بهترین نرم افزار حضور و غیاب چه ویژگی‌هایی دارد؟

ثبت ورود و خروج کارمندان در طول سال‌ها همیشه با چالش‌هایی روبه‌رو بوده است. در سال‌های دور کارگران و کارمندان در زمان ورود به کارخانه یا شرکت، حضوری خود را در یک سری برگه‌ ثبت می‌کردند. اما این روش هم خطاها و اشتباهاتی به همراه داشت و برخی هم در نوشتن ساعت تقلب می‌کردند.

کم کم برخی از دانشمندان آن زمان شروع به اختراع دستگاه‌هایی برای ثبت ورود و خروج کردند. مثلا دستگاه‌هایی به نام Manual Time Clock یا Punch Clock اختراع شدند که یک ساعت روی آن نصب بود و کارگران کارت مخصوص خود را وارد می‌کردند و ساعت ورود و خروج روی آن ثبت می‌شد.

اما در قرن 21 علم پیشرفت زیادی کرد و کم کم دستگاه‌های حضور و غیاب الکترونیکی به صورت کارتی، اثر انگشتی، تشخیص چهره و حتی عنبیه چشم هم اختراع شد! اما موضوع از این حد هم فراتر رفت. چون بالاخره این دستگاه‌ها هم ایراداتی داشتند و گاهی خراب می‌شدند. اینجا بود که نرم افزار حضور و غیاب آنلاین طراحی و تولید شد. این نرم افزارها خیلی سریع مورد استقبال سازمان‌ها ق رار گرفتند و روز به روز معروف‌تر شدند.

در این مقاله می‌خواهیم بیشتر در مورد این موضوع صحبت کنیم و ویژگی‌ها و مزایای بهترین نرم افزار حضور و غیاب را معرفی کنیم.

در انتهای مقاله به پاسخ این سوالات خواهید رسید:
 

•  نرم افزار حضور و غیاب آنلاین چیست؟
• چرا باید از این سامانه‌ها استفاده کرد؟
•  بخش‌های مختلف بهترین نرم افزار حضور و غیاب چیست؟
•  مزایای استفاده از آن چیست؟
•  و در نهایت از چه نرم‌افزاری استفاده کنیم؟
   

چرا باید از بهترین نرم افزار حضور و غیاب استفاده کنیم؟

هر کسب و کار و شرکت تعدادی پرسنل دارد که ساعت‌های خاصی را در روز در محل کار می‌گذرانند. میزان این ساعت‌های کاری برای مدیریت اهمیت زیادی دارد و حقوق و دستمزد بر اساس آن داده می‌شود. پس باید معیاری برای محاسبه آن وجود داشته باشد.

قبلا کارگران و کارمندان ساعت کاری خود را روی برگه‌ها یا دفترهایی مخصوص این کار می‌نوشتند؛ اما این باعث می‌شد که خطا و اشتباهات سهوی یا عمدی به وجود بیاید. کم کم یک سری از افراد خبره و کاربلد دستگاه‌هایی برای ثبت ورود و خروج اختراع کردند که این دستگاه‌ها در طول زمان تغییر کردند و کامل‌تر شدند.

در حال حاضر دستگاه‌های حضور و غیاب در مدل‌های مختلفی مثل کارتی، اثر انگشتی و تشخیص چهره وجود دارند. اما این دستگاه‌ها گاهی اوقات خراب می‌شوند و هزینه زیادی برای تعمیر آن‌ها پرداخت می‌شود. علاوه بر این برخی از آنها خیلی گران هستند. اما آیا خرید دستگاه حضور و غیاب ارزان قیمت انتخاب خوبی است؟ مسلما نه!

به همین دلیل یک راه‌حل ساده‌تر هم برای ثبت حضور و غیاب کارمندان وجود دارد. بله! نرم افزار حضور و غیاب.

نرم افزار سیستم حضور و غیاب مشکلاتی مثل خرابی، خطاهای معمول، قطعی برق و ... را ندارد و از همه مهم‌تر اینکه به دستگاه‌های ثبت ورود و خروج هم متصل می‌شود. پس حتی اگر شرکتی دوست داشت که از این دستگاه‌ها استفاده کند، می‌تواند آن را به نرم افزار سامانه حضور و غیاب متصل کند تا اطلاعات از دستگاه به نرم افزار منتقل شود.
 

