حضور و غیاب کارمندان و پرسنل چه در یک شرکت کوچک 10 نفره و چه یک شرکت 150 نفره اهمیت زیادی دارد. در سال‌های دور ورود و خروج پرسنل به صورت دستی در برگه‌هایی نوشته می‌شد؛ اما کم کم یک سری دستگاه خاص توسط دانشمندان اختراع شد و با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی، دستگاه‌های حضور و غیاب دیجیتالی اختراع شدند. دستگاه‌ها مزایای زیادی داشتند و نظارت بر ورود و خروج پرسنل را راحت‌تر کردند. اما به هر حال این دستگاه‌ها هم ایراداتی داشتند. مثلا امکان خراب شدن آنها وجود داشت، برخی خیلی گران بودند و موارد ارزان‌تر هم خیلی زود خراب می‌شدند. به همین دلیل نرم افزار حضور و غیاب تحت وب یا آنلاین طراحی شد!
این نرم افزارها مزایای فوق‌العاده‌ای دارند و هر شرکت و سازمانی می‌تواند از آنها استفاده کند. در این مقاله با من، آموزش نرم افزار حضور و غیاب و معرفی یکی از بهترین نرم افزارهای حضور غیاب همراه باشید تا همه چیز را در مورد این نرم افزارها بدانید.
در پایان این مقاله به پاسخ این سوالات می‌رسید:
- برنامه حضور و غیاب چیه؟
- نرم افزار حضور و غیاب چه ویژگی‌هایی داره؟
- دستگاه حضور و غیاب چیه و نرم افزار تحت وب بهش متصل میشه یا نه؟
- نرم افزار حضور و غیاب نسخه دمو هم داره؟
- برنامه حضور و غیاب اپلیکیشن موبایل هم داره؟
- و کلی اطلاعات دیگر که با خوندن مقاله یاد می‌گیرید و در نهایت با یک ابزار فوق‌العاده آشنا می‌شوید!
نرم افزار زمان و حضور و غیاب چیست؟
نرم افزار حضور و غیاب یک سیستم مدیریت کسب و کار است که بر ساعت کار کارکنان نظارت می‌کند. از داده‌ها و اطلاعات موجود در نرم افزار برای محاسبه دستمزد پرسنل، پیگیری بهره‌وری کار و تجزیه و تحلیل روند نیروی کار استفاده میشود.
یک سیستم حضور و غیاب تحت وب خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
سیستم‌های حضور و غیاب تحت ویندوز یا آنلاین به مدیران این امکان را می‌دهند تا به راحتی داده‌های دقیق کارمندان را دریافت کنند. این سیستم‌ها فقط نظارت دیجیتالی بر کارمندان ندارند، بلکه داده‌های دقیقی در مورد عملکرد آنها ارائه می‌دهند.
مطالعاتی که در ایالات متحده انجام شده است، نشان می‌دهد مشاغلی که از این نرم افزارها استفاده نمی‌کنند، سالانه میلیاردها دلار ضرر می‌کنند؛ و این ضررها به دلیل خطا و اشتباه در ثبت حضور و غیاب کارمندان، ساعت‌های کاری آنها و در نهایت وجود خطا در محاسبه حقوق و دستمزدها است.
در ادامه موارد مهمی را که باید برای انتخاب سیستم حضور و غیاب به آنها توجه کنید، آورده‌ایم:
1. سهولت استفاده از نرم افزار دستگاه حضور و غیاب
یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های مهم نرم افزار حضور غیاب بدون دستگاه این است که به راحتی بتوانیم از آن استفاده کنیم. این سیستم باید به کارمندان اجازه دهد تا ورود و خروج خود را به راحتی از طریق اپلیکیشن موبایل، مرورگر و نرم افزار وارد کنند. به خصوص اینکه برای کار با آنها به ساعت‌ها آموزش نیاز نداشته باشیم و کار با آنها را خیلی سریع یاد بگیریم.
این اتفاق در نرم افزار حضور و غیاب کاوان هم وجود دارد و این ابزار به دلیل رابط کاربری فوق‌العاده ساده و لذت‌بخش، به راحت‌ترین شکل ممکن توسط مدیران و پرسنل مورد استفاده قرار می‌گیرد.
