شرکت‌ها و سازمان‌ها از قدیم تا همین امروز حساسیت زیادی روی تردد پرسنل خودشان داشته‌اند. در قدیم از روش‌های سنتی مثل نوشتن ساعت ورود و خروج به صورت دستی استفاده می‌کردند و بعدها کم کم یک سری دستگاه خاص اختراع شدند. اما امروزه دستگاه‌های ثبت تردد با بالاترین فناوری مثل دستگاه‌های اثر انگشتی و تشخیص چهره مورد استفاده قرار می‌گیرند. اما همین دستگاه‌ها هم کم و کاستی‌هایی دارند. مثلا ممکن است خراب شوند، اطلاعاتشان هک شود، در دوران اپیدمی کرونا کار با آنها خیلی بهداشتی نباشد و کلی مورد دیگر که ما را به سمت یک انتخاب بهتر سوق میدهد. بله! حضور و غیاب آنلاین ...
نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین سیستم‌های بسیار مفیدی هستند که خیلی از فرآیندهای کاری را سرعت می‌بخشند و باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شوند. بیشتر سازمان‌ها از این ابزار اینترنتی استفاده می‌کنند و هر روز شرکت‌های بیشتری به مزایای آن پی می‌برند و کار با آن را شروع می‌کنند. اگر دوست دارید با این ابزار مفید آشنا شوید و یکی از بهترین گزینه‌های موجود در بازار را بشناسید، با من همراه باشید.
نرم افزار حضور و غیاب آنلاین چیست؟
نرم افزار حضور و غیاب آنلاین ابزاری است که ساعت‌های کاری کارمندان و حضور آنها را در سازمان پیگیری می‌کند و حقوق کارمندان بر اساس این ساعت‌های کاریِ ثبت شده محاسبه می‌شود.
این سیستم‌ها نظارت بر ساعت کاری پرسنل، ورود و خروج آنها و نظم کاری را راحت‌تر می‌کند و به مدیر یا کارفرما کمک می‌کند تا راحت‌تر و بهتر بر کار پرسنل خود نظارت داشته باشند و عملکرد آنها را کنترل کنند.
چرا به نرم افزار حضور و غیاب آنلاین احتیاج داریم؟
حضور و غیاب یکی از اصلی‌ترین بخش‌های هر سازمان است و نظم و مدیریت درست برای این بخش اهمیت زیادی دارد. در سال‌های دور این فرآیند به صورت دستی انجام می‌شد؛ ولی کم کم و با گذشت زمان ورود و خروج کارکنان به کمک یک سری دستگاه اختراع شده ثبت می‌شد. سپس دستگاه‌های حضور و غیاب الکترونیکی به وجود آمدند. اما نرم افزارهای حضور و غیاب از همه این گزینه‌ها بهتر هستند. در ادامه دلایل استفاده و مزایای حضور و غیاب آنلاین (Online attendance) را بررسی می‌کنیم.
1. خودکارسازی فرآیندهای تکراری و روتین
محاسبه ساعت‌های کاری و ورود و خروج کارمندان به خصوص زمانی که تعداد پرسنل زیاد باشد، کار زمان‌بر و خسته‌کننده‌ای است. اما زمانی که این فرآیندها خودکار شوند، نه تنها وقت کمتری از مدیر منابع انسانی و مدیر مالی می‌گیرند، باعث افزایش دقت و بهره‌وری کار و کاهش هزینه‌ها هم می‌شوند.
2. کاهش هزینه‌ها با نرم افزار حضور و غیاب آنلاین
یکی از دلایلی که باعث افزایش هزینه‌های سازمان می‌شود، اشتباه در محاسبات ساعت‌های کاری و گاها ثبت اشتباه ساعت‌های ورود و خروج است. اما ثبت ورود و خروج در نرم افزار حضور و غیاب رایگان بدون دستگاه به خصوص زمانی که بر اساس لوکیشن انجام شود، خیلی از اشتباهات و هزینه‌های اضافی را کاهش میدهد. علاوه بر این پرسنل نمی‌توانند به جای یکدیگر حضوری را وارد کنند.