چند نوع نرم افزار حضور و غیاب وجود دارد؟

نرم‌افزارهای حضور و غیاب به دو صورت هستند:

1. نرم‌افزارهای ویندوزی که در فضای ابری فعالیت ندارند. یعنی پرسنل نمی‌توانند به طور شخصی یا در منزل از فضای نرم افزار استفاده کنند.

2. نرم افزار حضور و غیاب تحت وب که در فضای ابری فعالیت می‌کند. البته خیلی از سیستم‌ها مثل نرم افزار حضور و غیاب کاوان نسخه android و ios هم دارد که کار پرسنل را خیلی ساده‌تر می‌کند.
 

وظایف و بخش‌های مختلف نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین مزایای زیادی دارد. از دقت زیاد و عدم وجود خطا تا دسترسی همیشگی و راحت به اطلاعات ورود و خروج کارمندان. همچنین محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس همین ساعت‌های ثبت شده سریع‌تر و دقیق‌تر انجام می‌شود و مدیریت از این لحاظ رضایت بیشتری خواهد داشت.

اما هر نرم افزاری جزو سیستم‌های برتر حضور و غیاب محسوب نمی‌شود. یک برنامه حضور غیاب وظایف مهمی دارد که باید از پس آن برآید. در واقع برنامه‌نویسان و توسعه‌دهندگان در طراحی چنین سیستمی یک سری وظایف تعریف می‌کنند. در ادامه مهم‌ترین وظایف بهترین نرم افزار حضور و غیاب را بررسی می‌کنیم.
 

1. مدیریت ثبت زمان کاری با برنامه حضور غیاب

شاید مدیریت زمان اصلی‌ترین ویژگی نرم افزار باشد. کارمندان از طریق کلیک روی دکمه ورود در برنامه یا ثبت ورود در دستگاه و سپس ثبت خروج، ساعت کاری خود را پر می‌کنند. به این صورت زمان صرف شده در محل کار، اضافه کاری و کسری کار ثبت می‌شود و مدیریت مالی خیلی راحت به اعداد دسترسی خواهد داشت.

حتی می‌توان درخواست‌های ماموریت و مرخصی (استحقاقی یا استعلاجی) هم داد تا توسط مدیر تایید یا عدم تایید شود.
 

2. مدیریت حضور کارمندان با  بهترین نرم افزار حضور و غیاب

کنترل ورود و خروج پرسنل با نرم افزار حضور و غیاب به مدیر نشان می‌دهد که کدام یک از کارمندان در محل کار حضور دارند و کدام یک غایب هستند. چون وقتی مدیر وارد برنامه ‌شود، می‌تواند ثبت یا عدم ثبت ورود هر یک از کارمندان را ببیند. غیبت کارمندان یا تاخیر آن‌ها هم به طور دقیق مشخص است.

حتی مدیر می‌تواند یک یا چند لوکیشن خاص در سیستم تعریف کند تا کارمندان دورکار یا افرادی که به مرخصی رفته‌اند، در همان موقعیت حضور خود را ثبت کنند. مدیر از این طریق هم می‌تواند متوجه ثبت یا عدم ثبت ورود و خروج کارمند بشود.
 

3. امکان ثبت روزهای تعطیل

یکی دیگر از بخش‌های مهم نرم افزار حضور و غیاب این است که بتوان روزهای تعطیل رسمی و روزهای تعطیل خود شرکت را در آن وارد کرد. مثلا یک شرکت روزهای پنج شنبه تعطیل است و پنج روز کاری دارد؛ و یک شرکت دیگر شش روز در هفته باز است.

علاوه بر این می‌توان ساعت‌های کاری را تعریف کرد. مثلا اینکه کارمندان موظف هستند از ساعت 8 صبح تا 17 عصر در شرکت باشند یا هر ساعت کاری دیگری که مدنظر است. ساعت استراحت هم تعریف می‌شود و در نهایت از کل ساعت‌های وارد شده کسر خواهد شد. مثلا نیم ساعت تا یک ساعت استراحت روزانه از 9 ساعت کاری کم می‌شود.
 

