند. مثلا اینکه:
- روی فرایندهای مالی و اداری سازمان کنترل و نظارت داشته باشند
- هماهنگی‌های لازم بین کارفرما و تیم موردنظر را انجام دهند
- در مورد کارهای در حال انجام و انجام شده سازمان گزارش تهیه کنند
- از گزارش‌های سایر کارمندان هم استفاده کنند
- نظارت کافی و صحیح روی عملیات‌ها داشته باشند
- برای مراقبت از تجهیزات شرکت و نظارت بر نحوه کار و نگهداری آن‌ها وقت بگذارند و هماهنگی‌های لازم جهت سرویس و تعمیر آن‌ها را انجام دهند
- صورت جلسه‌ها را تنظیم و مصوبه‌ها را پیگیری کنند
- همه کارها و مکاتبات اداری مانند ارسال، پیگیری، ثبت، دریافت و آرشیو نامه‌ها را انجام دهند
- اسناد، قراردادها و پروژه‌ها را در پورتال تنظیم و ثبت کنند
- بیمه پرسنل در هر ماه را تنظیم کنند
- امور مربوط به مسافرت، تهیه بلیط و رزرو هتل را انجام دهند
تفاوت مدیر داخلی و مدیر اجرایی چیست؟
در بخش‌های قبلی به طور کامل با وظایف مدیر داخلی آشنا شدید. دیدید که وظیفه این مدیر، فعالیت در کنار کارمندان دیگر و نظارت بر کار آنان است. از طرف دیگر با مدیران ارشد هم ارتباط دارد و گزارش کارها را به آن‌ها تحویل می‌دهد. همه شرکت‌ها بهتر است برنامه‌ای برای استخدام مدیر داخلی داشته باشند و با این کار نظم بیشتری به سازمان خود بدهند. اما مدیر اجرایی شخصی است که در سمت‌هایی مانند مدیر عامل، مدیر عملیات یا حتی رئیس شرکت، وظایف اجرایی را بر عهده دارد. هیئت مدیره معمولا مدیران اجرایی را انتخاب می‌کنند و وظایفی مانند برنامه‌ریزی برای رسیدن به اهداف، هدایت کارمندان و ... را بر عهده آنان می‌گذارند. ممکن است برخی از وظایف این دو مدیر مشترک باشد، اما به طور تخصصی کار یکسانی انجام نمی‌دهند.
برخی از مدیران فکر می‌کنند که می‌توان تنها یک فرد را برای این دو سِمت انتخاب کرد تا تیم کوچک‌تر و در نتیجه هزینه‌های کمتری داشته باشند. اما اگر دو فرد جداگانه برای این دو سمت استخدام کنید، کارها با نظم و کیفیت بیشتری پیش می‌روند.
چگونه می‌توان تبدیل به یک مدیر داخلی شد؟
برای اینکه تبدیل به یک مدیر داخلی شوید، در ابتدا باید چندین سال سابقه کار در سازمان‌های مربوطه را داشته باشید. مثلا مهم نیست که می‌خواهید مدیر داخلی یک هتل شوید یا مدیر داخلی یک بیمارستان! باید در ابتدا مدرک کارشناسی در زمینه موردنظر را داشته باشید و با کار در آن زمینه، چند سال سابقه داشته باشید. همچنین بهتر است که از قبل در زمینه مدیریت داخلی تجربه کاری داشته باشید و با اصطلاحاتی مثل بیمه، مالیات بر ارزش افزوده و مالیات بر درآمد آشنا باشید. علاقه به یادگیری و پیشرفت داشته باشید و با داشتن روحیه‌ای جستجوگر و مشتاق، بتوانید مسائل مختلف را هم حل کنید.
سایر مهارت های مدیر داخلی شامل توانایی مکاتبه کردن، تنظیم گزارش، کار با نرم‌افزارهای پایه مثل آفیس، بهبود فرآیندهای کاری، اجرا و هماهنگی بین قسمت‌های مختلف سازمان، انجام چند کار به صورت همزمان، حسابداری پایه‌ای، آشنایی با زبان انگلیسی، کار با نرم‌افزارهای CRM و ... است. همچنین باید بتوانید به خوبی با کارمندان ارتباط برقرار کنید و یک نقطه اطمینان و اتکا برای مدیر عامل محسوب شوید. در چنین موقعیتی احتمال ارتقا شغلی هم برای شما خواهد بود!
جمع‌بندی
در این مقاله با وظایف مدیر داخلی آشنا شدید و دیدید که حضور چنین فردی در یک سازمان چقدر حیاتی است. یک مدیر ارشد با وجود مدیر داخلی می‌تواند با خیال راحت و بدون نگرانی کار خود را پیش ببرد و در مورد اوضاع بحرانی هم هیچ نگرانی نداشته باشد. زیرا یک مدیر داخلی خوب در مورد همه موضوعات پیش‌بینی‌هایی دارد و برای هر مشکل راه‌حلی می‌اندیشد. اما اگر فردی به عنوان مدیر داخلی در شرکت شما فعالیت می‌کند و کارها آنطور که باید پیش نمی‌روند، بهتر است فکری در این مورد کنید و مدیر موردنظر را تغییر دهید یا حداقل با او صحبت کنید تا رویه کاری خود را بهبود ببخشد. به هر حال نقش مدیر داخلی در سازمان مهم است و نباید این وظایف را سرسری بگیرد. البته همه این موارد مربوط به زمانی است که کارهای شرکت شما خیلی زیاد باشد و اگر خودتان وقت داشته باشید، می‌توانید وظایف او را انجام دهید. ممنون که با ما همراه بودید. سوال یا نظراتتان را با ما در میان بگذارید.
نکات کلیدی
- مدیر داخلی شرکت فردی است که به عنوان یک رابط بین کارکنان و مدیر عامل یا شرکت با سازمان‌های دیگر عمل می‌کند.
- یک سازمان بسته به اوضاع کاری خود انتخاب می‌کند که مدیر داخلی داشته باشد یا نه.
- دو حوزه مهم وظایف مدیر داخلی :
- ارتباطات درون سازمانی
- ارتباطات برون سازمانی
- ویژگی‌های مدیر داخلی:
- تجربه کاری در زمینه مدیریت داخلی
- آشنایی با اصطلاحاتی مثل بیمه، مالیات بر ارزش افزوده و مالیات بر درآمد
- علاقه به یادگیری و پیشرفت
- داشتن روحیه‌ای جستجوگر و مشتاق
- توانایی حل مسئله
- توانایی مکاتبه
- تنظیم گزارش
- کار با نرم‌افزارهای پایه مثل آفیس
- بهبود فرآیندهای کاری
- اجرا و هماهنگی بین قسمت‌های مختلف سازمان
- انجام چند کار به صورت همزمان
- حسابداری پایه‌ای
- آشنایی با زبان انگلیسی
- کار با نرم‌افزارهای CRM
- برقراری ارتباط خوب با کارمندان
پیام بگذارید