3. مطابقت با قوانین کار و سیاست‌های شرکت
نرم افزارهای حضور و غیابی که طراحی می‌شوند – به خصوص موارد وطنی مانند نرم افزار کاوان – معمولا قابلیت تطابق با سیاست‌های هر شرکت را دارند و از همه مهم‌تر با قوانین کار در ایران هماهنگ هستند. مثلا می‌توانید بیمه پرسنل، تعطیلی‌ها، شیفت‌های کاری و مرخصی را برای پرسنل مختلف تعریف کنید و هر زمان که خواستید آنها را تغییر دهید.
4. مدیریت عملیات با توجه به گزارش‌ها
نرم افزارهای حضور و غیاب معمولا یک سری گزارش به مدیران ارائه می‌دهند تا از طریق آنها عملکرد پرسنل و تیم‌های کاری مختلف را بررسی کنند. انواع گزارش‌ها در نرم افزار کاوان به صورت گزارش مقایسه‌ای بازه زمانی، مقایسه‌ای کارمندان و مقایسه‌ای واحدهای سازمانی، کارکرد فردی و کارکرد کلی با فیلترهای ساعت کاری، کسرکار، تأخیر، اضافه کاری، مرخصی، مأموریت و تعطیل کاری ارائه می‌شود.
5. صرفه‌جویی در زمان و هزینه با حضور و غیاب آنلاین رایگان
همانطور که گفتیم، یکی دیگر از مزایای نرم افزار حضور و غیاب کاهش هزینه‌ها و البته افزایش بهره‌وری کار است. خیلی از فرآیندهای وقت‌گیر از این طریق سرعت بیشتری پیدا می‌کنند. وجود سیستم یکپارچه حضور و غیاب در مقایسه با یک سیستم دستی هزینه‌های مربوط به جمع‌آوری، مدیریت و ورود داده‌ها را به طور موثری کاهش میدهد. ممکن است کارمندانی که از سیستم حضور و غیاب دستی استفاده می‌کنند، اطلاعات خود را به درستی ثبت نکنند و با گذشت زمان اشتباهات فاحشی در هزینه‌ها به وجود بیاید. اما با استفاده از سامانه حضور و غیاب آنلاین و با وارد کردن مستقیم اطلاعات به سیستم حقوق و دستمزد این خطاها کاهش پیدا می‌کند. به خصوص که با وجود ویژگی لوکیشن، ثبت تردد بدون هیچ اشتباهی انجام می‌شود.
6. امکان ثبت زمان حضور و غیاب از راه دور
شاید مهم‌ترین دلیل استفاده از سامانه‌های حضور و غیاب آنلاین این است که کارمندان دورکار یا کارمندانی که مرتب در سفر هستند هم بتوانند ساعت دقیق کاری خود را وارد کنند. افراد دورکار و آن‌هایی که در ماموریت هستند، می‌توانند حضوری خود را از طریق مرورگر لپ تاپ خود در بهترین نرم افزار حضور و غیاب تحت وب وارد کنند.
افراد حضوری در شرکت هم ورود و خروج خود را از طریق سیستم حضور و غیاب با موبایل وارد می‌کنند. به این صورت که مدیر می‌تواند یک یا چند موقعیت جغرافیایی خاص – مثلا دفتر شرکت - تعریف کند و کارمندان با ورود به لوکیشن موردنظر ورود خود را با زدن یک دکمه ثبت کرده و با خروج از موقعیت نیز خروجی خود را بزنند. این ویژگی در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین کاوان وجود دارد و ثبت ورود و خروج کارمندان را بسیار ساده‌تر کرده است.
7. افزایش بهره وری و رضایت شغلی
یک سیستم حضور و غیاب کارآمد و دقیق به کارمندان کمک می‌کند تا تمرکز بیشتری بر مسئولیت‌های شغلی خود داشته باشند. پرسنل به جای پر کردن فرم‌ها و کنترل چندباره آنها به کارهای مهم‌تر می‌پردازند و وقت خود را صرف کارهای روتین، تکراری و وقت‌گیر نمی‌کنند. این موضوع از طرف دیگر باعث کاهش استرس و حواس‌پرتی در محل کار شده و به بهبود رضایت شغلی پرسنل کمک می‌کند.