4. مدیریت کارمندان و ثبت اطلاعات آن‌ها در بهترین نرم افزار حضور و غیاب

یکی دیگر از بخش‌های مهم یک نرم افزار مدیریت کسب و کار این است که می‌توان همه اطلاعات کارمندان را در آن ثبت کرد. این اطلاعات یکجا، در فضای ابری و در هر موقعیت و زمانی در دسترس هستند. حتی اگر از بهترین نرم افزار حضور و غیاب مثل کاوان استفاده کنید، می‌توانید برنامه را همزمان روی گوشی هوشمند و رایانه خود داشته باشید. پس همیشه این اطلاعات در دسترس شما است.
 

5. امکان ارتباط کارمندان با مدیر

بهترین برنامه حضور و غیاب پرسنل باعث برقراری ارتباط ساده‌تر و سریع‌تر کارمندان با مدیر شده است. مثلا کارمندان به جای اینکه درخواست مرخصی، اضافه‌کاری یا ماموریت را به صورت حضوری و با کلی دنگ و فنگ و کاغذبازی ارائه دهند، به راحتی از طریق نرم افزار آن را انجام می‌دهند. مدیر این درخواست‌ها را به صورت نوتیفیکیشن دریافت می‌کند و می‌تواند آن‌ها را تایید یا عدم تایید کند.
 

6. امکان ادغام با سایر سیستم‌های مدیریتی

اگر سیستم حضور و غیاب با سایر سیستم‌ها مثل ماژول‌های منابع انسانی، حقوق و دستمزد و مدیریت ارتباط با مشتری ادغام شود، بهترین نرم افزار حضور و غیاب را به وجود می‌آورد. وجود همه این ابزارها و اطلاعات در کنار هم، یک نرم افزار حضور غیاب کامل و جامع خلق می‌کند.

در این صورت همه فعالیت‌های سازمان به راحتی در یک نرم افزار وجود خواهند داشت. دقیقا مثل نرم افزار جامع کسب و کار کاوان که دارای 4 ماژول:

•  حضور و غیاب (AM)
•  حقوق و دستمزد (PM)
•  مدیریت منابع انسانی (HR)
•  مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

است و همه فعالیت‌های کسب و کار شما را ساده‌تر می‌کند.
 

7. ارائه اطلاعات کسب و کار و گزارش دهی 

یکی از ویژگی‌های مهم بهترین نرم افزار حضور و غیاب این است که کلی اطلاعات و گزارش مفید در مورد کارمندان و عملکرد بخش‌های مختلف کسب و کارتان ارائه می‌دهد. وجود این گزارش‌ها، پلتفرمی برای ارزیابی عملکرد شرکت است. گزارش‌های موجود در مورد ساعت کاری کارمندان، عملکرد آن‌ها را با مدیر به اشتراک می‌گذارد.
 

ویژگی‌های مهم بهترین نرم افزار حضور و غیاب

خیلی از شرکت‌های ارائه دهنده نرم افزار، سیستم‌های حضور و غیاب مختلفی طراحی و تولید کرده‌اند. اما نمی‌توان به همه آن‌ها پسوند "بهترین" یا "عالی" اضافه کرد. یک سیستم فوق‌العاده یک سری ویژگی خاص دارد که باعث بی نیازی سازمان از سایر برنامه‌ها و نرم افزارها می‌شود. با هم تعدادی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار ساده حضور و غیاب را بررسی می‌کنیم. نرم افزاری که وجود آن برای کل کسب و کار شما کافی است. 
 

یک ارتباط کاملا خودکار با دستگاه حضور و غیاب 

یک نرم افزار خوب، ارتباط خودکار و بدون نقصی با دستگاه حضور و غیاب دارد. همان دستگاه‌های ورود و خروج که با کارت، اثر انگشت و تشخیص چهره کار می‌کنند. 

اما نرم افزار حضور و غیاب بدون دستگاه و به تنهایی هم می تواند وظیفه خود را به طور کامل انجام دهد. 
 

جمع‌آوری تمام داده‌ها به صورت یکجا

همه داده‌های موجود مثل ساعت‌های ورود و خروج، مرخصی‌ها، اضافه‌کاری، کسر کار، ماموریت و ... در برنامه ذخیره می‌شود و مدیر یا حسابدار می‌تواند در هر زمان به آن‌ها دسترسی داشته باشد.
 