2. سهولت پیکربندی و انعطاف‌پذیری بالا در برنامه حضور و غیاب
یکی دیگر از ویژگی‌های مهم نرم افزار حضور غیاب این است که امکان تنظیمات شخصی، سفارشی سازی و تغییرات را داشته باشد. یک سیستم حضور و غیاب باید طوری پیکربندی شود که تشخیص و نظارت بر داده‌های مربوط به عملکرد کارکنان آسان باشد.
3. امکان محاسبه خودکار اضافه کار، کسر کار و ...
جهان امروز در حال دیجیتالی شدن است و هر روز سازمان‌های بیشتر و بیشتری از فناوری در فرآیندهای خود استفاده می‌کند. همانطور که امروز وارد کردن ساعت‌های ورود و خروج به صورت دستی برایمان خنده‌دار است، عدم استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین هم عجیب است. سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین و خودکار مجموعه ساعت‌های کاری، اضافه‌کاری، کسر کار و ... را به صورت خودکار محاسبه می‌کنند و خیلی از کارها را ساده‌تر و سریع‌تر پیش می‌برند.
4. امکان ثبت مرخصی
سیستم حضور و غیابی که انتخاب می‌کنید، باید امکان ثبت زمان مرخصی - مانند مرخصی استعلاجی، مرخصی استحقاقی و ... – را داشته باشد. کارمند به راحتی درخواست خود را ثبت کند و مدیر هم آن را ثبت یا رد کند.
این ویژگی در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین کاوان وجود دارد و کارمندان به راحتی با ثبت درخواست مرخصی به صورت آنلاین، نیازی به درخواست حضوری و کاغذبازی ندارند و مسلما وقت زیادی هم به این دلیل از دست نمی‌دهند.
5. هم نرم افزار، هم اپلیکیشن
یک نرم افزار فوق‌العاده علاوه بر اینکه در کامپیوتر یا - خیلی راحت‌تر – در مرورگر نصب میشود، باید یک اپلیکیشن هم داشته باشد. وجود نرم افزار حضور و غیاب اندروید و آی او اس باعث میشود کارمندان ورود و خروج خود را راحت‌تر ثبت کنند و مدیران هم در هر لحظه و هر جا به اطلاعات موردنیازشان دسترسی داشته باشند.
نرم افزار کاوان با وجود اپلیکیشن IOS و Android، همه این امکانات را در اختیار پرسنل و مدیر قرار می‌دهد تا ثبت درخواست‌ها و کنترل و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار و عملکرد کارمندان را خیلی راحت‌تر انجام دهند. علاوه بر این با وجود ویژگی تعریف لوکیشن برای نرم افزار، کارمندان می‌توانند حضور خود را با ورود به شرکت و خروج از آن ثبت کنند. این ویژگی برای ماموریت‌ها هم کاربرد دارد. تعریف لوکیشن در نرم افزار کاوان توسط مدیر انجام میشود.
6. ارائه گزارش‌های فوق‌العاده مفید در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین
نرم افزار حضور و غیاب یکی از بهترین ابزارهای ارائه گزارش برای مدیران منابع انسانی است. گزارش کار کارمندان، تیم‌ها و بخش‌های خاصی از سازمان بر اساس فیلترهای مختلفی که انتخاب می‌کنید، ارائه میشود. بنابراین می‌توان عملکرد پرسنل را به راحتی بررسی کرد. می‌توان ساعت‌های کاری ماهانه پرسنل، اضافه‌کاری، کسری کار و ... را مشاهده کرد و بر این اساس عملکرد کارمندان را تجزیه و تحلیل کرد.
نرم افزار مدیریت جامع کسب و کار کاوان نیز همه این ویژگی‌ها را دارد و با وجود بخش مهم گزارش‌ها، هیچ ابهام و سوالی در مورد عملکرد کارمندان در ذهن مدیر باقی نمی‌گذارد. یک بار نسخه دموی کاوان را امتحان کنید تا ویژگی‌های خاص آن را ببینید.