علاوه بر این به کمک سامانه حضور و غیاب آنلاین میزان اضافه کاری، کسری کار و ... هم به طور دقیق ثبت خواهد شد و هیچ حقی از کارمندان ضایع نمی‌شود. سرپرست‌ها و مدیران هم به اطلاعات مهمی در مورد عملکرد پرسنل و تیم‌های مختلف در سازمان دست پیدا می‌کنند و می‌توانند برای افزایش بهره‌وری کار اقداماتی انجام دهند.
8. امنیت اطلاعات حساس شرکت
یکی دیگر از مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین، وجود امنیت کافی در آن است. اطلاعات مربوط به شرکت شما در این سیستم به طور محرمانه باقی می‌ماند و هیچ کس نمی‌تواند بدون اجازه مدیر و دسترسی که او میدهد، به ماژول‌های مختلف نرم افزار دسترسی داشته باشد. مدیر می‌تواند دسترسی هر یک از پرسنل را مشخص کند. مثلا برخی فقط به پنل خودشان و مشاهده ساعت‌های کاری و فیش حقوقی خود دسترسی دارند و افرادی که در امور مالی و حسابداری فعالیت می‌کنند، دسترسی بیشتری دارند و می‌توانند اطلاعات پرسنل دیگر را هم مشاهده کنند.
دسترسی به نرم افزار از طریق نام کاربری و رمز عبور انجام می‌شود و تا زمانی که این اطلاعات به افراد دیگر منتقل نشود، کسی نمی‌تواند به پنل اختصاصی سازمان شما دسترسی داشته باشد.
کدام نرم افزار حضور و غیاب آنلاین را انتخاب کنم؟
نرم افزارهای حضور و غیاب متعددی در بازار وجود دارد که هر یک ویژگی‌های منحصربه‌فرد خود را دارند؛ اما وجود نرم افزاری که همه ویژگی‌های بالا را داشته باشد، راحت نیست. نرم افزاری که علاوه بر ماژول حضور و غیاب، ماژول‌های حقوق و دستمزد، منابع انسانی و ارتباط با مشتریان هم داشته باشد و کل فرآیندهای کسب و کار شما را مدیریت کند.
نرم افزار مدیریت کسب و کار کاوان با وجود این چهار ماژول و کلی قابلیت فوق‌العاده شما را از ابزارهای دیگر بی نیاز می‌کند. علاوه بر این با وجود قابلیت لوکیشن و نرم افزار حضور و غیاب رایگان اندروید ثبت ورود و خروج کارمندان را ساده‌تر کرده است. در ضمن دیگر نیازی به خرید دستگاه حضور و غیاب نیست و هزینه‌های سازمان هم کاهش پیدا می‌کنند.
چرا کاوان ؟
کاوان همه ویژگی‌های لازم برای انجام فرآیندهای حضور و غیاب، محاسبه ساعت‌های کاری و سپس محاسبه حقوق برای کارمندان را دارا است. حتی با استفاده از این ابزار حضور و غیاب آنلاین (AM) دیگر نیازی به دستگاه‌های ثبت تردد ندارید و پرسنل می‌توانند از طریق نرم افزار تحت وب یا نرم افزار حضور و غیاب اندروید و آی او اس که روی گوشی خودشان نصب می‌کنند، ورود و خروج خود را ثبت کنند.
کافی است مدیر لوکیشن شرکت را برای نرم افزار تعریف کند و کارمندان به محض ورود به شرکت ورودی خود را بزنند. این ویژگی باعث دقت بالای ثبت ساعت کاری می‌شود و در ضمن دیگر نیازی به دستگاه ثبت تردد نیست. اما در صورتی که از قبل دستگاه حضور و غیاب خریداری کرده باشید، نرم افزار مدیریت کسب و کار کاوان به انواع دستگاه‌ها متصل می‌شود و اطلاعات آنها در برنامه ثبت می‌شود.
مدیر یا کارفرما این امکان را دارد که وضعیت حضور کارمندان شرکت را در برنامه ببیند و وضعیت عملکرد و ساعت کاری آنها را مشاهده کند. درخواست اضافه‌کاری، مرخصی و ماموریت پرسنل برای او ارسال می‌شود و وی می‌تواند درخواست‌ها را رد یا تایید کند. پس پرسنل برای ارائه درخواست‌های خود نیازی به ملاقات با مدیر یا سایر کاغذبازی‌های اداری ندارند و می‌توانند به راحتی درخواست خود را در نرم افزار وارد کنند.