برنامه‌ریزی جداگانه برای هر کارمند

یک نکته خیلی جالب و مفید که نرم افزار حضور و غیاب کاوان هم آن را دارد، این است که مدیر یا برنامه‌ریز سامانه می‌تواند برنامه متفاوتی برای هر کارمند تعریف کند. مثلا برای کارمندان حضوری یک برنامه کاری خاص و برای کارمندان دورکار هم برنامه متفاوتی در نظر بگیرد. می‌توان ساعت استراحت را برای کارمندان دورکار در نظر گرفت یا آن را حذف کرد.
 

تعریف قوانین حضور و غیاب در بهترین نرم افزار حضور و غیاب

هر شرکت قوانین حضور و غیاب مخصوص خودش را دارد. همانطور که در بخش قبلی هم گفتیم، امکان ثبت ساعت کاری مشخص در برنامه مدیریت کسب و کار وجود دارد. مثلا ساعت کاری از 9 تا 17:30 یا 8 تا 16. این موضوع بستگی به نظر مدیر و توجه به ساعت اداره کار دارد.
 

امکان ثبت ورود و خروج چند باره در طول روز

بهترین نرم افزار حضور و غیاب این ویژگی را دارد که کارمند بتواند چند بار در طول روز ورود و خروج خود را ثبت کند. مثلا یکی از کارمندان نیاز به مرخصی ساعتی دارد و 9 صبح ورود خود را ثبت می‌کند. سپس ساعت 11 خروج می‌زند و از 11 تا 13 از دفتر خارج می‌شود. سپس از ساعت 13 تا پایان ساعت کاری دوباره ورود و خروج خود را ثبت می‌کند.
 

ورود و خروج در زمان واقعی

یکی دیگر از ویژگی‌های دستگاه‌های حضور غیاب این است که داده‌ها را در زمان واقعی ثبت و جمع‌آوری می‌کند. علاوه بر این با دستگاه‌های حضور و غیاب در زمان واقعی ارتباط دارد و هیچ خطا و نقصی در ثبت اطلاعات وجود ندارد.
 

امکان ادغام با سیستم حقوق و دستمزد

همانطور که در بخش‌های قبلی هم گفتیم، بهتر است که این سیستم با ماژول‌های حقوق و دستمزد، منابع انسانی و مدیریت ارتباط با مشتری ترکیب شود. به این صورت کارها خیلی سریع و بهتر انجام می‌شود. دقیقا مثل سیستم حضور و غیاب کاوان که با سایر ماژول‌ها ترکیب شده است و نرم افزار جامع کسب و کار کاوان را تشکیل داده است.
 

ایجاد دسترسی محدود برای کارمند

مدیریت می‌تواند برای هر کارمند یک سری محدودیت ایجاد کند. مثلا برخی فقط به اطلاعات حضور و غیاب و حقوق و دستمزد خودشان دسترسی دارند و برخی دیگر مانند حسابدار یا مدیر مالی به کل سیستم برای بررسی حقوق، ساعت کاری و ... دسترسی خواهند داشت.
 

امکان ثبت چند لوکیشن مختلف در بهترین نرم افزار حضور و غیاب

این امکان فوق‌العاده که در بخش قبلی هم به آن اشاره شد، باعث می‌شود که مدیر یک موقعیت خاص مثل دفتر شرکت، محل ماموریت یا منزل کارمند دورکار را مشخص کند؛ و کارمند تنها در این موقعیت می‌تواند حضور و خروج خود را ثبت کند.

خوشبختانه این ویژگی در نرم افزار حضور و غیاب کاوان وجود دارد. مدیر می‌تواند چند لوکیشن خاص مشخص کند و کارمند را موظف کند تا تنها در همان موقعیت ورود و خروج بزند.
 

مزایای بهترین نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

سیستم‌های آنلاین حضور و غیاب هر روز محبوب‌تر می‌شوند و کسب و کارهای بیشتری از آن‌ها استفاده می‌کنند. نظرسنجی‌هایی که در کشور آمریکا انجام شده است، نشان می‌دهد که 65% از سازمان‌های مورد بررسی یا در حال استفاده از سیستم‌های خودکار حضور و غیاب هستند یا می‌خواهند به زودی از این سیستم‌ها استفاده کنند. اما چرا کسب و کارها تا این حد به چنین سیستم‌هایی علاقه دارند؟ در ادامه به بررسی مزایای استفاده از بهترین نرم افزار حضور و غیاب می‌پردازیم.
 