7. ادغام با سایر ماژول‌ها و ابزارهای مهم سازمانی
یکی از ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب که آن را فوق‌العاده مفید و کاربردی‌تر می‌کند، ادغام با سایر ابزارهای لازم برای سازمان است. ابزارهایی مانند مدیریت ارتباط با مشتریان (crm)، حقوق و دستمزد و منابع انسانی که با یکپارچگی بتوانند همه فرآیندهای بیزنس شما را در بر بگیرند. این ویژگی در بهترین نرم افزار حضور و غیاب باعث افزایش کارایی و بازده کسب و کار شما میشود.
نرم افزار حضور و غیاب تحت وب رایگان کاوان با وجود چهار ماژول زیر همه نیازهای یک سازمان را برطرف می‌کند.
- حضور و غیاب
- حقوق و دستمزد
- منابع انسانی
- و ارتباط با مشتریان
8. فعالیت نرم افزار حضور و غیاب در فضای ابری
نرم افزارهای تحت ویندوز متعددی هم برای مدیریت کسب و کار وجود دارد؛ اما مزیت اصلی نرم افزار تحت وب و فعال در فضای ابری این است که کارمندان و مدیر می‌توانند از طریق هر سیستم‌ها و کامپیوترهای متعدد وارد آن شوند و به اطلاعات نرم افزار دسترسی داشته باشند. علاوه بر این ابزار نیازی به نصب ندارد و به راحتی در مرورگر شما باز خواهند شد. امکان به روز رسانی آن و دسترسی مشتریان به این به روز رسانی‌ها هم راحت‌تر خواهد بود.
9. امکان تعریف شیفت کاری در نرم افزار ورود و خروج
یکی از گزینه‌های اصلی برای انتخاب نرم افزار حضور و غیاب این است که مدیر بتواند شیفت‌های کاری موردنظر خود را در آن تعریف کند؛ حتی بتوان این شیفت‌های کاری خاص را به کارمندان موردنظر اختصاص داد. این موضوع مدیریت پرسنل را هم راحت‌تر می‌کند.
10. امکان اتصال به دستگاه‌های حضور و غیاب و کنترل تردد
یکی از ویژگی‌های اصلی نرم افزارهای حضور غیاب، امکان اتصال به انواع دستگاه‌های کنترل تردد است. گرچه خیلی از نرم افزارها همچون سیستم ابری کاوان بدون دستگاه هم کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام می‌دهند، با این حال به انواع دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی، اثر انگشتی و ... هم وصل می‌شوند و داده‌های آنها را دریافت می‌کنند.
اما همانطور که گفتیم با وجود ویژگی لوکیشن نرم افزار کاوان نه تنها به دستگاه حضور و غیاب نیازی ندارید، بلکه امکان ثبت ورود و خروج کارمندان دورکار و افرادی که به ماموریت رفته‌اند هم وجود دارد. این موضوع به خصوص در دوران اپیدمی کرونا خیلی مفید است.
معرفی دستگاه‌های حضور و غیاب
دستگاه حضور و غیاب تقریبا در همه سازمان‌ها و شرکت‌های اداری و موسسات مختلف وجود دارد. پرسنل ورود و خروج خود را با این دستگاه‌ها ثبت می‌کنند و ساعت‌های کاری بر این اساس محاسبه میشود و در نهایت حقوق و دستمزدها تعیین میشود.
دستگاه‌های حضور و غیاب در انواع مختلفی مثل:
- دستگاه حضور و غیاب کارتی
- و دستگاه‌های بیومتریک مانند
- اثرانگشتی
- تشخیص چهره
- و ...
ارائه میشود.
بهترین دستگاه حضور و غیاب معمولا یک نرم افزار تحت ویندوز دارد که روی کامپیوتر شرکت نصب میشود و گزارش پرسنل را ارائه می‌دهد. اما نرم افزار حضور و غیاب رایگان بدون نیاز به دستگاه - مانند نرم افزار حضور و غیاب کاوان - هم به آنها متصل میشود.