مهم‌تر از همه نرم افزار حضور و غیاب آنلاین برای شرایط کرونایی هم مناسب است.
- اول از همه اینکه نیازی به ثبت ورود و خروج با دستگاه اثر انگشتی یا دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره نیست؛
- و دوم اینکه کارمندان می‌توانند به صورت دورکار وظایف خود را انجام دهند و ساعت کاری را در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب کاوان وارد کنند.
ویژگی‌های فوق‌العاده این نرم افزار در ادامه به صورت موردی بیان شده است:
- عدم نیاز به دستگاه ثبت تردد
- امکان مشاهده کارمندان حاضر و غیاب در محل کار
- امکان ارائه گزارش‌های مختلف فردی و گروهی
- محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس ساعت‌های کاری
- امکان مدیریت مرخصی و ماموریت
- امکان تعریف انواع شیفت
- امکان تعریف موقعیت‌های جغرافیایی
- مدیریت تاخیر و اضافه کار
- ثبت تردد از طریق لوکیشن
- امکان مدیریت پرسنل دورکار
- وجود اپلیکیشن Android و IOS برای تلفن همراه
- امکان مشاهده و دریافت داده‌های نرم افزار در هر زمان و مکان
- اتصال به ماژول حقوق و دستمزد و ارتباط اطلاعات و داده‌های این دو ماژول به هم
- اتصال به ماژول منابع انسانی و امکان استفاده از خدمات این ماژول به صورت رایگان
- اتصال به ماژول ارتباط با مشتریان و امکان استفاده از خدمات این ماژول به صورت رایگان
- امکان ارسال درخواست اضافه‌کاری، مرخصی و مارموریت توسط پرسنل و تایید یا رد مدیر
- مشاهده وضعیت حضور و غیاب پرسنل توسط کارفرما
- امکان ذخیره اطلاعات در فضای ابری و دسترسی در هر زمان و مکان
- امکان تعریف کارمندان جدید و حذف کارمند خارج شده از شرکت
و چندین و چند قابلیت دیگر که می‌توانید با ورود به سامانه دموی نرم افزار کاوان آنها را مشاهده کنید.
چرا باید از سامانه حضور و غیاب آنلاین کاوان استفاده کنیم؟
سیستم حضور و غیاب کاوان هر آنچه از یک نرم افزار AM انتظار داشته باشید را برآورده می‌کند. تنها یک بار استفاده از نسخه دموی کاوان کافیست تا ویژگی‌های منحصربه‌فرد آن را ببینید و خودتان قضاوت کنید.
علاوه بر ماژول حضور و غیاب (AM)، می‌توانید به صورت رایگان از سه ماژول فوق‌العاده دیگر یعنی:
استفاده کنید.
این یکپاچگی باعث می‌شود که بیزینس شما همه ابزارهای مدیریت کسب و کار را یکجا در اختیار داشته باشد و به هیچ ابزار دیگری احتیاج نداشته باشد.
ماژول حقوق و دستمزد امکاناتی مانند:
- مدیریت قرارداد (ثبت، مشاهده، ویرایش)
- انتخاب فرد از لیست پرسنل با جستجوی نام
- تعیین حقوق، پایه حقوق روزانه و مزایای ماهانه
- تعیین درصد سهم بیمه کارمند
- تعیین بیمه تکمیلی
- برآورد و محاسبات حقوق
- تعیین تاریخ شروع و پایان دوره حقوق
- نمایش لیست حقوق ها با جزئیات کامل
- قابلیت ویرایش و حذف دوره حقوق
- دریافت ساعت کاری پرسنل از سیستم
- نمایش حقوق محاسبه شده برای هر کارمند
- امکان مشاهده جزئیات ساعت کاری کارمند
- تعیین نوع تاثیر اضافه کار در محاسبات
- محاسبه اضافه کار به صورت روزانه یا ماهانه
را در اختیار شما قرار میدهد.