1. دقت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

وقتی انسانها خیلی از کارها را به صورت دستی انجام می‌دهند، خطا و اشتباه زیادی مرتکب می‌شوند. اما همین کارها به صورت اتوماتیک بهتر انجام می‌شوند. حتی گاهی اوقات با وجود دستگاه‌های حضور و غیاب الکترونیکی، باز هم اشکالاتی به وجود می‌آید. اما نرم‌افزارهای حضور و غیاب آنلاین دقت بالایی دارند و اشکالات محاسباتی در آن‌ها خیلی کمتر است.

زمان دقیق ورود و خروج پرسنل در برنامه ذخیره می‌شود و ساعت کاری ماهیانه و حقوق بر اساس آن محاسبه می‌شود. همین دقت بالا باعث کاهش خیلی از هزینه‌ها می‌شود.
 

2. سیستم آنلاین از لحاظ اقتصادی به صرفه است

همانطور که گفتیم، نرم افزار حضور و غیاب باعث کنترل بهتر هزینه‌ها می‌شود. چون ورود و خروج، ثبت مرخصی، اضافه‌کاری و کسر کار، همه و همه کاملا دقیق ثبت می‌شود. مطالعاتی که در این زمینه انجام شده است، نشان می‌دهد که سازمان‌های بزرگ پس از پیاده‌سازی بهترین نرم افزار حضور و غیاب به ازای هر کارمند، 1600 دلار پس‌انداز می‌کنند.
 

3. افزایش بهره‌وری و کارایی با بهترین نرم افزار حضور و غیاب

مدیریت به صورت سنتی زحمت و دردسر زیادی دارد. اینکه برگه‌های ورود و خروج را بررسی کنید، مرخصی‌ها، اضافه‌کار و کسر کار را بررسی کنید و حقوق پرسنل را تک تک محاسبه کنید. اما برنامه حضور غیاب همه این کارها به علاوه کلی وظیفه دیگر را به سرعت انجام می‌دهد و کارایی را به شدت بالا می‌برد.

پس زمان بهتر مدیریت می‌شود، ساعت‌های کاری پرسنل راحت‌تر و دقیق‌تر پیگیری می‌شود و اطلاعات به طور خودکار وارد سیستم می‌شود. دقت پردازش داده‌ها بیشتر می‌شود و این موضوع باعث افزایش بهره‌وری و سود می‌شود.

برای آشنایی کامل با دلایل افزایش بهره‌وری با این نرم افزارها، مقاله مزایای برنامه حضور و غیاب در افزایش بهره وری کسب و کار‌ها را بخوانید. 
 

4. یک دید وسیع در مورد عملکرد کارمندان

گاهی اوقات مدیر می‌خواهد یک گزارش کلی در مورد وضعیت هر کارمند یا حتی کارمندان مختلف – به صورت یکجا – داشته باشد. کاوان به عنوان بهترین نرم افزار حضور و غیاب چنین امکانی را در اختیار شما قرار می‌دهد.

مدیر می‌تواند تنها با چند کلیک گزارش‌های دقیقی از ساعت‌های کار، غیبت‌ها، مرخصی‌ها، اضافه‌کاری‌ها و ... ببیند. گزارش‌های کامل و نموداری که سیستم در اختیار شما قرار می‌دهد، نشان می‌دهد که کارمندان هر بخش چه عملکردی داشته‌اند و ساعت‌های کاری را به طور کامل پر کرده‌اند یا خیر!
 

5. مدیریت گردش کار بدون دردسر با بهترین نرم افزار حضور و غیاب 

یک نرم افزار حضور و غیاب یکپارچه همه داده‌ها را به شما نشان می‌دهد و می‌تواند گردش کار حقوق و دستمزد، مرخصی‌ها، تعیین شیفت و بررسی عملکرد را آسان‌تر کند. نوتیفیکیشن‌ها خیلی از بوروکراسی‌های اداری را کمتر می‌کند – مثلا درخواست مرخصی آنلاین به جای درخواست کتبی - و مدیر می‌تواند درخواست‌های خروج زودهنگام، اضافه‌کاری و ... را بلافاصله تایید کند. سیستم حضور و غیاب خودکار می‌تواند به مدیریت برنامه‌ها و پیش‌بینی حجم کار، منابع و بودجه کمک کند.
 