نرم افزار حضور و غیاب چه کمکی به مدیران کسب و کارها می‌کند؟
نرم افزارهای حضور و غیاب یا به صورت جداگانه ارائه می‌شوند یا در یک نرم افزار مدیریت جامع کسب و کار همراه با سایر ابزارهای لازم برای بیزینس مانند CRM طراحی می‌شوند. یک برنامه حضور و غیاب به مدیران این امکان را می‌دهد تا:
- کارمندان منظم‌تری در سازمان خود داشته باشند
- ساعت‌های کاری پرسنل را به راحتی در اختیار داشته باشند
- اضافه‌کاری، کسری کار، مرخصی‌ها و ... را به صورت خودکار و محاسبه شده دریافت کنند
- مدیریت کار را بهتر برنامه‌ریزی کنند
- حقوق و دستمزدها را بر اساس ساعت‌های کاری ثبت شده پرداخت کنند و خیلی از هزینه‌های ناشی از خطاها را کاهش دهند
- گزارش‌های کامل از نحوه عملکرد پرسنل را دریافت کنند
- شیفت‌های کاری مختلفی تعریف کنند و هر یک از کارمندان یا بخش‌های سازمان را به یک شیفت اختصاص دهند
- انواع مرخصی را تعریف کنند
- لوکیشن شرکت یا هر لوکیشن مدنظر دیگر را برای ثبت ورود و خروج پرسنل تعریف کنند
- و ...
نرم افزار حضور و غیاب کاوان یکی از بهترین نرم افزارهای موجود در بازار است و با وجود کلی ویژگی خاص و منحصربه‌فرد، مدیریت کارمندان و سایر فرآیندهای سازمانی را راحت‌تر کرده است. تنها یک بار از نسخه دموی کاوان استفاده کنید و خودتان ویزگی‌های آن را ببینید.
نرم افزار حضور غیاب در چه پلتفرم‌هایی اجرا میشود؟
نرم افزارهای حضور و غیاب متعددی در بازار وجود دارد. برخی از آنها مربوط به دستگاه حضور و غیاب خریداری شده هستند و زمانی که دستگاه موردنظر را تهیه می‌کنید، نرم افزار تحت ویندوز آن هم ارائه میشود. اما برخی از نرم افزارها علاوه بر اینکه به انواع دستگاه کنترل ورود و خروج پرسنل متصل می‌شوند، بدون آنها هم کارایی دارند و برای ثبت ورود و خروج پرسنل الزاما نیازی به دستگاه ندارد. در ادامه انواع نرم افزارهای حضور و غیاب را بررسی می‌کنیم.
نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز
همانطور که گفتیم نرم افزارهای تحت ویندوز به دستگاه‌های حضور و غیاب متصل می‌شوند تا گزارش‌های مربوط به حضور پرسنل را ارائه دهند. برخی از این نرم افزارها همراه با دستگاه حضور و غیاب ارائه می‌شوند و برخی دیگر قابلیت اتصال به همه دستگاه‌های حضور و غیاب را دارند. این برنامه‌ها گزارش‌های متعددی برای مدیران ارائه می‌دهند و قابلیت‌های متنوعی دارند. این برنامه‌ها روی کامپیوتر پرسنل مالی و حسابداری نصب می‌شوند تا گزارش‌های لازم توسط آنها مشاهده و پرینت گرفته شود.
نرم افزار حضور و غیاب تحت وب (آنلاین)
درست است که نرم افزارهای تحت ویندوز مزایای زیادی دارند؛ اما خیلی از ویژگی‌های نرم افزارهای آنلاین را ندارند. نرم افزارهای آنلاین می‌توانند:
- روی کامپیوتر و لپ تاپ تک تک پرسنل نصب شوند
- در فضای ابری فعالیت می‌کنند و اطلاعات موجود در آنها همواره در دسترس است
- برخی از آنها مانند نرم افزار حضور و غیاب کاوان دارای نسخه اپلیکیشن برای موبایل هم هستند
- با ارائه به روز رسانی‌ها به طور خودکار آپدیت می‌شوند
- مدیر می‌تواند دسترسی‌های محدود یا نامحدود برای هر یک از پرسنل ایجاد کند
- و ...