نرم افزار کاوان دارای ماژول منابع انسانی است که قابلیت‌های زیر را دارد:
- مشاهده لیست کارمندان
- مشاهده لیست کارکنان یک واحد سازمانی
- قابلیت جستجو در میان پرسنل یک شیفت کاری
- مشاهده تمامی افراد دارای یک موقعیت شغلی
- امکان حذف و غیر فعال کردن فردی و گروهی
- افزودن کارمند جدید از بین رزومه ها
- جستجو در کارمندان با استفاده از اطلاعات شخصی
- مشاهده لیست رزومه ها با نمایش اطلاعات
- مشاهده رزومه ها در یک بازه تاریخی
- لیست کردن رزومه ها در یک بازه حقوقی
- مشاهده لیست رزومه‌ها از یک آگهی استخدام
- ایجاد رزومه با جستجو در بین اشخاص موجود در سامانه
- ثبت شخص جدید با درج اطلاعات شخصی
- قابلیت بارگذاری فایل رزومه و مستندات دیگر شخص
- نمایش لیست آگهی استخدام با عنوان هر یک
- مشاهده آگهی‌های ثبت شده در یک بازه زمانی
- ایجاد آگهی استخدام با انتخاب منبع آگهی
- قابلیت حذف یک یا چند تایی آگهی
- و تعریف
- نوع رزومه
- وضعیت رزومه
- منبع آگهی
- مهارت و نوع مهارت
- واحدهای سازمانی
- مسئولیت‌ها
- موقعیت‌های شغلی
در نهایت ماژول ارتباط با مشتریان که ویژگی‌هایی مانند:
- اتصال به ماژول حضور و غیاب آنلاین
- ایجاد و مدیریت کمپین تبلیغاتی
- اختصاص محصول به کمپین
- قابلیت تعیین هدف و نوع کمپین
- تغییر وضعیت کمپین مورد نظر
- ثبت رویداد و مدیریت سرنخ فروش
- تعیین وضعیت سرنخ‌های موجود
- ارجاع و تخصیص سرنخ به فرد یا تیم
- مدیریت فرصت‌های فروش
- ایجاد و مدیریت فرصت فروش
- تعریف منبع اعم از ایمیل مارکتینگ و ...
- تعیین وضعیت و مرحله فروش
- ارجاع فرصت فروش به پرسنل یا تیم
- ورود اطلاعات از طریق فایل اکسل
- تعیین مرحله و قیمت برای فرصت فروش
- مدیریت و ایجاد شرکت با اطلاعات آن
- ایجاد مخاطب با امکان اختصاص به شرکت
- تعریف و اختصاص نقش برای مخاطب شرکت
- امکان ثبت مشتریان
- تعریف محصول و خدمت با تکمیل اطلاعات
- قابلیت پیوست فایل برای هر محصول و خدمت
را دارد.
همین حالا نسخه دموی حضور و غیاب آنلاین کاوان رو امتحان کن!
خب با همه این اوصاف حتما شرکت شما هم به یک نرم افزار حضور و غیاب نیاز دارد! اما برای دانلود نرم افزار حضور و غیاب پردازش تردد چکار کنیم؟ خیلی ساده است! برای اینکه بهتر بتوانید ویژگی‌های نرم افزار مدیریت جامع کسب و کار کاوان را ببینید، کافی است روی لینک زیر کلیک کنید و با ورود به نرم افزار همه قابلیت‌های آن را مشاهده کنید.
لینک ورود به نسخه دموی نرم افزار جامع مدیریت کسب و کار کاوان
- نام کاربری: Demo
- رمز عبور: 123456
علاوه بر این برای کسب اطلاع از هزینه‌ها کلیک کنید. خبر خوب این است که با تهیه نرم افزار حضور و غیاب آنلاین کاوان، می‌توانید از سه ماژول دیگر هم به صورت رایگان استفاده کنید.
آیا تا به حال تجربه‌ای از ثبت تردد کارمندانتان داشته‌اید؟ از دستگاه حضور و غیاب استفاده کرده‌اید یا نرم افزار؟ چه تجربه‌ای از کار با نرم افزار داشته‌اید؟ حتما یک بار نسخه دموی کاوان را امتحان کنید و نظرات و تجربیاتتان را با ما در میان بگذارید. منتظر پیشنهادات و سوالات شما هستیم.
منبع: datamaticsinc | kissflow
پیام بگذارید