6. انعطاف‌پذیری بالای بهترین نرم افزار حضور و غیاب

در دنیای امروز همه چیز به هم وصل است و ارتباطات خیلی راحت‌تر و سریع‌تر شده است. نرم افزار آنلاین حضور و غیاب هم از این قضیه مستثنی نیست و کارمندان را از شهرهای دیگر به کسب و کار شما وصل می‌کند. مثلا افراد دورکار یا کسانی که به دلایلی نمی‌توانند در محیط اداری مشغول شوند و می‌خواهند در محیط خانه این کار را انجام دهند، از طریق گوشی هوشمند یا برنامه تحت ویندوز ورود و خروج خود را ثبت می‌کنند.
 

7. ردیابی در زمان واقعی با بهترین نرم افزار حضور و غیاب

یکی از مزایای اصلی نرم افزار حضور و غیاب رایگان بدون نیاز به دستگاه این است که مبتنی بر ابر است و همه اطلاعات را در زمان واقعی به شما می‌دهد. پس مدیران به این اطلاعات کاملا اطمینان دارند و می‌توانند برنامه‌های کاری و فعالیت‌های خود را در زمان واقعی تنظیم کنند.
 

8. امنیت بالای سیستم حضور غیاب آنلاین

یکی از ویژگی های اصلی بهترین نرم افزار حضور و غیاب آنلاین این است که امنیت بالایی داشته باشد. کدهای کاربری و رمز عبور به راحتی هک نشوند و نتوان اطلاعات را به راحتی تغییر داد. امنیت بالای نرم افزار حضور و غیاب کاوان به شما این اطمینان را به شما می‌دهد که اطلاعات امنیت کافی خواهند داشت و کسی جز مدیر نمی‌تواند محدودیت‌های دسترسی هر کاربر را مشخص کند.
 

سایر مزایای نرم افزار حضور و غیاب کاوان

•  کارمندان نمی‌توانند به جای یکدیگر حاضری بزنند، چون رمز عبور هر فرد  منحصربه‌فرد است.
•  وجود دو زبان فارسی و انگلیسی در نرم افزار
•  امکان نصب نرم افزار روی گوشی هوشمند و کامپیوتر
•  وجود بخشی برای ثبت قرارداد پرسنل
•  انتخاب فرد از لیست پرسنل با جستجوی اسم
•  تعیین حقوق، پایه حقوق روزانه و مزایای ماهانه
•  تعیین درصد سهم بیمه کارمند
•  تعیین بیمه تکمیلی
•  تعیین تاریخ شروع و پایان دوره حقوق
•  نمایش لیست حقوق‌ها با جزئیات کامل
•  قابلیت ویرایش و حذف دوره حقوق
•  تعیین نوع تاثیر اضافه کار در محاسبات
•  محاسبه اضافه کار به صورت روزانه یا ماهانه
   

چرا باید از کاوان، بهترین نرم افزار حضور و غیاب آنلاین استفاده کنیم؟

نرم افزار حضور و غیاب کاوان یکی از بهترین و کامل‌ترین سیستم‌های ثبت تردد کارمندان است و بخش‌های مختلفی دارد. به طور مثال می‌توانید:

• کارمندان سازمان را یک به یک در سامانه تعریف کنید
• ساعات کاری (ورود و خروج) تک تک پرسنل را به صورت یکجا ببینید
• درخواست‌های مرخصی، ماموریت، اضافه‌کاری و ساعت کاری درخواستی هر کارمند را مشاهده کنید
• گزارش‌های کاملی در مورد:

1. کارکرد کلی پرسنل سازمان یا کارمندان هر بخش از آن
2. کارکرد فردی هر یک از پرسنل
3. گزارش مقایسه‌ای بازه زمانی (بر اساس ساعت کاری، کسر کار، تاخیر، اضافه کاری، مرخصی، ماموریت و تعطیلی)
4. گزارش مقایسه‌ای کارمندان (بر اساس ساعت کاری، کسر کار، تاخیر، اضافه کاری، مرخصی، ماموریت و تعطیلی)
5. و گزارش مقایسه‌ای واحدهای سازمانی (بر اساس ساعت کاری، کسر کار، تاخیر، اضافه کاری، مرخصی، ماموریت و تعطیلی)

به شما می‌دهد.