قابلیت های نرم افزار حضور غیاب کاوان
نرم افزار کاوان به عنوان یکی از بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب با قابلیت‌های منحصربه‌فرد برای مدیریت فرآیندهای کسب و کارها ارائه شده است. این نرم افزار دارای ماژول‌های
است که کل فرآیندها و بخش‌های کسب و کار شما را در بر می‌گیرد.
این ابزار فوق‌العاده دارای
- سرعت بالا
- رابط کاربری ساده و جذاب
- امنیت فوق‌العاده
- قیمت مناسب
- چند زبانه بودن
- اتصال به صورت API
- وجود اپلیکیشن برای موبایل
است و هر آنچه برای مدیریت کسب و کار خود لازم دارید را در خود جای داده است.
اپلیکیشن حضور غیاب کاوان هم داریم!
برخی از نرم افزارهای حضور و غیاب تنها دارای نسخه وب هستند و کاربران با مرورگر لپتاپ و کامپیوتر می‌توانند به ابزار دسترسی داشته باشند. اما نرم افزار کاوان دارای نسخه موبایل است که خیلی از کارها را برای مدیر و کاربران راحت‌تر کرده است. مثلا مدیر می‌تواند در هر موقعیت و زمان به اطلاعات نرم افزار دسترسی داشته باشد. علاوه بر این با توجه به قابلیت لوکیشن موجود در نرم افزار کاوان، پرسنل ورود خود را با وارد شدن به شرکت ثبت می‌کنند. همچنین با خروج از شرکت و لوکیشن تعریف شده، خروج خود را ثبت می‌کنند.
وجود اپلیکیشن IOS و Android خیلی از کارهای معمول کاربران را راحت‌تر و سریع‌تر می‌کند و یک مزیت بزرگ محسوب میشود.
تعرفه نرم افزار حضور و غیاب
نرم افزار مدیریت جامع کسب و کار کاوان برای شرکت‌های کوچک از 20 کارمند گرفته تا شرکت‌های بزرگ‌تر با بیشتر از 100 کارمند هم خدمات خود را ارائه می‌دهد. برای اطلاع از تعرفه و هزینه نرم افزار کاوان کلیک کنید.
در نظر داشته باشید که ماژول‌های CRM (ارتباط با مشتریان)، HRM (مدیریت منابع انسانی) و PM (حقوق و دستمزد) عملا رایگان محسوب می‌شوند و شما تنها با پرداخت هزینه برای ماژول AM (حضور و غیاب)، سه ماژول رایگان دیگر هم در اختیار خواهید داشت.
البته می‌توانید در ابتدا نسخه دمو و رایگان نرم افزار حضور و غیاب رایگان کاوان را ببینید و به مدت نامحدود از آن استفاده کنید. برای ورود به نسخه رایگان کاوان روی لینک زیر بزنید:
دانلود نرم افزار حضور و غیاب رایگان
- نام کاربری: Demo
- رمز عبور: 123456
تا به حال تجربه‌ای از کار با دستگاه‌های حضور و غیاب داشته‌اید؟ از نرم افزار حضور و غیاب استفاده کرده‌اید یا خیر؟ حتما نظرات و تجربیات خود را با ما در میان بگذارید. منتظر سوالات و پیشنهادات شما هستیم.
نکات کلیدی
- نرم افزار حضور و غیاب یک سیستم مدیریت کسب و کار است که بر حضور و غیاب کارکنان و عملکرد آنها نظارت می‌کند.
- ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب :
- سهولت استفاده
- انعطاف‌پذیری بالا
- محاسبه خودکار ساعت‌ها و حقوق و دستمزد
- امکان ثبت مرخصی و ماموریت
- وجود اپلیکیشن برای موبایل
- ارائه گزارش
- ادغام با سایر ماژول‌ها
- فعالیت در فضای ابری
- امکان تعریف شیفت کاری
- اتصال به دستگاه‌های کنترل تردد
منبع: on-timeweb | paycat | spica
ایمان الله وردی
درود کنترل حضور و غیاب کارمندان با نرم افزار حضور و غیاب به شرطی کمک کننده است که در راستای تحلیل علل غیبت ها و تاثیر مرخصی ها و غیبت ها بر روی عملکرد شرکت باشد.اینکار باعث میشود تا بتوانیم جلوی ضررهای آینده و به خصوص غیبت های برنامه ریزی شده را بگیریم.با تشکر از شما
مدیر سایت
سلام جناب الله وردی عزیز
بله کاملا درست فرمودین یکی از اصلی ترین مزیت های نرم افزار حضور و غیاب همین هست.
رامین
بدون شک نرم افزار حضور و غیاب کاوان رو باید انتخاب کرد. همه چیش عالیه،راحت میشه باهاش کار کرد و هرجا بخوای گزارش حضور غیاب بچه ها رو ببینی.
مدیر سایت
سلام دوست عزیز
خوشحال هستیم از اینکه رضایت دارین و خیلی ممنون که تجربتون رو با ما و بقیه به اشتراک گذاشتین
شادی بزرگی
سلام کار کردن با نرم افزار حضور و غیاب نیاز به آموزش داره؟شما خودتون آموزش هم میدید به ما؟
مدیر سایت
سلام سرکار خانم بزرگی
بله نیاز به آموزش داره و ما به شما آموزش کار کردن با نرم افزار حضور و غیاب کاوان و سایر نرم افزارها رو خواهیم داد.
عظیم دربندی
سلام و احترام فراوان.نرم افزار حضور و غیاب کاوان چه گزارش هایی به من ارائه می دهد؟
مدیر سایت
سلام آقای دربندی عزیز
نرم افزار حضور و غیاب کاوان گزارش های جامعی به صورت نموردارهای میله ای و دایره ای و ... ارائه میده که در اون گزارش کامل از وضعیت پرسنل سازمان به صورت مجزا و در مقایسه با سایر کارمندان نشون داده میشه. علاوه بر اون گزارش مقایسه عملکرد بخش های مختلف سازمان نیز در نمودارها قابل مشاهده است.
شایان پورتقی
سلام روز بخیر نرم افزار حضور و غیاب کاوان فضای ابری دارد؟
مدیر سایت
سلام دوست عزیز
بله نرم افزار مدیریت کسب و کار کاوان و 4 ماژول زیرمجموعه اون دارای سیستم ابری هست.
عباس اخوان
سلام ممنون از مقاله خوب شما. چقد خوب که نرم افزار حضور و غیاب کاوان اپلیکیشن هم داره، قسمت ماموریتش به درد میخوره
مدیر سایت
سلام دوست عزیز
ممنون ازهمراهی شما.
کامیار اشکانی
سلام و عرض ادب نرم افزار حضور و غیاب بگیریم دیگه نیازی به دستگاه نداریم؟
مدیر سایت
سلام جناب اشکانی عزیز
بستگی به خود شما داره. میتونید هم به صورت تنها از نرم افزار استفاده کنین و هم به طور همزمان از دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب. برای اطلاعات بیشتر راجع به نرم افزار حضور و غیاب کاوان اینجا کلیک کنین.
مهندس محمدی
حضور غیاب کارمندای دروکار به چه شکلی میشه دقیقا؟
مدیر سایت
سلام وقت شما بخیر
کارمندان دورکارتون میتونن از طریق گوشی یا سیستمشون وارد پنل کاربری نرم افزار حضور و غیاب بشن و ساعت ورود و خروج و استراحتشون رو ثبت کنن.
salehinia
برای کارمندای دورکارم میتونم لوکیشن تعریف کنم که فقط وقتی اونجان بتونن حاضری بزنن؟
شادی
بهترین نرم افزار حضور و غیاب برای کسب و کارای کوچیک مثل برای من چی هست؟
مدیر سایت
سلام سرکار خانم شادی
شما میتونید از نرم افزار حضور و غیاب کاوان استفاده کنین. یکی از ویژگی های مثبت نرم افزار کاوان این هست که در طراحی اون توجه ویژه ای به نیازهای کسب و کارهای کوچک شده.