• همچنین می‌توانید شیفت‌های کاری مختلفی تعریف کنید.
• بانک مرخصی برای برخی یا همه کارمندان تعریف کنید.
• تعطیلات رسمی را در سامانه تعریف کنید.
• و در بخش تعاریف انواع ماموریت‌ها، مرخصی، نوبت‌های کاری، انواع تاخیر مجاز و لوکیشن‌ها را تعیین کنید.
   

کاوان و دو نسخه مختلف از بهترین نرم افزار حضور و غیاب

یکی دیگر از مزایای کاوان این است که هم یک نسخه ویندوز و هم یک نسخه برای گوشی‌های اندروید دارد. کارمندان می‌توانند نسخه برای گوشی‌های هوشمند را به راحتی نصب کنند و ورود و خروج خود را تنها با یک دکمه ثبت کنند. علاوه بر این این سیستم واقعا کاربرپسند است و پرسنل از کارگران گرفته تا مدیران به راحتی می‌توانند از آن استفاده کنند. دارای دو زبان فارسی و انگلیسی است و طراحی زیبا و ساده‌ای دارد.

نرم افزار کاوان با وجود کلی مزیت، هزینه مناسبی هم دارد. حداقل یک بار نسخه دموی آن را امتحان کنید تا همه بخش‌های مختلف آن را ببینید:

لینک ورود به نسخه دموی نرم افزار حضور و غیاب کاوان

• نام کاربری: Demo
• رمز عبور: 123456

و علاوه بر این به همراه سه ماژول فوق العاده مفید دیگر یعنی:

• ماژول حقوق و دستمزد 
• ماژول مدیریت منابع انسانی 
• و ماژول ارتباط با مشتریان 

ارائه می شود. 
 

حرف آخر

وجود نرم‌افزار حضور و غیاب در کنار دستگاه ثبت ورود و خروج خیلی الزامی است. حتی با وجود این برنامه می‌توان از دستگاه‌های معمول هم استفاده نکرد و علاوه بر سادگی بیشتر روند ثبت حضور و غیاب، خیلی از هزینه‌های مربوط به تعمیر و خرید مجدد دستگاه را کاهش داد. خیلی از کسب و کارها از این نرم افزارها استفاده می‌کنند؛ اما تعداد زیادی هم از آن‌ها بی اطلاع هستند. سعی کردیم در این مقاله مزایا و ویژگی‌های سامانه حضور و غیاب را معرفی کنیم و یک راهنمایی کامل برای انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب آنلاین ارائه دهیم.

و اما نوبت شما است که در مورد این موضوع با ما صحبت کنید. چه نظری در مورد این نرم‌افزار دارید؟ تجربه‌ای از کار کردن با سامانه ثبت حضور و غیاب داشته‌اید؟ تا به حال از نسخه دموی کاوان استفاده کرده‌اید؟ حتما سوالات و نظراتتان را با ما در میان بگذارید.
 

نکات کلیدی 

• بخش‌های مختلف نرم افزار حضور و غیاب

1. مدیریت ثبت زمان کاری
2. مدیریت حضور کارمندان
3.  امکان ثبت روزهای تعطیل
4. مدیریت کارمندان و ثبت اطلاعات آن‌ها
5. امکان ارتباط کارمندان با مدیر
6. امکان ادغام با سایر سیستم‌های مدیریتی
7. ارائه اطلاعات کسب و کار و گزارش دهی 

• ویژگی‌های مهم بهترین نرم افزار حضور و غیاب

1. وجود ارتباط خودکار با دستگاه حضور و غیاب 
2. جمع‌آوری همه داده‌ها 
3. امکان برنامه‌ریزی جداگانه برای هر کارمند
4. تعریف قوانین
5. امکان ثبت ورود و خروج چند باره در طول روز
6. ورود و خروج در زمان واقعی
7. امکان ادغام با سیستم حقوق و دستمزد
8. ایجاد دسترسی برای کارمند
9. امکان ثبت چند لوکیشن مختلف در بهترین نرم افزار حضور و غیاب

• مزایای نرم افزار حضور و غیاب

1. دقت بالا
2. مقرون به صرفه
3. افزایش بهره‌وری و کارایی
4. ارائه دید وسیع در مورد عملکرد کارمندان
5. مدیریت گردش کار
6. انعطاف‌پذیری بالا
7. ردیابی در زمان واقعی
8. امنیت بالا 
    

منبع: lenvica | selecthub | blog.greythr | persiansys | bayofa